中文文秘專業知識

時間：2024-02-29 08:35:01 志彬文秘資料我要投稿

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　　文(wen)秘(mi)工(gong)作綜(zong)合(he)性決定秘(mi)書人員既要具有廣闊知識面又要有深(shen)厚專(zhuan)業(ye)知識。下面是小編整理的(de)中文(wen)文(wen)秘(mi)專(zhuan)業(ye)知識，歡迎參考閱讀！

中文文秘專業知識

　　中文文秘專業知識：

　　一個稱職秘書(shu)，必須(xu)具有運籌能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)、辦事能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)、調查(cha)研究能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)、組織(zhi)協調能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)、交際能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)、文(wen)字表達能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)和操作(zuo)現(xian)代(dai)化辦公設備能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)。其中文(wen)字表達能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)是最(zui)重要、最(zui)基(ji)本，也是實現(xian)其它(ta)能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)基(ji)礎(chu)。可(ke)以(yi)這么說(shuo)，文(wen)字表達能(neng)(neng)力(li)(li)(li)(li)是秘書(shu)工作(zuo)人員(yuan)基(ji)本功，是“看家”本領。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作能力呢？具體說來，主要應注意以下幾點：

　　首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。

　　不(bu)管干什么事情(qing)(qing)，必須有(you)(you)正確(que)態度和濃厚興趣，這(zhe)(zhe)樣才(cai)有(you)(you)動(dong)力(li)，才(cai)樂(le)于去(qu)干，并(bing)想方設法去(qu)把工作(zuo)干好(hao)。學(xue)(xue)習文秘寫(xie)(xie)作(zuo)也(ye)是如此。寫(xie)(xie)作(zuo)，是一(yi)(yi)種(zhong)復雜、精(jing)細(xi)精(jing)神生產，是一(yi)(yi)項(xiang)十分嚴肅而(er)艱苦創造性腦力(li)勞(lao)動(dong)，決不(bu)是輕而(er)易舉、一(yi)(yi)蹴而(er)就(jiu)(jiu)事情(qing)(qing)。美國著名未來學(xue)(xue)家約翰·奈斯比(bi)特在(zai)《大趨勢——改變我們生活十個新方向》一(yi)(yi)書(shu)中指(zhi)出：“在(zai)工業(ye)社會向信(xin)息社會過渡中，有(you)(you)五件(jian)最(zui)重要事情(qing)(qing)應(ying)該(gai)記住，而(er)其中一(yi)(yi)件(jian)就(jiu)(jiu)是：在(zai)這(zhe)(zhe)個文字密集社會里，我們比(bi)以往任何(he)時候(hou)都(dou)更需要具備最(zui)基本(ben)讀寫(xie)(xie)技能(neng)(neng)。這(zhe)(zhe)里所說(shuo)讀寫(xie)(xie)技能(neng)(neng)，首先就(jiu)(jiu)是足以應(ying)付日常工作(zuo)和生活所需寫(xie)(xie)作(zuo)能(neng)(neng)力(li)，也(ye)就(jiu)(jiu)是應(ying)用寫(xie)(xie)作(zuo)能(neng)(neng)力(li)。”與此同時，我們還要培養學(xue)(xue)習文秘寫(xie)(xie)作(zuo)濃厚興趣，變被(bei)動(dong)為(wei)主(zhu)動(dong)，變要我學(xue)(xue)為(wei)我要學(xue)(xue)。愛因斯坦(tan)說(shuo)過：熱愛是最(zui)好(hao)老師，對寫(xie)(xie)作(zuo)有(you)(you)強烈責任感和濃厚興趣，熱愛寫(xie)(xie)作(zuo)，熱愛到(dao)“忘(wang)我”、“癡迷”程度，“衣帶漸寬終不(bu)悔(hui)，為(wei)伊消得(de)人憔悴”，“每有(you)(you)會意，便欣然忘(wang)我”，樂(le)此不(bu)疲(pi)，如饑(ji)似渴地(di)去(qu)鉆研(yan)，廢寢(qin)忘(wang)食地(di)去(qu)琢磨，持之以恒，這(zhe)(zhe)樣就(jiu)(jiu)一(yi)(yi)定會學(xue)(xue)得(de)好(hao)，學(xue)(xue)得(de)入門，就(jiu)(jiu)會不(bu)斷地(di)取得(de)進(jin)步(bu)。

