文秘專業知識有哪些

　　對于一個(ge)(ge)秘書工作者而言，一個(ge)(ge)完整(zheng)的合理的知(zhi)(zhi)(zhi)識結構應有三個(ge)(ge)方面基(ji)礎知(zhi)(zhi)(zhi)識、專(zhuan)業(ye)知(zhi)(zhi)(zhi)識、相關知(zhi)(zhi)(zhi)識  ，下面是小編整(zheng)理的文(wen)秘專(zhuan)業(ye)知(zhi)(zhi)(zhi)識，歡迎來參考！

　　一、基礎知識

　　秘(mi)書(shu)工(gong)作者知識的第一個層次，是秘(mi)書(shu)工(gong)作者必(bi)備的知識和前提條件。秘(mi)書(shu)工(gong)作者的知識面(mian)要廣，基礎知識要扎實。為(wei)此(ci)秘(mi)書(shu)工(gong)作應掌握以下三(san)個方面(mian)的知識。

　　1. 科(ke)學文化知識

　　基礎知(zhi)(zhi)識的基礎，包括語文、數學、歷(li)史(shi)、地理、邏輯、英語等(deng)等(deng)。特別要(yao)注意(yi)語言文字和歷(li)史(shi)知(zhi)(zhi)識的提高，重視歷(li)史(shi)知(zhi)(zhi)識的學習，可以讓(rang)自己透過歷(li)史(shi)的現(xian)象抓住內在的規律和本質的東西。

　　2. 馬列(lie)主義理(li)論(lun)知(zhi)識   哲(zhe)學、政治經(jing)濟(ji)學、黨的建設、鄧小平理(li)論(lun)、有(you)實踐中不斷地學習，才(cai)能(neng)提高理(li)論(lun)修養(yang)。

　　3. 政(zheng)策法(fa)規(gui)知(zhi)識(shi)(shi)(shi)   這是作為秘(mi)書(shu)工作者(zhe)必(bi)備的(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)(shi)，包括黨(dang)的(de)(de)(de)路線、方針(zhen)、政(zheng)策和國家的(de)(de)(de)憲法(fa)、法(fa)律(lv)法(fa)規(gui)、法(fa)令等(deng)相(xiang)關的(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)(shi)，特別要注(zhu)重(zhong)后者(zhe)的(de)(de)(de)學習。因(yin)為它在平時的(de)(de)(de)工作中接觸最多的(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)(shi)。

　　二、專業知識

　　是(shi)秘書工作者(zhe)知識結(jie)構的(de)核心或者(zhe)是(shi)主體，也是(shi)區別于其他領域的(de)知識結(jie)構的(de)方面。

　　1 理(li)(li)論(lun)(lun)(lun)知(zhi)(zhi)識，是秘(mi)書(shu)學和(he)秘(mi)書(shu)工作(zuo)(zuo)總(zong)(zong)體的(de)(de)(de)理(li)(li)論(lun)(lun)(lun)知(zhi)(zhi)識，是秘(mi)書(shu)工作(zuo)(zuo)者(zhe)勝任本(ben)職(zhi)工作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)重要前提，總(zong)(zong)的(de)(de)(de)理(li)(li)論(lun)(lun)(lun)，   也是秘(mi)書(shu)工作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)基本(ben)理(li)(li)論(lun)(lun)(lun)知(zhi)(zhi)識，秘(mi)書(shu)指導思(si)想。 分(fen)門(men)別類的(de)(de)(de)理(li)(li)論(lun)(lun)(lun)，包括文書(shu)處(chu)理(li)(li)，信息(xi)處(chu)理(li)(li)，信息(xi)調(diao)研和(he)秘(mi)書(shu)實務的(de)(de)(de)理(li)(li)論(lun)(lun)(lun)。

　　2 業務知識，秘書工作(zuo)中各(ge)個(ge)環節的操(cao)作(zuo)常識，基本技能，操(cao)作(zuo)規范(fan)，公(gong)文的起草(cao)等(deng)。

　　3 行業知識，秘書工作者所在機關的行業的基本知識。

　　三 、相關知識

　　秘書(shu)工作者(zhe)的(de)輔助(zhu)知(zhi)識，它包括以下幾(ji)個方面(mian)的(de)知(zhi)識。

　　1 新的(de)學(xue)科知(zhi)識，社會科學(xue)和(he)自然科學(xue)，是相關知(zhi)識中(zhong)的(de)一(yi)個重要內容，包(bao)括行為科學(xue)、系統論、控(kong)制(zhi)論、信息論。

　　2 管理學知(zhi)識(shi)，行政管理，領導科學，決(jue)策等方面的知(zhi)識(shi)。

　　3 社(she)會交往知識，社(she)會關系學(xue)，公(gong)共關系學(xue)，人(ren)際(ji)關系學(xue)等，以便秘書(shu)工作者(zhe)在工作能(neng)夠提高自(zi)身的交際(ji)能(neng)力，信息溝通能(neng)力。

