公(gong)司文件管(guan)理規定范(fan)文

　　為了控(kong)制(zhi)公司文(wen)件發放的(de)(de)適當范圍、作(zuo)廢文(wen)件的(de)(de)及時回(hui)收，確保各部門(men)、車(che)間所使用(yong)的(de)(de)公司文(wen)件的(de)(de)有(you)效性，特制(zhi)定本規(gui)定。

　　1、文件的發放：

　　（1）財務(wu)部(bu)(bu)、生產部(bu)(bu)、營銷部(bu)(bu)辦(ban)公(gong)室(shi)以本(ben)部(bu)(bu)門(men)名義形(xing)成且在(zai)本(ben)部(bu)(bu)門(men)管轄范圍內發(fa)放的文(wen)件(jian)，各自安(an)排發(fa)放和回收(shou)。需要在(zai)公(gong)司各橫向關聯部(bu)(bu)門(men)之間發(fa)放實施的文(wen)件(jian)，由辦(ban)公(gong)室(shi)安(an)排專人(ren)統一發(fa)放和回收(shou)。

　　（2）各部(bu)門需辦(ban)公(gong)室安排(pai)發(fa)放文件時，必須將文件打印(yin)并(bing)復印(yin)好，由部(bu)經理(li)(li)書面(mian)寫明發(fa)放范圍、發(fa)放時間并(bing)簽(qian)名后(hou)送(song)綜合管理(li)(li)部(bu)，由辦(ban)公(gong)室主任安排(pai)文件發(fa)放人予(yu)以發(fa)放。

　　（3）任(ren)何文件(jian)(jian)(jian)(jian)，發放(fang)(fang)人(ren)(ren)須(xu)建立“文件(jian)(jian)(jian)(jian)發放(fang)(fang)回收(shou)登記表”。發放(fang)(fang)到各部(bu)(bu)門(men)的所有(you)文件(jian)(jian)(jian)(jian)，由(you)部(bu)(bu)門(men)負(fu)責(ze)人(ren)(ren)簽字接收(shou)。如部(bu)(bu)門(men)負(fu)責(ze)人(ren)(ren)不在，由(you)部(bu)(bu)門(men)在場人(ren)(ren)員簽名(ming)代收(shou)。代收(shou)人(ren)(ren)必須(xu)負(fu)責(ze)及時將文件(jian)(jian)(jian)(jian)轉給部(bu)(bu)門(men)負(fu)責(ze)人(ren)(ren)。需個(ge)人(ren)(ren)接收(shou)的文件(jian)(jian)(jian)(jian)由(you)部(bu)(bu)門(men)內部(bu)(bu)建立“文件(jian)(jian)(jian)(jian)發放(fang)(fang)回收(shou)登記表”，并由(you)個(ge)人(ren)(ren)親(qin)自簽字接收(shou)。

　　（4）需發放(fang)(fang)到(dao)正科(ke)(ke)長(chang)以下管(guan)(guan)理(li)、輔助人(ren)員(yuan)(yuan)和職工的文件（包(bao)括學習材料等），發放(fang)(fang)人(ren)只需發放(fang)(fang)到(dao)相(xiang)關正科(ke)(ke)長(chang)級管(guan)(guan)理(li)人(ren)員(yuan)(yuan)，再由正科(ke)(ke)長(chang)級管(guan)(guan)理(li)人(ren)員(yuan)(yuan)安排發放(fang)(fang)到(dao)相(xiang)關個人(ren)。

　　2、文件的更改：

　　（1）任何原(yuan)(yuan)(yuan)因造(zao)成(cheng)文件的(de)個別字(zi)(zi)句需要更改(gai)(gai)，且更改(gai)(gai)后不影響整個文件版面(mian)的(de)整潔美觀(guan)，由(you)原(yuan)(yuan)(yuan)編制形(xing)成(cheng)的(de)部門負責(ze)人(ren)書面(mian)寫明(ming)更改(gai)(gai)位(wei)置和如何更改(gai)(gai)（數(shu)據(ju)性(xing)或原(yuan)(yuan)(yuan)則性(xing)的(de)須報直(zhi)屬部經(jing)理(li)簽(qian)字(zi)(zi)認(ren)可(ke)），連同(tong)編制形(xing)成(cheng)部門負責(ze)人(ren)的(de)私章送原(yuan)(yuan)(yuan)發(fa)(fa)放人(ren)，由(you)原(yuan)(yuan)(yuan)發(fa)(fa)放人(ren)根據(ju)原(yuan)(yuan)(yuan)發(fa)(fa)放范圍及存(cun)檔予以更改(gai)(gai)。