　　其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優秀作品。

　　寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)有沒(mei)有規律可循(xun)、方(fang)(fang)法可求呢？我(wo)們(men)回答是肯定(ding)。古(gu)人(ren)說：“寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)無秘(mi)雇作(zuo)(zuo)文(wen)(wen)(wen)有要道”，“定(ding)體則無，大(da)體須有”，這(zhe)種認識是符合辯證法。我(wo)們(men)所學(xue)文(wen)(wen)(wen)秘(mi)寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)教材，就是前人(ren)文(wen)(wen)(wen)秘(mi)寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)經(jing)驗科(ke)學(xue)總結，就是揭示文(wen)(wen)(wen)秘(mi)寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)一般(ban)規律、引導人(ren)們(men)掌握(wo)文(wen)(wen)(wen)秘(mi)寫(xie)(xie)(xie)作(zuo)(zuo)方(fang)(fang)法和技(ji)巧理(li)論。

　　要提高文(wen)秘(mi)寫作(zuo)能(neng)力，還(huan)應有(you)意識地(di)選讀一(yi)些范文(wen)，以作(zuo)借(jie)鑒。魯迅說過(guo)：“凡是(shi)已(yi)有(you)定評大作(zuo)家，他(ta)作(zuo)品，全部就(jiu)說明著應該怎樣寫。只是(shi)讀者很不(bu)(bu)(bu)容易看出，也就(jiu)不(bu)(bu)(bu)能(neng)領(ling)悟，我們也應認識到：讀書是(shi)讀他(ta)人之(zhi)書，作(zuo)文(wen)是(shi)作(zuo)自己之(zhi)文(wen)；借(jie)鑒只是(shi)從中(zhong)汲取營養，經消化后成為自己東西；而不(bu)(bu)(bu)是(shi)生(sheng)搬硬套，模(mo)仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。

　　寫作(zuo)(zuo)(zuo)是一(yi)(yi)(yi)種(zhong)(zhong)技能(neng)(neng)，技能(neng)(neng)提(ti)高(gao)要(yao)靠實(shi)踐(jian)。實(shi)踐(jian)出真知。立足于(yu)多(duo)(duo)(duo)(duo)寫多(duo)(duo)(duo)(duo)練，這(zhe)是提(ti)高(gao)寫作(zuo)(zuo)(zuo)能(neng)(neng)力(li)(li)最有效途徑。如(ru)果只(zhi)讀(du)不寫或(huo)少寫，那就會眼高(gao)手低，所學(xue)(xue)到確良知識，將無用(yong)武(wu)之(zhi)地，寫作(zuo)(zuo)(zuo)水平也(ye)就止步不前。天道酬(chou)勤(qin)(qin)，勤(qin)(qin)能(neng)(neng)補(bu)拙。只(zhi)有勤(qin)(qin)學(xue)(xue)若練，堅持不懈，才(cai)會熟(shu)能(neng)(neng)生(sheng)巧，運筆自如(ru)，真正學(xue)(xue)到本(ben)領。作(zuo)(zuo)(zuo)為文(wen)秘(mi)人(ren)員，多(duo)(duo)(duo)(duo)寫多(duo)(duo)(duo)(duo)練固然(ran)重要(yao)，但每(mei)次擬稿時，還要(yao)進行仔(zi)細修(xiu)(xiu)改(gai)(gai)。多(duo)(duo)(duo)(duo)修(xiu)(xiu)改(gai)(gai)自己文(wen)章也(ye)是提(ti)高(gao)文(wen)秘(mi)寫作(zuo)(zuo)(zuo)能(neng)(neng)力(li)(li)一(yi)(yi)(yi)個重要(yao)環(huan)節，多(duo)(duo)(duo)(duo)改(gai)(gai)符(fu)合人(ren)們(men)認識客觀事物由淺入深、由片面(mian)到全面(mian)規律，也(ye)是寫文(wen)章責(ze)(ze)任(ren)心(xin)強一(yi)(yi)(yi)種(zhong)(zhong)表現。文(wen)章頻(pin)改(gai)(gai)，工夫(fu)自出。事實(shi)上，多(duo)(duo)(duo)(duo)一(yi)(yi)(yi)次認真修(xiu)(xiu)改(gai)(gai)，就多(duo)(duo)(duo)(duo)一(yi)(yi)(yi)份寫作(zuo)(zuo)(zuo)體驗，就多(duo)(duo)(duo)(duo)一(yi)(yi)(yi)項具體收獲。作(zuo)(zuo)(zuo)為稱職秘(mi)書人(ren)員，要(yao)有高(gao)度責(ze)(ze)任(ren)感，養成修(xiu)(xiu)改(gai)(gai)文(wen)章良好(hao)良好(hao)習(xi)慣，虛心(xin)聽取領導和同(tong)志們(men)意見，克(ke)服怕人(ren)挑“刺(ci)”思(si)想(xiang)，對每(mei)一(yi)(yi)(yi)篇文(wen)章反復推敲(qiao)，精思(si)細改(gai)(gai)，這(zhe)樣(yang)寫作(zuo)(zuo)(zuo)能(neng)(neng)力(li)(li)才(cai)能(neng)(neng)迅速地提(ti)高(gao)。