　　4 心理學知識。

　　四 、社會知識

　　國際(ji)知(zhi)識(shi)，當前(qian)國際(ji)的基本問題(ti)，世界格局(ju)，政(zheng)治，經濟，軍事，思想，科技，文化(hua)等方面(mian)知(zhi)識(shi)的變化(hua)及發展情(qing)(qing)況。   國內知(zhi)識(shi)，國情(qing)(qing)，民情(qing)(qing)，民俗，民風等 。

　　文秘專業內容：

　　一個稱職的(de)秘書，必須具(ju)有運籌能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)、辦(ban)(ban)事能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)、調查研究(jiu)能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)、組織協(xie)調能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)、交際能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)、文字(zi)表(biao)達能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)和操作(zuo)現代(dai)化辦(ban)(ban)公(gong)設備的(de)能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)。其中文字(zi)表(biao)達能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)是(shi)最重要、最基本的(de)，也(ye)是(shi)實現其它能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)的(de)基礎(chu)。可以這么說，文字(zi)表(biao)達能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)(li)是(shi)秘書工作(zuo)人(ren)員的(de)基本功(gong)，是(shi)“看家”的(de)本領。

　　那么，怎樣(yang)才能(neng)有效地提高文秘寫作的能(neng)力呢?具體說來，主要應注意(yi)以下幾點(dian)：

　　首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。

　　不(bu)(bu)(bu)管(guan)干(gan)(gan)什么事情(qing)，必須有正確的(de)(de)(de)態度(du)和濃(nong)厚的(de)(de)(de)興趣，這(zhe)樣才有動力(li)(li)，才樂(le)于(yu)去干(gan)(gan)，并想方設法去把工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)干(gan)(gan)好(hao)。學習文(wen)秘(mi)寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)(zuo)也(ye)是(shi)(shi)如此(ci)。寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)(zuo)，是(shi)(shi)一(yi)(yi)(yi)種復雜(za)、精(jing)(jing)細的(de)(de)(de)精(jing)(jing)神生產(chan)，是(shi)(shi)一(yi)(yi)(yi)項十分嚴肅而(er)艱苦的(de)(de)(de)創造(zao)性腦力(li)(li)勞動，決(jue)不(bu)(bu)(bu)是(shi)(shi)輕而(er)易舉、一(yi)(yi)(yi)蹴而(er)就的(de)(de)(de)事情(qing)。美(mei)國著(zhu)名的(de)(de)(de)未來(lai)學家約翰·奈斯比(bi)特(te)在(zai)《大(da)趨勢——改(gai)變我(wo)(wo)們生活的(de)(de)(de)十個新(xin)方向》一(yi)(yi)(yi)書中指出：“在(zai)工(gong)業社(she)會(hui)向信(xin)息社(she)會(hui)過渡中，有五(wu)件?最重要?的(de)(de)(de)事情(qing)應該記住，而(er)其(qi)中的(de)(de)(de)一(yi)(yi)(yi)件就是(shi)(shi)：在(zai)這(zhe)個文(wen)字密集的(de)(de)(de)社(she)會(hui)里(li)，我(wo)(wo)們比(bi)以往任何時候都更需(xu)(xu)要具備最基本的(de)(de)(de)讀寫(xie)(xie)(xie)技能。這(zhe)里(li)所(suo)說(shuo)的(de)(de)(de)?讀寫(xie)(xie)(xie)技能?，首先就是(shi)(shi)足以應付(fu)日常(chang)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)和生活所(suo)需(xu)(xu)的(de)(de)(de)寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)(zuo)能力(li)(li)，也(ye)就是(shi)(shi)應用寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)(zuo)能力(li)(li)。”與此(ci)同時，我(wo)(wo)們還要培養學習文(wen)秘(mi)寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)濃(nong)厚興趣，變被動為主動，變要我(wo)(wo)學為我(wo)(wo)要學。愛(ai)(ai)因(yin)斯坦說(shuo)過：熱愛(ai)(ai)是(shi)(shi)最好(hao)的(de)(de)(de)老師(shi)。對寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)(zuo)有強烈的(de)(de)(de)責任感和濃(nong)厚的(de)(de)(de)興趣，熱愛(ai)(ai)寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)(zuo)，熱愛(ai)(ai)到“忘(wang)我(wo)(wo)”、“癡迷(mi)”的(de)(de)(de)程度(du)，“衣(yi)帶漸寬(kuan)終不(bu)(bu)(bu)悔，為伊消得人憔悴”，“每(mei)有會(hui)意，便欣然忘(wang)我(wo)(wo)”，樂(le)此(ci)不(bu)(bu)(bu)疲，如饑似渴地(di)(di)去鉆(zhan)研，廢寢忘(wang)食地(di)(di)去琢磨，持之(zhi)以恒，這(zhe)樣就一(yi)(yi)(yi)定會(hui)學得好(hao)，學得入門，就會(hui)不(bu)(bu)(bu)斷地(di)(di)取得進步。

