文秘崗位基礎知識

　　在(zai)一個企業中,文秘(mi)工作(zuo)具有(you)十(shi)分(fen)重要(yao)的(de)作(zuo)用,相關(guan)政策法規(gui)的(de)宣(xuan)傳(chuan)(chuan)貫徹(che)、老總(zong)的(de)指令、公(gong)司的(de)決策、企業的(de)理念、員工的(de)聲(sheng)音(yin),規(gui)章制度、信息傳(chuan)(chuan)遞、社(she)交(jiao)關(guan)系(xi)、溝通聯絡等等,都(dou)會在(zai)文秘(mi)工作(zuo)中體現出來(lai)。下面是文秘(mi)崗(gang)位基(ji)礎(chu)知識(shi)，隨小編一起來(lai)看(kan)一下吧。

　　秘書(shu)是(shi)公(gong)司(si)和當店(dian)樹立(li)于客(ke)戶面前的(de)(de)形象窗口，是(shi)一(yi)個(ge)樞(shu)紐起著承上(shang)啟下的(de)(de)作(zuo)用，是(shi)店(dian)長(chang)的(de)(de)左右(you)手。一(yi)個(ge)優(you)秀的(de)(de)秘書(shu)能為主管(guan)(guan)分擔(dan)一(yi)半以上(shang)的(de)(de)事務(wu)及管(guan)(guan)理(li)工作(zuo)。店(dian)務(wu)秘書(shu)的(de)(de)主要工作(zuo)職責有(you)：店(dian)內事務(wu)管(guan)(guan)理(li);互動管(guan)(guan)理(li);與總部溝(gou)通管(guan)(guan)理(li);緊急事務(wu)應對管(guan)(guan)理(li)

　　(一)客戶資料管理

　　【總(zong)客(ke)戶登記(ji)(ji)冊】用(yong)于登記(ji)(ji)當(dang)天值班接待的(de)上(shang)門(men)客(ke)人(ren)(ren)(ren)和經紀(ji)人(ren)(ren)(ren)當(dang)天獲取的(de)除上(shang)門(men)外的(de)客(ke)人(ren)(ren)(ren)，秘(mi)書負(fu)責提(ti)醒(xing)督(du)促經紀(ji)人(ren)(ren)(ren)將當(dang)天收集(ji)到的(de)所有客(ke)人(ren)(ren)(ren)登記(ji)(ji)在總(zong)客(ke)戶登記(ji)(ji)冊上(shang)。及(ji)時更換收藏(zang)已登記(ji)(ji)滿的(de)總(zong)客(ke)戶登記(ji)(ji)冊，存檔一(yi)年后作(zuo)廢銷毀。

　　【登(deng)報(bao)(bao)客(ke)戶登(deng)記表】用于登(deng)記登(deng)報(bao)(bao)來電(dian)問詢的(de)客(ke)戶，編號并(bing)與當(dang)天下午下班前統(tong)一分配給經紀(ji)人，督促跟進(jin)。及(ji)時(shi)收藏半年(nian)后作廢銷毀。

　　(二)制度執行

　　秘書在執行(xing)制(zhi)度(du)過程中應以《公(gong)司制(zhi)度(du)》、《行(xing)為規(gui)范》及(ji)當店(dian)(dian)(dian)管理(li)制(zhi)度(du)為標準，發現(xian)某同事違反(fan)規(gui)定(ding)時，及(ji)時給予提醒，或匯報店(dian)(dian)(dian)長(chang)，由店(dian)(dian)(dian)長(chang)決定(ding)是否處(chu)罰，店(dian)(dian)(dian)長(chang)確定(ding)處(chu)罰，秘書開罰單，店(dian)(dian)(dian)長(chang)簽(qian)字(zi)，秘書執行(xing)罰款。

　　(三)考勤管理：秘書應該熟練(lian)掌握(wo)《考勤管(guan)理辦法》的詳細內容，嚴格監督打卡(ka)情(qing)況。中國(guo)房地(di)產中介聯(lian)盟(meng)網(wang)--聯(lian)盟(meng)吧-

　　(四)值班管理：秘書于當月(yue)的最后一天制定(ding)下月(yue)的值(zhi)班表，由店(dian)長(chang)確認簽字生(sheng)效，于晚(wan)會(hui)告知傳(chuan)閱并張貼告示(shi)當店(dian)同仁，以便于經紀人提(ti)前做計劃(hua)。

　　(五)衛生管理：當天衛(wei)生(sheng)(sheng)由值班(ban)人(ren)員(yuan)打掃，秘書應監督當店(dian)(dian)(dian)衛(wei)生(sheng)(sheng)及(ji)辦公設備的(de)整潔度。發現值班(ban)人(ren)員(yuan)沒做衛(wei)生(sheng)(sheng)或馬(ma)虎對待的(de)，告知店(dian)(dian)(dian)長(chang)，由店(dian)(dian)(dian)長(chang)處罰。每月負責組織至少一次的(de)衛(wei)生(sheng)(sheng)大掃除。