　　一、紅頭文件制作及標準

　　1、進行頁面設置

　　選(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)擇(ze)“文件”——“頁(ye)(ye)面設(she)置(zhi)(zhi)”選(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)擇(ze)“頁(ye)(ye)邊距(ju)”附(fu)簽，上：3.7厘(li)米(mi) 下：3.5厘(li)米(mi) 左(zuo)：2.8厘(li)米(mi) 右：2.6厘(li)米(mi)。選(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)擇(ze)“版(ban)式(shi)”附(fu)簽，將(jiang)“頁(ye)(ye)眉和(he)頁(ye)(ye)腳”設(she)置(zhi)(zhi)成“奇(qi)偶頁(ye)(ye)不同”,在該選(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)項前打“√”。選(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)擇(ze)“文檔(dang)網格(ge)”附(fu)簽，“字體(ti)設(she)置(zhi)(zhi)”，“中文字體(ti)”設(she)置(zhi)(zhi)為“仿宋”；“字號(hao)(hao)”設(she)置(zhi)(zhi)成“三(san)號(hao)(hao)”，單擊“確定”按(an)鈕，選(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)(xuan)中“指定行(xing)網格(ge)和(he)字符網格(ge)”；將(jiang)“每(mei)行(xing)”設(she)置(zhi)(zhi)成“28”個(ge)字符；“每(mei)頁(ye)(ye)”設(she)置(zhi)(zhi)成“22”行(xing)，然(ran)后單擊“確定”按(an)鈕，這樣就將(jiang)版(ban)心(xin)設(she)置(zhi)(zhi)成以(yi)三(san)號(hao)(hao)字為標(biao)準(zhun)(zhun)、每(mei)頁(ye)(ye)22行(xing)、每(mei)行(xing)28個(ge)漢字國家(jia)標(biao)準(zhun)(zhun)。

　　2、插入頁號

　　選擇“插(cha)入”——“頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)(ma)”，“位置(zhi)”設(she)置(zhi)為“頁(ye)(ye)(ye)面底端（頁(ye)(ye)(ye)腳）”，“對齊方(fang)式(shi)(shi)(shi)”設(she)置(zhi)為“外側”。然后(hou)單擊“格(ge)式(shi)(shi)(shi)”按(an)鈕，“數字(zi)格(ge)式(shi)(shi)(shi)”設(she)置(zhi)為全角顯(xian)示格(ge)式(shi)(shi)(shi)，單擊“確(que)定(ding)”按(an)鈕，再次單擊“確(que)定(ding)”按(an)鈕完成(cheng)頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)(ma)設(she)置(zhi)。雙擊頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)(ma)，在頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)(ma)兩(liang)邊各加上(shang)一條全角方(fang)式(shi)(shi)(shi)短(duan)線；并(bing)將頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)(ma)字(zi)號設(she)置(zhi)成(cheng)“四號”；字(zi)體任意；奇(qi)數頁(ye)(ye)(ye)頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)(ma)設(she)置(zhi)成(cheng)右空一個漢字(zi)，偶數頁(ye)(ye)(ye)頁(ye)(ye)(ye)碼(ma)(ma)設(she)置(zhi)成(cheng)左(zuo)空一個漢字(zi)。