　　其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優秀作品。

　　寫(xie)作(zuo)有(you)沒有(you)規律可循、方(fang)法(fa)可求呢?我們的(de)(de)回答是肯定(ding)的(de)(de)。古(gu)人(ren)說：“寫(xie)作(zuo)無秘(mi)(mi)雇(gu)作(zuo)文(wen)有(you)要道(dao)”，“定(ding)體(ti)則無，大體(ti)須(xu)有(you)”，這(zhe)種認識是符合辯(bian)證(zheng)法(fa)的(de)(de)。我們所(suo)學的(de)(de)文(wen)秘(mi)(mi)寫(xie)作(zuo)教材(cai)，就是前人(ren)文(wen)秘(mi)(mi)寫(xie)作(zuo)經驗的(de)(de)科學總結，就是揭示文(wen)秘(mi)(mi)寫(xie)作(zuo)的(de)(de)一(yi)般(ban)規律、引導人(ren)們掌握文(wen)秘(mi)(mi)寫(xie)作(zuo)方(fang)法(fa)和技(ji)巧的(de)(de)理(li)論。

　　要提(ti)高文(wen)秘寫作(zuo)能力(li)，還應有意(yi)識地選讀(du)(du)一些范文(wen)，以作(zuo)借鑒(jian)。魯迅說過：“凡是(shi)已有定評的大作(zuo)家，他的作(zuo)品，全部就說明著(zhu)?應該怎樣(yang)寫?。只(zhi)是(shi)讀(du)(du)者很(hen)不容易看出，也(ye)(ye)就不能領(ling)悟。我們也(ye)(ye)應認識到(dao)：讀(du)(du)書是(shi)讀(du)(du)他人之書，作(zuo)文(wen)是(shi)作(zuo)自(zi)己(ji)之文(wen);借鑒(jian)只(zhi)是(shi)從(cong)中(zhong)汲取營養(yang)，經消化后成為(wei)自(zi)己(ji)的東(dong)西;而不是(shi)生搬(ban)硬套，模仿(fang)抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。

　　寫(xie)作是一(yi)種(zhong)技能(neng)，技能(neng)的(de)(de)(de)提高(gao)要(yao)(yao)靠實(shi)踐(jian)。實(shi)踐(jian)出真(zhen)知。立足(zu)于多(duo)(duo)寫(xie)多(duo)(duo)練(lian)，這(zhe)是提高(gao)寫(xie)作能(neng)力最有(you)效的(de)(de)(de)途徑。如果只讀不寫(xie)或(huo)少寫(xie)，那就(jiu)會眼高(gao)手低，所學到(dao)(dao)的(de)(de)(de)確良知識(shi)，將(jiang)無用武之地，寫(xie)作水平也(ye)就(jiu)止步不前。天道酬(chou)勤，勤能(neng)補拙。只有(you)勤學若練(lian)，堅持不懈，才會熟能(neng)生巧，運筆自如，真(zhen)正(zheng)學到(dao)(dao)本領。 作為(wei)文(wen)秘人(ren)員(yuan)，多(duo)(duo)寫(xie)多(duo)(duo)練(lian)固然重要(yao)(yao)，但每次擬稿時，還要(yao)(yao)進行仔細(xi)的(de)(de)(de)修(xiu)改。多(duo)(duo)修(xiu)改自己的(de)(de)(de)文(wen)章也(ye)是提高(gao)文(wen)秘寫(xie)作能(neng)力的(de)(de)(de)一(yi)個(ge)重要(yao)(yao)環(huan)節。多(duo)(duo)改符合人(ren)們認識(shi)客觀事(shi)物由淺入深、由片(pian)面到(dao)(dao)全面的(de)(de)(de)規律，也(ye)是寫(xie)文(wen)章責任(ren)心(xin)強(qiang)的(de)(de)(de)一(yi)種(zhong)表現(xian)。文(wen)章頻改，工夫自出。事(shi)實(shi)上，多(duo)(duo)一(yi)次認真(zhen)修(xiu)改，就(jiu)多(duo)(duo)一(yi)份寫(xie)作的(de)(de)(de)體驗，就(jiu)多(duo)(duo)一(yi)項具體的(de)(de)(de)收(shou)獲。作為(wei)稱職(zhi)的(de)(de)(de)秘書(shu)人(ren)員(yuan)，要(yao)(yao)有(you)高(gao)度的(de)(de)(de)責任(ren)感(gan)，，養成(cheng)修(xiu)改文(wen)章的(de)(de)(de)良好的(de)(de)(de)良好習慣，虛(xu)心(xin)聽取領導和(he)同志(zhi)們的(de)(de)(de)意(yi)見(jian)，克服(fu)怕人(ren)挑“刺”的(de)(de)(de)思想(xiang)，對每一(yi)篇文(wen)章反復推敲(qiao)，精思細(xi)改，這(zhe)樣寫(xie)作能(neng)力才能(neng)迅速地提高(gao)。

　　文秘必須掌握的電腦技巧

　　一、紅頭文件的制作及標準

　　1、進(jin)行頁(ye)面設置(zhi)