　　（2）文(wen)件(jian)發放(fang)人(ren)根(gen)據更改(gai)字數多(duo)少和繁(fan)簡情況，可(ke)到現(xian)場為原件(jian)人(ren)更改(gai)，也(ye)可(ke)以(yi)收回(hui)后予以(yi)更改(gai)，再返還給原收件(jian)人(ren)。但在更改(gai)時必須用雙線(xian)劃掉(diao)原字句，在劃掉(diao)的(de)字句對應上方行距空間寫(xie)上新(xin)字句，并在更改(gai)處蓋上原編制(zhi)形成部門負責人(ren)的(de)私章。

　　3、文件的換頁：

　　（1）任何原(yuan)(yuan)因造成文件(jian)單頁大面積修(xiu)改(gai)(gai)，需換(huan)頁的，由(you)原(yuan)(yuan)編制(zhi)形成將需修(xiu)改(gai)(gai)頁面進行(xing)修(xiu)改(gai)(gai)并打印、復印好(hao)，由(you)其(qi)部門負責人書面寫明換(huan)頁情況(kuang)（屬(shu)數據性(xing)、原(yuan)(yuan)則性(xing)修(xiu)改(gai)(gai)須部經(jing)理簽字認可）送原(yuan)(yuan)文件(jian)發(fa)放人，由(you)原(yuan)(yuan)文件(jian)發(fa)放人根據原(yuan)(yuan)發(fa)放范(fan)圍予(yu)以(yi)換(huan)頁。

　　（2）所(suo)有需換頁(ye)的文件，由文件發(fa)放人(ren)統一換頁(ye)并注明執行時(shi)間，將原頁(ye)銷(xiao)毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　（1）因公司制度匯總、部(bu)門調整、規劃變化等原因，造成(cheng)原文件(jian)內容(rong)與新文件(jian)內容(rong)重復、沖突(tu)而失效的(de)，由匯總部(bu)門或新文件(jian)編(bian)制形成(cheng)部(bu)門負責人，安排原發放人予(yu)以回收(shou)。

　　（2）文(wen)件發(fa)放人(ren)在回收(shou)(shou)文(wen)件時，必須(xu)持“文(wen)件發(fa)放回收(shou)(shou)登記(ji)表”由原接收(shou)(shou)人(ren)在登記(ji)表相關(guan)欄(lan)內簽名后回交。

　　（3）每年12月下(xia)旬，由辦公室通知各部門，對本(ben)年度平時未統一回收(shou)的文件(jian)、報表等無(wu)效材料清理回收(shou)一次。

　　（4）所有回收的文件均于回收當日送辦(ban)公(gong)室，由辦(ban)公(gong)室主任統一安排銷毀。

　　5、其它規定：

　　（1）任何部門以公(gong)司名(ming)義形成的文(wen)件討論稿(gao)或正式稿(gao)，必(bi)須發放到董事長兼總經(jing)理、財務部經(jing)理、生產部經(jing)理、營銷部經(jing)理、公(gong)司各(ge)職能部門負責人及其他(ta)相(xiang)關聯人員，以便了解公(gong)司政策方向，根(gen)據公(gong)司各(ge)方面情況系(xi)統地進行修改，確(que)保接口部門的相(xiang)互配合。

　　（2）無論(lun)部門(men)或(huo)公司(si)發放(fang)的文件在發放(fang)前都必(bi)須在檔案室存檔備案。

　　（3）任何文件相關部門負責人(ren)接收后必(bi)須領學或傳達應執(zhi)行的員(yuan)工，認為有(you)必(bi)要復印下發到相關員(yuan)工時，須向原發放部門提出申請，由(you)原發放部門復印按發放程(cheng)序予以發放。不得(de)私自復印下發，避免文件使用(yong)范圍失(shi)控，造成(cheng)有(you)效和無(wu)效版本的混(hun)淆。

　　（4）所有(you)換頁或作(zuo)廢(fei)(fei)文件(jian)(jian)屬存檔(dang)(dang)的或相關部門需留存備查(cha)證(zheng)明(ming)的，發放人只需蓋上(shang)作(zuo)廢(fei)(fei)章即可，不予收回(hui)，但檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)員必(bi)須在“作(zuo)廢(fei)(fei)文件(jian)(jian)”檔(dang)(dang)案欄目登(deng)記注(zhu)明(ming)，妥善(shan)保管(guan)，以便備查(cha)。

　　（5）發(fa)放文件(jian)屬討(tao)論(lun)稿(gao)的，討(tao)論(lun)人組織討(tao)論(lun)結束(shu)后須按(an)時交文件(jian)編(bian)制形成部門(men)。

　　（6）文(wen)件發放人(ren)必須(xu)將已使用的“文(wen)件發放回(hui)收登記表(biao)”按季度裝(zhuang)訂成(cheng)冊，妥善保管，以便備查(cha)或回(hui)收時使用。保存期(qi)限為(wei)三年(nian)。

　　6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

　　7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

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