　　3、發文機關標識制作

　　選擇“插(cha)入”——“文(wen)本框(kuang)(kuang)(kuang)”——“橫排”菜單(dan)項，鼠(shu)標(biao)將會變(bian)成“┼”，在Word 2000版面上(shang)單(dan)擊鼠(shu)標(biao)左(zuo)鍵，出現一個文(wen)本框(kuang)(kuang)(kuang)，在該(gai)文(wen)本框(kuang)(kuang)(kuang)內輸入發文(wen)機關(guan)標(biao)識，輸入完成后，選中該(gai)文(wen)本框(kuang)(kuang)(kuang)，單(dan)擊鼠(shu)標(biao)右鍵——“設置文(wen)本框(kuang)(kuang)(kuang)格式”，在這里(li)來設置紅頭屬性。

　　選(xuan)擇“顏(yan)色和(he)線條”附簽(qian)(qian)，“顏(yan)色”設(she)(she)置(zhi)成(cheng)(cheng)(cheng)“無填充(chong)顏(yan)色”。選(xuan)擇“大小”附簽(qian)(qian)，“高度”設(she)(she)置(zhi)成(cheng)(cheng)(cheng)“2cm”；寬度設(she)(she)置(zhi)成(cheng)(cheng)(cheng)“15.5cm”。注(zhu)(zhu)：用戶可根(gen)據(ju)實(shi)際情(qing)況(kuang)調節尺(chi)寸。選(xuan)擇“版(ban)式(shi)”附簽(qian)(qian)，單擊(ji)“高級”按鈕，水平對(dui)齊：“對(dui)齊方(fang)式(shi)”設(she)(she)置(zhi)成(cheng)(cheng)(cheng)“居(ju)中”，“度量依據(ju)”設(she)(she)置(zhi)成(cheng)(cheng)(cheng)“頁面”；垂(chui)直對(dui)齊： “絕對(dui)位置(zhi)”設(she)(she)置(zhi)成(cheng)(cheng)(cheng)“頁邊距”， “下側”設(she)(she)置(zhi)成(cheng)(cheng)(cheng)“2.5cm”——平行文(wen)標準，“8.0cm”——上行文(wen)標準，注(zhu)(zhu)：用戶可根(gen)據(ju)實(shi)際情(qing)況(kuang)調節尺(chi)寸。然(ran)后單擊(ji)“確定”。

　　選(xuan)(xuan)擇(ze)“文本(ben)框”附簽，左、右、上(shang)、下都設置成“0cm”，單擊“確(que)定”完(wan)成。文本(ben)框屬性(xing)全部(bu)設置完(wan)成，單擊“確(que)定”按鈕。選(xuan)(xuan)中文本(ben)框內全部(bu)文字(zi)，將顏色(se)設置成“紅色(se)”，字(zi)體設置成“小標(biao)宋簡體”，字(zi)號根據文本(ben)框大小設置成相應字(zi)號，但要盡量充(chong)滿該(gai)文本(ben)框，這樣(yang)，寬為(wei)155mm、高(gao)為(wei)20mm、距上(shang)25mm紅頭制作完(wan)成。