　　選(xuan)擇(ze)(ze)“文件”——“頁面設(she)置(zhi)(zhi)(zhi)”選(xuan)擇(ze)(ze)“頁邊(bian)距”附簽(qian)，上：3.7厘米(mi) 下：3.5厘米(mi) 左：2.8厘米(mi) 右：2.6厘米(mi)。選(xuan)擇(ze)(ze)“版式”附簽(qian)，將(jiang)“頁眉和(he)頁腳”設(she)置(zhi)(zhi)(zhi)成(cheng)“奇(qi)偶(ou)頁不同”,在該選(xuan)項前打“√”。選(xuan)擇(ze)(ze)“文檔(dang)網格(ge)(ge)”附簽(qian)，“字體設(she)置(zhi)(zhi)(zhi)”，“中(zhong)文字體”設(she)置(zhi)(zhi)(zhi)為“仿宋”;“字號(hao)”設(she)置(zhi)(zhi)(zhi)成(cheng)“三號(hao)”，單擊(ji)“確(que)定(ding)”按鈕，選(xuan)中(zhong)“指(zhi)定(ding)行(xing)網格(ge)(ge)和(he)字符網格(ge)(ge)”;將(jiang)“每行(xing)”設(she)置(zhi)(zhi)(zhi)成(cheng)“28”個字符;“每頁”設(she)置(zhi)(zhi)(zhi)成(cheng)“22”行(xing)。然后單擊(ji)“確(que)定(ding)”按鈕，這樣就將(jiang)版心設(she)置(zhi)(zhi)(zhi)成(cheng)了(le)以三號(hao)字為標準(zhun)、每頁22行(xing)、每行(xing)28個漢(han)字的國家標準(zhun)。

　　2、插入頁號

　　選(xuan)擇“插入”——“頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)”，“位置”設(she)(she)(she)置為(wei)“頁(ye)(ye)(ye)面底端(頁(ye)(ye)(ye)腳)”，“對齊方(fang)(fang)式(shi)”設(she)(she)(she)置為(wei)“外側”。然(ran)后單擊(ji)“格式(shi)”按(an)鈕(niu)，“數字格式(shi)”設(she)(she)(she)置為(wei)全角的顯示(shi)格式(shi)，單擊(ji)“確(que)(que)定”按(an)鈕(niu)，再次(ci)單擊(ji)“確(que)(que)定”按(an)鈕(niu)完成(cheng)頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)設(she)(she)(she)置。雙擊(ji)頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)，在頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)兩邊各加上一(yi)條全角方(fang)(fang)式(shi)的短線;并將頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)字號(hao)設(she)(she)(she)置成(cheng)“四號(hao)”;字體任意;奇(qi)數頁(ye)(ye)(ye)的頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)設(she)(she)(she)置成(cheng)右(you)空(kong)一(yi)個(ge)漢(han)字，偶(ou)數頁(ye)(ye)(ye)的頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)設(she)(she)(she)置成(cheng)左空(kong)一(yi)個(ge)漢(han)字。

　　3、發文機關(guan)標識制作(zuo)

　　選(xuan)(xuan)擇“插入(ru)”——“文(wen)本框”——“橫排”菜單項，鼠標(biao)將(jiang)會變成(cheng)“┼”，在(zai)Word 2000版(ban)面(mian)上單擊鼠標(biao)左鍵，出現一(yi)個文(wen)本框，在(zai)該文(wen)本框內輸入(ru)發文(wen)機關標(biao)識，輸入(ru)完成(cheng)后，選(xuan)(xuan)中(zhong)該文(wen)本框，單擊鼠標(biao)右(you)鍵——“設(she)置(zhi)文(wen)本框格(ge)式(shi)”，在(zai)這里來設(she)置(zhi)紅(hong)頭的(de)屬性。

　　選(xuan)擇(ze)“顏色和(he)線條”附(fu)簽(qian)，“顏色”設(she)(she)(she)置(zhi)成“無填充顏色”。選(xuan)擇(ze)“大小”附(fu)簽(qian)，“高度”設(she)(she)(she)置(zhi)成“2cm”;寬(kuan)度設(she)(she)(she)置(zhi)成“15.5cm”。注：用戶(hu)(hu)可根(gen)據(ju)實際情況調節(jie)尺(chi)寸。選(xuan)擇(ze)“版式”附(fu)簽(qian)，單擊“高級”按鈕(niu)，水平(ping)對(dui)齊(qi)：“對(dui)齊(qi)方式”設(she)(she)(she)置(zhi)成“居中(zhong)”，“度量依據(ju)”設(she)(she)(she)置(zhi)成“頁面”;垂(chui)直對(dui)齊(qi)： “絕對(dui)位(wei)置(zhi)”設(she)(she)(she)置(zhi)成“頁邊距”， “下側”設(she)(she)(she)置(zhi)成“2.5cm”——平(ping)行文(wen)標(biao)準(zhun)，“8.0cm”——上(shang)行文(wen)標(biao)準(zhun)，注：用戶(hu)(hu)可根(gen)據(ju)實際情況調節(jie)尺(chi)寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文(wen)本框(kuang)(kuang)”附簽(qian)，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完(wan)成。文(wen)本框(kuang)(kuang)屬性全部設置完(wan)成，單擊“確定”按鈕。選中(zhong)文(wen)本框(kuang)(kuang)內的(de)全部文(wen)字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小(xiao)標宋簡體”，字號根據文(wen)本框(kuang)(kuang)的(de)大小(xiao)設置成相應(ying)字號，但要(yao)盡量充滿該文(wen)本框(kuang)(kuang)，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的(de)紅頭制作完(wan)成。