　　(六)表格表單管理

　　【普(pu)通表(biao)(biao)單(dan)格】：經紀人用和秘(mi)書用的表(biao)(biao)單(dan)格分類存(cun)放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次(ci)，及時備存(cun)，確保各(ge)類表(biao)(biao)單(dan)格齊全供經紀人使用。

　　【特殊表單格】：租(zu)賃(lin)(lin)合(he)同和收據(ju)要(yao)在租(zu)賃(lin)(lin)專員(yuan)提出(chu)申請時(shi)發放，發出(chu)24小時(shi)內收回租(zu)賃(lin)(lin)傭(yong)金，收據(ju)本和一(yi)份(fen)(fen)(fen)存(cun)檔合(he)同(一(yi)式三份(fen)(fen)(fen)中(zhong)的其(qi)中(zhong)一(yi)份(fen)(fen)(fen))。作廢合(he)同三份(fen)(fen)(fen)都收回并注明“作廢”的字樣。月底將(jiang)當月的所有存(cun)檔合(he)同匯總，制作租(zu)賃(lin)(lin)檔案上交財(cai)務部

　　(七)當店辦公用品和基金的管理

　　【辦(ban)公(gong)用(yong)品的(de)領用(yong)】制作成一份辦(ban)公(gong)用(yong)品領用(yong)登記表，監(jian)督(du)領用(yong)登記，月底統計，供數據分(fen)析用(yong)。對當店辦(ban)公(gong)設(she)備進(jin)行維護，如出現故障先尋找原因(yin)，在(zai)能力(li)范圍(wei)內的(de)盡量獨立解決，在(zai)能力(li)范圍(wei)外的(de)及時與廠(chang)家或其他(ta)服務(wu)機構聯系。

　　【當(dang)(dang)店基金的管(guan)理】：根據當(dang)(dang)店具體情況于月(yue)初或月(yue)末將當(dang)(dang)店基金收支明細(xi)表張貼(tie)告(gao)示

　　(八)數據匯總

　　【每(mei)周】：周考勤匯(hui)總，客戶和房源(yuan)統(tong)計(ji)，帶看量、簽單數匯(hui)總。

　　【每月(yue)】：月(yue)考勤匯(hui)總，客戶和房源(yuan)匯(hui)總，帶看量簽單明細統計(ji)，當店話費(fei)及辦公用(yong)品費(fei)用(yong)統計(ji)。

　　(九)接待

　　【客戶接(jie)待(dai)】：在(zai)值(zhi)班人員(yuan)(yuan)外(wai)出帶看或繁忙時接(jie)待(dai)上(shang)門客戶，將客戶信息分類(lei)登記(ji)于登記(ji)表中，盡量詳細具體(ti)，并于當(dang)天交(jiao)接(jie)給(gei)值(zhi)班人員(yuan)(yuan)。秘(mi)書所(suo)(suo)接(jie)待(dai)的房源及客人統歸當(dang)天值(zhi)班人員(yuan)(yuan)所(suo)(suo)有。

　　【同事(shi)接待】：來者(zhe)是(shi)客，到當店來的(de)他(ta)店經紀人或其他(ta)部(bu)門的(de)同事(shi)都(dou)應(ying)熱情接待，倒水(shui)讓座，提供恰(qia)當的(de)幫助。

　　【注意事項】：

　　a：秘書是(shi)公司的形象代(dai)表，是(shi)當店的窗口和樞紐，接待(dai)禮儀要(yao)規(gui)范細致到位。

　　b：隨時保持(chi)飽滿的精神狀態。

　　(十)注意職責與工作任務：

　　1、負責公(gong)司內(nei)、外部文(wen)書處理：負責集團公(gong)司相(xiang)關資料文(wen)件(jian)的接收、裝(zhuang)訂、傳閱(yue)、送簽;負責集團公(gong)司內(nei)的復印、傳真、打印等工作(zuo)。

　　2、協助辦公(gong)室主任(ren)進行相(xiang)關會議(yi)的(de)(de)組織，并做(zuo)好記錄：負(fu)責(ze)會議(yi)的(de)(de)記錄和整理(li);負(fu)責(ze)會議(yi)場(chang)所的(de)(de)安排與(yu)布(bu)置;負(fu)責(ze)會議(yi)的(de)(de)服務工作及相(xiang)關活動(dong)的(de)(de)安排;負(fu)責(ze)會議(yi)相(xiang)關資料的(de)(de)編印。

　　3、協助辦(ban)(ban)公(gong)室主任做好公(gong)司(si)的(de)接待(dai)(dai)工(gong)作：協助辦(ban)(ban)公(gong)室主任負責公(gong)司(si)來(lai)訪人(ren)員(yuan)的(de)接待(dai)(dai)，包括外事(shi)活動(dong)的(de)組(zu)織、接待(dai)(dai)、翻(fan)譯工(gong)作;協助辦(ban)(ban)公(gong)室主任負責公(gong)司(si)相關公(gong)共關系的(de)建立和保(bao)持。