　　4、紅線制作

　　首(shou)先將“視圖(tu)(tu)(tu)(tu)”——“工(gong)具欄”——“繪圖(tu)(tu)(tu)(tu)”選(xuan)中，單擊(ji)“繪圖(tu)(tu)(tu)(tu)”工(gong)具條直(zhi)(zhi)線(xian)(xian)工(gong)具，鼠標(biao)會變(bian)成(cheng)“十”字形，左手按住鍵盤(pan)上Shift鍵，右手拖動鼠標(biao)從左到右劃一條水平線(xian)(xian)，然后選(xuan)中直(zhi)(zhi)線(xian)(xian)單擊(ji)鼠標(biao)右鍵，選(xuan)擇“設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)自選(xuan)圖(tu)(tu)(tu)(tu)形格式”，紅(hong)線(xian)(xian)屬性在這里進(jin)行(xing)(xing)設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)。選(xuan)擇“顏色和線(xian)(xian)條”附簽(qian)，“顏色”設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)為(wei)(wei)“紅(hong)色”；“虛實(shi)”設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)為(wei)(wei)“實(shi)線(xian)(xian)”；“粗線(xian)(xian)”設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)為(wei)(wei)“2.25磅”。選(xuan)擇“大(da)小”附簽(qian)，“寬度(du)”設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)為(wei)(wei)“15.5cm”。選(xuan)擇“版式”附簽(qian)，單擊(ji)“高(gao)級”按鈕，水平對齊(qi)：“對齊(qi)方(fang)式”設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)成(cheng)“中”，“度(du)量依據”設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)成(cheng)“頁(ye)面”，垂直(zhi)(zhi)對齊(qi)：“絕(jue)對位置(zhi)(zhi)(zhi)”設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)成(cheng)“頁(ye)邊距”，“下側(ce)”設(she)(she)(she)(she)置(zhi)(zhi)(zhi)成(cheng)“7cm” ——平行(xing)(xing)文(wen)標(biao)準，“13.5cm”——上行(xing)(xing)文(wen)標(biao)準，注(zhu)：用(yong)戶可根據實(shi)際(ji)情況(kuang)進(jin)行(xing)(xing)調節。單擊(ji)確定(ding)。

　　5、文號制作

　　平(ping)行文(wen)文(wen)號(hao)：文(wen)號(hao)——三號(hao)仿宋、居(ju)中顯示(shi)。

　　上行文文號(hao)(hao)：文號(hao)(hao)——三號(hao)(hao)仿宋字體、左空一個(ge)字距(ju)離；簽(qian)發人——三號(hao)(hao)仿宋字體；簽(qian)發人姓名(ming)——三號(hao)(hao)楷體、右空一個(ge)字距(ju)離。注：文號(hao)(hao)一定要使用六(liu)角(jiao)符號(hao)(hao)。六(liu)角(jiao)符號(hao)(hao)插入(ru)方法：選擇“插入(ru)”——“符號(hao)(hao)”——“符號(hao)(hao)”附簽(qian)，找(zhao)到(dao)六(liu)角(jiao)符號(hao)(hao)后(hou)，將光標置于(yu)準(zhun)備插入(ru)地方，單擊(ji)“插入(ru)”按鈕即(ji)可。

　　6、主題詞制作

　　選(xuan)擇“表(biao)格”——“插入”——“表(biao)格”，選(xuan)中(zhong)(zhong)(zhong)表(biao)格，單(dan)(dan)擊鼠(shu)標(biao)右鍵——表(biao)格屬性——“表(biao)格”附簽，“對齊方(fang)式”設置(zhi)為“居中(zhong)(zhong)(zhong)”；然后單(dan)(dan)擊“邊(bian)框和底紋(wen)”按鈕，在“預覽(lan)”窗口中(zhong)(zhong)(zhong)將每(mei)行下線(xian)選(xuan)中(zhong)(zhong)(zhong)，其它線(xian)取消，在表(biao)格中(zhong)(zhong)(zhong)填寫具體(ti)內容：主題詞用三(san)號黑(hei)體(ti)；主題詞詞目用三(san)號小標(biao)宋；抄送、抄送單(dan)(dan)位、印發單(dan)(dan)位及印發日期用三(san)號仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　單擊“文(wen)(wen)件(jian)”——“保(bao)存”，“保(bao)存類型”：選擇“文(wen)(wen)檔模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)（*.dot）”；“文(wen)(wen)件(jian)名”：給模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)命名；“保(bao)存位置”：模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)所在路(lu)(lu)徑（一(yi)般(ban)不做，默認(ren)(ren)即可(ke)）。至(zhi)此(ci)，模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)制(zhi)作完成。以(yi)(yi)后所有屬(shu)于此(ci)種類型公(gong)文(wen)(wen)都可(ke)以(yi)(yi)調用(yong)該模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)，直接進(jin)行公(gong)文(wen)(wen)正文(wen)(wen)排版。要(yao)對(dui)該模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)進(jin)行修改，可(ke)以(yi)(yi)調出相應(ying)模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)，方(fang)法是(shi)：選擇“文(wen)(wen)件(jian)”——“打(da)開”，找(zhao)到相應(ying)模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)路(lu)(lu)徑，若模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)保(bao)存時(shi)按(an)系(xi)統默認(ren)(ren)設置，然后單擊“打(da)開”按(an)鈕調出模(mo)(mo)板(ban)(ban)(ban)(ban)即可(ke)進(jin)行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依據(ju)模(mo)板建(jian)(jian)立新(xin)(xin)公(gong)文(wen)：選(xuan)擇“文(wen)件”——“新(xin)(xin)建(jian)(jian)”——“常用”附簽，選(xuan)中所(suo)需模(mo)板，單擊(ji)確(que)定，調出模(mo)板。