　　4、紅線制作

　　首先將“視圖”——“工(gong)(gong)具(ju)欄”——“繪(hui)圖”選(xuan)中(zhong)，單(dan)(dan)擊“繪(hui)圖”工(gong)(gong)具(ju)條(tiao)的'直線(xian)工(gong)(gong)具(ju)，鼠標會變成“十”字形(xing)，左(zuo)手(shou)(shou)按住鍵(jian)盤上的Shift鍵(jian)，右(you)手(shou)(shou)拖動鼠標從(cong)左(zuo)到右(you)劃一條(tiao)水平線(xian)，然后選(xuan)中(zhong)直線(xian)單(dan)(dan)擊鼠標右(you)鍵(jian)，選(xuan)擇“設(she)置自選(xuan)圖形(xing)格式(shi)”，紅線(xian)的屬性在這(zhe)里進(jin)行設(she)置。選(xuan)擇“顏(yan)色(se)(se)和線(xian)條(tiao)”附(fu)簽(qian)，“顏(yan)色(se)(se)”設(she)置為(wei)“紅色(se)(se)”;“虛實(shi)”設(she)置為(wei)“實(shi)線(xian)”;“粗線(xian)”設(she)置為(wei)“2.25磅(bang)”。選(xuan)擇“大小”附(fu)簽(qian)，“寬度”設(she)置為(wei)“15.5cm”。選(xuan)擇“版式(shi)”附(fu)簽(qian)，單(dan)(dan)擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式(shi)”設(she)置成“

　　中”，“度量依(yi)據”設(she)置(zhi)成“頁面”，垂直對(dui)齊：“絕對(dui)位置(zhi)”設(she)置(zhi)成“頁邊距”，“下側”設(she)置(zhi)成“7cm” ——平行文(wen)標準，“13.5cm”——上行文(wen)標準，注(zhu)：用(yong)戶可(ke)根據實際情況進行調節。單擊確(que)定。

　　5、文號制作

　　平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

　　上行文(wen)文(wen)號(hao)(hao)：文(wen)號(hao)(hao)——三(san)(san)號(hao)(hao)仿(fang)宋(song)字(zi)體、左空一(yi)個字(zi)的(de)距(ju)離(li);簽(qian)發人——三(san)(san)號(hao)(hao)仿(fang)宋(song)字(zi)體;簽(qian)發人姓名——三(san)(san)號(hao)(hao)楷體、右空一(yi)個字(zi)的(de)距(ju)離(li)。 注(zhu)：文(wen)號(hao)(hao)一(yi)定要(yao)使用六角(jiao)符(fu)號(hao)(hao)。六角(jiao)符(fu)號(hao)(hao)插入方(fang)法：選擇(ze)“插入”——“符(fu)號(hao)(hao)”——“符(fu)號(hao)(hao)”附(fu)簽(qian)，找到(dao)六角(jiao)符(fu)號(hao)(hao)后，將光標置于準(zhun)備插入的(de)地方(fang)，單擊“插入”按鈕即可。

　　6、主題詞制作

　　選(xuan)擇“表(biao)(biao)格”——“插入”——“表(biao)(biao)格”，選(xuan)中(zhong)表(biao)(biao)格，單(dan)(dan)擊鼠標右鍵——表(biao)(biao)格屬性——“表(biao)(biao)格”附簽，“對齊方式”設置為“居中(zhong)”;然(ran)后(hou)單(dan)(dan)擊“邊框和底(di)紋”按鈕(niu)，在(zai)“預覽”窗口中(zhong)將(jiang)每行的下線選(xuan)中(zhong)，其它(ta)線取消(xiao)，在(zai)表(biao)(biao)格中(zhong)填寫具體內容(rong)：主題詞(ci)用三號(hao)黑體;主題詞(ci)詞(ci)目用三號(hao)小標宋(song);抄送(song)、抄送(song)單(dan)(dan)位、印發單(dan)(dan)位及印發日期用三號(hao)仿宋(song)。

　　7、保(bao)存(cun)成模板(ban)文件

　　單擊“文件”——“保(bao)存”，“保(bao)存類(lei)型(xing)(xing)”：選(xuan)擇“文檔模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)(*.dot)”;“文件名(ming)”：給模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)命名(ming);“保(bao)存位置”：模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)所在(zai)路徑(一般不做(zuo)，默(mo)(mo)認即可)。 至此(ci)，模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)制作(zuo)完(wan)成(cheng)。以后(hou)所有屬(shu)于此(ci)種(zhong)類(lei)型(xing)(xing)的公(gong)(gong)文都可以調(diao)用該模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)，直接進(jin)(jin)行公(gong)(gong)文正(zheng)文的排版。 要對該模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)進(jin)(jin)行修(xiu)改，可以調(diao)出相(xiang)應(ying)模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)，方法是：選(xuan)擇“文件”——“打開(kai)”，找到相(xiang)應(ying)的模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)路徑，若模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)保(bao)存時按(an)系統默(mo)(mo)認設置的，然后(hou)單擊“打開(kai)”按(an)鈕(niu)調(diao)出模(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)即可進(jin)(jin)行修(xiu)改。