　　4、協助辦(ban)公室(shi)主任(ren)做好(hao)其它各項工作：協助辦(ban)公室(shi)主任(ren)做好(hao)公司(si)印(yin)簽的(de)使用與管理(li)，并(bing)做好(hao)用印(yin)的(de)登記，以備查。

　　5、協助(zhu)檔(dang)案(an)管理員做好檔(dang)案(an)管理工作。

　　6、完成(cheng)辦公室(shi)主(zhu)任(ren)交辦的(de)其它各項工作。

　　(十一)權力和責任：

　　權(quan)力：相關文書的起草權(quan)。

　　考核(he)指標：文書(shu)起草、會議記錄完成質量及(ji)完整性(xing)(xing);文書(shu)收發的及(ji)時性(xing)(xing)、準確性(xing)(xing);考勤、服(fu)從安排(pai)、遵守制度(du);其他專業知(zhi)識技能。

　　文秘包括哪些專業？

　　首(shou)先(xian)我們要清楚的(de)是(shi)文(wen)秘(mi)類(lei)專業(ye)(ye)的(de)類(lei)型屈指可數(shu)，根(gen)據最新的(de)資料顯示，文(wen)秘(mi)類(lei)包括現代(dai)文(wen)秘(mi)一個專業(ye)(ye)。但是(shi)其實與文(wen)秘(mi)相(xiang)(xiang)關的(de)專業(ye)(ye)卻是(shi)數(shu)不勝數(shu)，這也就意味著(zhu)文(wen)秘(mi)專業(ye)(ye)的(de)人可以做(zuo)相(xiang)(xiang)關的(de)工作。

　　本專業通(tong)過學(xue)習文(wen)秘(mi)專業基礎理(li)論知識，掌握(wo)較(jiao)強的(de)協(xie)作(zuo)能夠進行(xing)文(wen)書和秘(mi)書的(de)相關(guan)(guan)工作(zuo)，一般要求(qiu)大家具(ju)備文(wen)章(zhang)寫(xie)(xie)作(zuo)、文(wen)學(xue)編輯、新聞(wen)寫(xie)(xie)作(zuo)和公(gong)關(guan)(guan)能力。而文(wen)秘(mi)類(lei)專業的(de)課程主要包括公(gong)關(guan)(guan)寫(xie)(xie)作(zuo)、文(wen)件管理(li)、檔案(an)管理(li)、辦公(gong)自動化、企業管理(li)學(xue)、傳播學(xue)、普通(tong)心理(li)學(xue)、商(shang)務(wu)英語、實用英語寫(xie)(xie)作(zuo)、公(gong)共(gong)關(guan)(guan)系學(xue)、人(ren)力資源(yuan)管理(li)、秘(mi)書實務(wu)等。

　　專業介紹

　　基本要求

　　1、客觀素質

　　正所謂身體(ti)是(shi)革命的本錢，雖然說文(wen)秘類工(gong)作并不需要(yao)高強度的體(ti)力勞動，但是(shi)事(shi)(shi)多(duo)繁雜卻(que)需要(yao)強大的身體(ti)素(su)質支(zhi)撐，往往從(cong)事(shi)(shi)文(wen)秘工(gong)作的人需要(yao)來回奔波(bo)也是(shi)比較辛苦的。

　　2、主觀素質

　　文秘類主要(yao)還是(shi)從(cong)事于上下(xia)級的(de)(de)工作和人(ren)際關系的(de)(de)協調(diao)，所以要(yao)求保(bao)持良(liang)好的(de)(de)心理狀態，不能被個(ge)人(ren)情緒所左(zuo)右，否則(ze)的(de)(de)話將會(hui)無法進行正常的(de)(de)溝通，具有(you)博大的(de)(de)胸(xiong)懷、寬廣的(de)(de)視(shi)野和高度的(de)(de)社會(hui)責任感是(shi)重(zhong)中之重(zhong)。

　　就業前景與方向

　　其(qi)實文(wen)秘(mi)專業(ye)之(zhi)所以受(shou)歡迎就是(shi)因為它(ta)的(de)(de)(de)職業(ye)涵(han)蓋(gai)面廣，基本上從事文(wen)書類的(de)(de)(de)工作都(dou)(dou)需要(yao)這個專業(ye)的(de)(de)(de)人才，無論是(shi)各(ge)級各(ge)類企(qi)事業(ye)單位、政府機關、社(she)會團體、公司輸(shu)送還是(shi)企(qi)業(ye)廣告、公共關系、市(shi)場(chang)營銷、人力資(zi)源管理、信(xin)息處理、客(ke)戶(hu)溝通協調、客(ke)戶(hu)市(shi)場(chang)開(kai)發等工作都(dou)(dou)可以勝任，除此之(zhi)外還是(shi)有(you)文(wen)字(zi)速錄的(de)(de)(de)工作也能夠(gou)輕松駕馭，關鍵是(shi)就業(ye)率很(hen)高。

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