　　2.制作公文(wen)(wen)正文(wen)(wen)內(nei)容(rong)：正文(wen)(wen)內(nei)容(rong)根據用戶(hu)實際(ji)需求，可以直接錄入文(wen)(wen)字(zi)，也可以從其它軟(ruan)件中將(jiang)文(wen)(wen)字(zi)復制進來，但必須遵循以下國家(jia)標(biao)準：

　　標(biao) 題(ti)——二號小(xiao)標(biao)宋字(zi)體(ti)，居中(zhong)顯示；主送機關——三號仿宋字(zi)體(ti)，頂(ding)格，冒號使用全角(jiao)方式(shi)；

　　正文(wen)——三(san)號仿(fang)宋字體；

　　成文日期——三號仿宋(song)字體，右空四個(ge)字距(ju)離，“○”和六角符(fu)號輸入方法一(yi)致，不能使用“字母O”或“數字0”代替(ti)。

　　文(wen)號(hao)、簽發人、主(zhu)題(ti)詞(ci)——按照模(mo)板(ban)定義字(zi)體填寫完整，最后，將(jiang)紅頭(tou)、紅線、文(wen)號(hao)、簽發人、標題(ti)、主(zhu)送機關、正(zheng)文(wen)、成文(wen)日期、主(zhu)題(ti)詞(ci)相互位置調(diao)整好。

　　三、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇(ze)“插入→圖片→自(zi)選圖形”，在“繪圖”工具欄中(zhong)(zhong)選擇(ze)橢(tuo)圓(yuan)，按(an)下(xia)Sfift鍵在文檔中(zhong)(zhong)拖出一個圓(yuan)，設置為“無填充色(se)”，線條寬度為2磅(bang)，顏色(se)為紅色(se)，“疊(die)放(fang)次序”為“最底層(ceng)”。

　　2、編輯文字

　　在文檔中插入藝術(shu)字(zi)(zi)(zi)(zi)，選擇環形藝術(shu)字(zi)(zi)(zi)(zi)，輸入內(nei)容后(hou)設置字(zi)(zi)(zi)(zi)體、字(zi)(zi)(zi)(zi)號，然后(hou)用藝術(shu)字(zi)(zi)(zi)(zi)周圍8個拖(tuo)(tuo)拉(la)按鈕把(ba)文字(zi)(zi)(zi)(zi)拖(tuo)(tuo)成圓(yuan)形，并放在已(yi)經畫好(hao)圓(yuan)內(nei)，可以用Ctrl鍵和方向(xiang)鍵幫助(zhu)移(yi)動到準確位置，并把(ba)藝術(shu)字(zi)(zi)(zi)(zi)設置成紅色。

　　3、插入五角星

　　在“自選圖形→星(xing)與旗幟”中選中五(wu)角星(xing)，然后在文檔(dang)中畫出一個(ge)大小(xiao)適合(he)五(wu)角星(xing)，并設(she)置成(cheng)紅色，移動到圓中合(he)適位(wei)置，然后選中圓、藝術字(zi)、五(wu)角星(xing)，單擊鼠標右鍵，選擇“組合(he)”，一個(ge)公章就(jiu)制(zhi)(zhi)作出來，要(yao)用時復制(zhi)(zhi)一個(ge)到目標處(chu)，是不是很(hen)正(zheng)規啊！