　　二、公文正文排版

　　1.依據模板建立新公(gong)文：

　　選(xuan)(xuan)擇(ze)“文件”——“新建”——“常用”附簽，選(xuan)(xuan)中所需模(mo)板(ban)，單擊確(que)定，調(diao)出(chu)模(mo)板(ban)。

　　2.制作公(gong)文(wen)正文(wen)內容：

　　正文內容根據用戶的實(shi)際需求，可以直(zhi)接錄入文字，也可以從其(qi)它軟件中將(jiang)文字復制進來，但必須遵循以下國家(jia)標準(zhun)：

　　標 題(ti)——二號(hao)小標宋字體，居中顯(xian)示; 主(zhu)送機(ji)關——三號(hao)仿宋字體，頂(ding)格，冒號(hao)使(shi)用全角方式;

　　正 文——三號仿宋字體;

　　成(cheng)文日期(qi)——三號仿宋字(zi)體，右空四(si)個(ge)字(zi)的(de)距離，“○”和六角符號的(de)輸入方法(fa)一致(zhi)，不能使用“字(zi)母O”或“數字(zi)0”代(dai)替。

　　文(wen)(wen)號(hao)、簽(qian)發人、主(zhu)(zhu)題詞——按照模板定義的字體填寫完整(zheng)(zheng)。最后，將紅頭、紅線、文(wen)(wen)號(hao)、簽(qian)發人、標題、主(zhu)(zhu)送機(ji)關(guan)、正(zheng)文(wen)(wen)、成文(wen)(wen)日(ri)期、主(zhu)(zhu)題詞的相(xiang)互位置調整(zheng)(zheng)好。

　　三、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇“插入(ru)→圖片→自選圖形”，在(zai)“繪圖”工具欄中(zhong)選擇橢圓，按(an)下Sfift鍵(jian)在(zai)文檔中(zhong)拖出一個圓，設置為(wei)“無填(tian)充(chong)色”，線條寬(kuan)度為(wei)2磅，顏色為(wei)紅色，“疊放次(ci)序”為(wei)“最底層”。

　　2、編輯文字

　　在(zai)文檔(dang)中插入藝(yi)術(shu)(shu)字，選(xuan)擇環形藝(yi)術(shu)(shu)字，輸入內容后設置(zhi)(zhi)字體、字號，然后用(yong)藝(yi)術(shu)(shu)字周圍的(de)8個拖拉按鈕把文字拖成(cheng)圓(yuan)形，并放在(zai)已經畫好(hao)的(de)圓(yuan)內，可以用(yong)Ctrl鍵和方向鍵幫(bang)助移動(dong)到(dao)準確(que)的(de)位置(zhi)(zhi)。并把藝(yi)術(shu)(shu)字設置(zhi)(zhi)成(cheng)紅(hong)色。

　　3、插入五角星

　　在“自選(xuan)(xuan)圖形(xing)→星(xing)與(yu)旗(qi)幟”中(zhong)(zhong)選(xuan)(xuan)中(zhong)(zhong)五(wu)角星(xing)，然后在文檔中(zhong)(zhong)畫出(chu)一個大小適合的(de)五(wu)角星(xing)，并設置成紅色，移動到(dao)圓中(zhong)(zhong)合適的(de)位(wei)置，然后選(xuan)(xuan)中(zhong)(zhong)圓、藝術字、五(wu)角星(xing)，單擊鼠(shu)標右鍵(jian)，選(xuan)(xuan)擇“組合”，一個公章(zhang)就制作出(chu)來了，要用時(shi)復制一個到(dao)目(mu)標處，是(shi)不是(shi)很正規啊!

　　文秘小知識

　　核心職能

　　工作管理

　　能(neng)依(yi)工作的(de)(de)輕重緩急排定(ding)優先(xian)級，妥善運用自己的(de)(de)時間與資源，有效管理(li)工作流程及進度。

　　認真負責

　　確(que)實達成工作職(zhi)責及要求，能(neng)勇于承擔自己(ji)的錯誤或失敗，不歸(gui)咎(jiu)他人并(bing)努力改(gai)善。

　　主動積極

　　不(bu)需他人指(zhi)示或(huo)要求(qiu)能自(zi)動自(zi)發做事，面臨問(wen)題立(li)即采(cai)取(qu)行(xing)動加以解決，且(qie)為達目標愿意主動承擔額外責(ze)任。

　　顧客服務

　　對顧(gu)客展現(xian)服務熱忱，有效滿足顧(gu)客需(xu)求、解決顧(gu)客問題，進而提高(gao)顧(gu)客滿意度。

　　誠信正直

　　為人坦誠、確(que)實遵守(shou)組(zu)織規(gui)定與(yu)社會(hui)規(gui)范、信守(shou)承諾且(qie)言(yan)行一致。

　　適變能力

　　對工(gong)作(zuo)內容或環境的(de)(de)改變能夠保持(chi)鎮定，嘗試了解改變的(de)(de)原因并以開放態度面對，有效調整(zheng)行為且維持(chi)應有的(de)(de)工(gong)作(zuo)表現(xian)。

　　問題解決

　　能夠掌握問題核心，精確解讀訊息做出結論，尋(xun)求適當解決(jue)方案 ，衡量利弊得失并采取實際行動(dong)以排除障礙。

　　壓力承受

　　面臨(lin)工(gong)(gong)作(zuo)壓力能夠使用適當(dang)方(fang)法加以紓解，并維持(chi)應有的工(gong)(gong)作(zuo)表現(xian)與人際關系。

　　溝通協調

　　能視談話(hua)對(dui)(dui)象有條理地清楚表達想法，除確保對(dui)(dui)方專注聆聽及充分了 解，并可正(zheng)確解讀、響(xiang)應(ying)、厘清他(ta)人(ren)所傳達的訊息以取得共(gong)識(shi)。

　　工作職責編輯

　　一、教學秘書工作職責：

　　1、協(xie)助院領導抓好教(jiao)學常規工(gong)作(zuo)的安排，檢查與總(zong)結工(gong)作(zuo)。

　　2、及(ji)時向(xiang)院領導傳(chuan)達上級部門安排(pai)的各項任務及(ji)上報院的有關(guan)情況。

　　3、協助(zhu)院(yuan)領導(dao)處理好日常的(de)教(jiao)學事務工作，并(bing)及時進行(xing)請示與(yu)匯報(bao)。

　　4、負責收(shou)集撰寫整理，管理各種教學(xue)信息和教學(xue)文件。

　　5、負責教(jiao)學(xue)檔(dang)案(an)的建立與管理工作，作到分門別類，有(you)條理。

　　6、作好各種(zhong)文(wen)件(jian)的收發，登記與管理工作。

　　二、生活秘書工作職責

　　1、協助院(yuan)領導抓好教學辦(ban)公用(yong)品的(de)供應與發放(fang)工作，監督(du)辦(ban)公費用(yong)的(de)使用(yong)情(qing)況(kuang)。

　　2、協助院領導、班(ban)主任(ren)抓好(hao)勞動衛生工作。

　　3、負責(ze)院辦(ban)公室必須(xu)設施如(ru)教室、辦(ban)公室門窗、桌、椅(yi)、照明設施、黑板等的維(wei)修和電話管理工作(zuo)。為保(bao)(bao)證(zheng)正常的教學秩序(xu)作(zuo)好(hao)物質(zhi)保(bao)(bao)證(zheng)。

　　4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的匯總工作。

　　5、協助院工(gong)會(hui)作(zuo)好全(quan)院教職工(gong)的福利工(gong)作(zuo)。

　　6、協助院長用好院基金的使用管(guan)理工作，所有經費的支付與回收工作。

　　7、作好教(jiao)職工(gong)的生(sheng)活服務(wu)工(gong)作如準備(bei)好開(kai)水(shui)、洗手水(shui)、內務(wu)整理等(deng)。

　　8、作好(hao)院資料室的收發與報(bao)刊雜志的征(zheng)訂(ding)工作。

　　特性編輯

　　從屬性

　　秘書工(gong)作不是(shi)(shi)獨立的(de)，是(shi)(shi)從屬于領導的(de)，是(shi)(shi)完全(quan)按領導意圖辦(ban)事的(de)。

　　方圓性

　　一是工作(zuo)圓(yuan)滿,有(you)較強的協(xie)調(diao)綜合(he)能(neng)力;二是圓(yuan)熟(shu)能(neng)力，工作(zuo)很(hen)熟(shu)練。三是圓(yuan)通能(neng)力，不(bu)能(neng)沒(mei)有(you)原則，但也要通融(rong)，而又不(bu)能(neng)圓(yuan)滑(hua)。

　　輔助性

　　辦公(gong)室是辦事機構,不(bu)(bu)是決(jue)策(ce)機構。忠于職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不(bu)(bu)越：不(bu)(bu)越位、不(bu)(bu)越職、不(bu)(bu)越權(quan)。

　　綜合性

　　概括起來是“三(san)三(san)四四”：

　　第(di)一個(ge)三是三個(ge)中(zhong)心(xin)，即(ji)信息中(zhong)心(xin)、協調綜(zong)合中(zhong)心(xin)和參謀辦事中(zhong)心(xin);

　　第(di)二(er)個三(san)是(shi)三(san)辦(ban)十項工作，即辦(ban)文(撰文、文書處(chu)理(li))、辦(ban)會(hui)、辦(ban)事(信(xin)(xin)息調研、協調、督查、信(xin)(xin)訪(fang)、接待、機要、綜(zong)合辦(ban)理(li));

　　第一(yi)個(ge)四(si)是四(si)句話，即貫(guan)通上下，協調左右(you)，聯系內(nei)外，綜合辦理。所以說辦公室處于樞紐(niu)地位(wei);

　　第二個(ge)(ge)四是四個(ge)(ge)結論，即(ji)參政(zheng)、管(guan)理事務(wu)、搞好服務(wu)、提高綜合管(guan)理能力(li)。綜合管(guan)理能力(li)實際上就是領導(dao)能力(li)。

　　行政文員編輯

　　行政文員(yuan)工作涉(she)及面較廣(guang)，事務較繁瑣(suo)，對(dui)完成工作的(de)質(zhi)量效(xiao)率也有一定的(de)要求。那么，行政文員(yuan)應該具備的(de)基本素質(zhi)和技(ji)能(neng)要求有哪些呢?