　　中文文秘專業知識：

　　秘書工作任(ren)務主要有以下7個方(fang)面:

　　1.調查研究與信息收集

　　調(diao)查研(yan)究(jiu)是領(ling)(ling)導者解情況、進行決策基礎,而領(ling)(ling)導調(diao)查研(yan)究(jiu)工作大(da)部分,甚至全部要靠(kao)秘(mi)書人員進行,秘(mi)書應(ying)該通(tong)過訪問、開會、問卷、查閱資料等(deng)形式獲得(de)真實最新全面信息,及時提(ti)供給(gei)領(ling)(ling)導。

　　2.文書工作

　　文(wen)書工作包(bao)括收文(wen)和發(fa)文(wen)兩個方面，收到文(wen)件要分輕重緩急交給(gei)領導批閱處(chu)理，發(fa)文(wen)要在領導指示(shi)下(xia)按程(cheng)序(xu)認真進(jin)行，很多時候秘書還要進(jin)行文(wen)件、報告起(qi)草,所(suo)以(yi)秘書對文(wen)書寫作規范、要求等要熟悉,處(chu)理完文(wen)檔要及時分類歸檔。

　　3.會議籌辦

　　秘書應該按照(zhao)領導要(yao)求(qiu)和會(hui)議(yi)主題、風格等(deng)進行(xing)會(hui)議(yi)準備、組織、后勤保障、安全(quan)保衛等(deng)工(gong)作。注(zhu)意(yi)不(bu)同會(hui)議(yi)類型(xing)(大(da)、中、小型(xing))和會(hui)議(yi)形式(電視電話(hua)會(hui)議(yi)、圓桌會(hui)議(yi)等(deng))都有不(bu)同籌辦要(yao)求(qiu)。

　　4.來賓接待

　　秘書(shu)應負責(ze)來賓接(jie)待(dai)(dai)工作,包括(kuo)制訂接(jie)待(dai)(dai)方案、組織迎送、安排宴會等。在(zai)接(jie)待(dai)(dai)中要注意禮儀,力求樹立單位(wei)良好形象。

　　5.檔案管理

　　如(ru)果一個單位沒有專門(men)檔(dang)案部門(men),秘書就要承(cheng)擔起檔(dang)案管理(li)(li)工(gong)作，要注意按(an)照檔(dang)案管理(li)(li)科(ke)學方(fang)法(fa)和原則進行檔(dang)案采集、整(zheng)理(li)(li)、保管和提取。

　　6.信訪工作

　　信(xin)訪工作包(bao)括信(xin)訪接待(dai)和處理，秘書對(dui)于各種信(xin)函、來訪或投訴要(yao)認真地(di)對(dui)待(dai),在領(ling)導(dao)授權下可以(yi)作適(shi)當處理,對(dui)自己處理不(bu)好(hao)或不(bu)在自己權限范圍內問(wen)題,要(yao)及時向領(ling)導(dao)匯報(bao)。

　　7.日常事務工作

　　如文印、交通(tong)、生活、福利、醫療保(bao)健、物(wu)資設備(bei)管理、環境管理等工作,常常都(dou)需要秘書來處理。

　　中文文秘專業知識：

　　后勤處理

　　1、為(wei)公司(si)所有員工名片制定的(de)確(que)定與(yu)核實。

　　2、及(ji)時收取公司電子郵箱的(de)電子信件。

　　3、收理好送上公司的包(bao)裹。

　　4、公司日(ri)用品的(de)采購。

　　5、報銷公司相關開支費(fei)用(yong)及公司的郵寄費(fei)用(yong)。

　　6、及時處理好客戶(hu)的投訴(su)問題。

　　7、與(yu)維修部的緊密合作，及(ji)時收(shou)取維修費(fei)用(yong)并將維修費(fei)用(yong)上(shang)交到(dao)公司(si)財務。

　　8、業務(wu)部(bu)客(ke)戶資料的(de)入檔(dang)