　　他應能獨立操(cao)作計算(suan)機，熟(shu)練操(cao)作Word、Excel、PowerPoint等辦公自(zi)動化軟件(jian)及(ji)Internet郵件(jian)收(shou)發和處理技巧。熟(shu)練運用(yong)各(ge)類辦公自(zi)動化設備(bei)。

　　同(tong)時應具(ju)備良好(hao)的(de)記憶力(li)(li)以及對(dui)時間(jian)的(de)分配和溝(gou)通協調能(neng)力(li)(li)，還要有(you)較強的(de)保密意識。具(ju)有(you)良好(hao)的(de)文字組織和語(yu)言表達能(neng)力(li)(li)，中(zhong)英文打字速度快，能(neng)熟練(lian)操作(zuo)(zuo)五筆輸入法等漢字輸入法。掌握常用(yong)英語(yu)口語(yu)，有(you)較好(hao)的(de)英語(yu)閱(yue)讀和寫作(zuo)(zuo)能(neng)力(li)(li)。

　　文員編輯

　　辦(ban)公室(shi)文(wen)員(會議、文(wen)書、印信(xin)、檔案、接待、宣傳欄(lan)、文(wen)件(jian)報紙(zhi)收(shou)發)工作職(zhi)責：

　　1. 接(jie)聽、轉接(jie)電(dian)話;接(jie)待來訪人員。

　　2. 負責辦公室(shi)的文(wen)秘、信息(xi)、機要和保密工作，做好辦公室(shi)檔案收(shou)集、整理工作。

　　3. 負(fu)責總經(jing)理辦公室的清潔衛生。

　　4. 做好會議紀要。

　　5. 負責公司(si)公文，信件，郵件，報刊雜志(zhi)的分送(song)。

　　6. 負責傳真件的收發工作。

　　7. 負(fu)責辦公室倉庫(ku)(ku)的保管(guan)工作，做好(hao)物品出入(ru)庫(ku)(ku)的登記(ji)。

　　8. 做(zuo)好(hao)公(gong)司宣傳專欄的組稿。

　　9. 按照(zhao)公司印信(xin)管理規定，保管使用公章，并對其負責。

　　10. 做好(hao)公司食堂費(fei)(fei)用支(zhi)出、流水賬登記(ji)，并對餐費(fei)(fei)做統計及餐費(fei)(fei)的收納、保管。

　　11. 每月(yue)環保報表的郵寄及社(she)保的打表。

　　12. 管理(li)(li)好(hao)員工人事檔案(an)材(cai)料, 建立、完善員工人事檔案(an)的管理(li)(li)，嚴格(ge)借檔手續。

　　13.社(she)會保險的投保、申(shen)領。

　　14 .統計每(mei)月考勤并交財務做帳，留底。

　　15 .管理辦公各種財產,合理使(shi)用并提高財產的使(shi)用效率,提倡(chang)節儉。

　　16. 接受其他(ta)臨時工作(zuo).

　　秘書編輯

　　秘書(shu)是(shi)掌管(guan)文書(shu)并(bing)協助機(ji)關或部門負責(ze)人(ren)處(chu)理(li)日常工作的人(ren)員(yuan)。

　　國家勞動部(現人力資源和社會保障部)在(zai)其新頒布的《秘書(shu)職業技(ji)能標準》一書(shu)上將“秘書(shu)”概念定義為：專門(men)從事辦公室(shi)程序工作，協助領(ling)導處(chu)理財務及(ji)日常事務，并為領(ling)導決策及(ji)實施服務的人員(yuan)。

　　目前我國秘書從業(ye)人(ren)員約達2300萬(wan)人(ren)。

　　我(wo)國(guo)外資企業秘書分三類(lei)：

　　初級秘書——以接電(dian)話、發(fa)傳真、收發(fa)信件等服務型為主;

　　中等秘書(shu)(一般(ban)性(xing)秘書(shu))——用英文寫一般(ban)信(xin)函、起草報(bao)告(gao)和準備會議等。多為(wei)大專(zhuan)或(huo)本科畢(bi)業(ye)。

　　高級秘書(經理(li)助(zhu)理(li))——能起(qi)草重要的合(he)同文本、懂(dong)法(fa)律、稅務(wu)知識，有應急處理(li)能力(li)，有較強的語文素養和較高的應用寫作能力(li)。

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