關于文秘的基礎知識
人類在創造了文字的同時,就開始用文字(書面語言)進行交流,用書面語言來記錄事件、發表議論、抒發情懷。
隨(sui)著時代(dai)的(de)不斷進(jin)步和人(ren)類的(de)探(tan)索和總(zong)結(jie),逐(zhu)步形成(cheng)了幾(ji)種相對固定的(de)書面語言(yan)表(biao)達方法,即記(ji)(ji)敘、議論、說明、和抒情(描(miao)寫),古今中(zhong)外的(de)所有用文字記(ji)(ji)錄的(de)文體都(dou)離(li)不開這(zhe)幾(ji)種基本表(biao)達方法。
在(zai)我國,無論是(shi)古代的先秦文(wen)(wen)學如(ru)諸子(zi)散文(wen)(wen)、詩經(jing)、楚辭(ci),還是(shi)唐詩、宋詞、元曲、明清小說(shuo)或(huo)其他文(wen)(wen)化(hua)(hua)現(xian)象中(zhong)的各種(zhong)文(wen)(wen)體,也(ye)無論是(shi)近(jin)代還是(shi)現(xian)代文(wen)(wen)化(hua)(hua)現(xian)象中(zhong)的各種(zhong)文(wen)(wen)體,都(dou)離不開以(yi)上幾種(zhong)表達(da)方法。
當然,并(bing)非所有(you)的(de)(de)文體(ti)都用這幾種(zhong)方法,在文秘工作中占重要部分的(de)(de)公文,就只是多(duo)用記敘、說明(ming)和(he)議(yi)論,甚(shen)至連議(yi)論也用得很少,抒情和(he)描寫(xie)兩種(zhong)方法幾乎不(bu)用。
在這淵遠流長、博大精深的文化領域中(zhong),雖然文秘涉及的范圍很廣:黨政機關、軍隊、企(qi)事業單位、人(ren)民團(tuan)體(ti)等凡(fan)是有人(ren)群的地方都無處(chu)不在,但它(ta)僅(jin)(jin)僅(jin)(jin)是滄海一粟。
而就是這小小的一席之地,在人們(men)的書(shu)面語言交流中起著舉足輕重的作用。
我們在座的都是從事企業(ye)管(guan)理的,雖不是專職(zhi)文(wen)秘(mi)工(gong)作人員,但所做的工(gong)作中,有相當一部(bu)分(fen)涉及文(wen)秘(mi)工(gong)作,因此學(xue)習和探(tan)討(tao)文(wen)秘(mi)工(gong)作十分(fen)必要。
我今天講的(de)(de)(de),有的(de)(de)(de)教科書(shu)上有,有的(de)(de)(de)教科書(shu)上沒有,是(shi)根(gen)據本人從(cong)事多年(nian)文字和(he)新聞工作(zuo)(zuo)積累的(de)(de)(de)點(dian)滴經(jing)驗(yan),并(bing)且(qie),也(ye)是(shi)從(cong)本公司常用(yong)的(de)(de)(de)、最基(ji)本的(de)(de)(de)文秘工作(zuo)(zuo)出(chu)發,注重(zhong)于實用(yong)性和(he)可操作(zuo)(zuo)性。
因(yin)時間倉促,準(zhun)備不(bu)充分(fen),如有謬(miu)誤(wu),以教科書為準(zhun)。
在一(yi)個企業(ye)中(zhong)(zhong),文秘(mi)工作具有(you)十分重要的(de)作用(yong),相(xiang)關政(zheng)策法規的(de)宣傳貫(guan)徹、老總的(de)指(zhi)令、公司的(de)決策、企業(ye)的(de)理念、員工的(de)聲(sheng)音(yin),規章制度、信息(xi)傳遞、社(she)交關系、溝通聯絡等等,都(dou)會(hui)在文秘(mi)工作中(zhong)(zhong)體(ti)現出來(lai)。
換句話說(shuo),企業(ye)文秘工作對內,在(zai)一定程度上可證明企業(ye)的實(shi)力,尤其是(shi)體現企業(ye)的文化底(di)蘊(yun),規范(fan)化運作程度;對外,可以擴大企業(ye)知名度,展示(shi)企業(ye)形象。
為什(shen)么這樣說呢?以文(wen)(wen)(wen)(wen)秘工作中(zhong)最基本的(de)(de)部分(fen)——公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen)(wen)為例,一份好的(de)(de)公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen)(wen),對受文(wen)(wen)(wen)(wen)單位來說影響重(zhong)大(da),如果是質量較高的(de)(de)報告或請(qing)示(shi)類(lei)上(shang)行公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen)(wen),可引(yin)起上(shang)級的(de)(de)高度重(zhong)視,如果是通知、規定之(zhi)(zhi)內(nei)的(de)(de)下行公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen)(wen),可發揮較好的(de)(de)指導監督(du)作用;如果是公(gong)(gong)函、倡議、挑戰書(shu)之(zhi)(zhi)類(lei)的(de)(de)'平行公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen)(wen),受文(wen)(wen)(wen)(wen)者一定不會(hui)等閑視之(zhi)(zhi),而會(hui)慎重(zhong)對待。
當然,好的公文不僅是內容(rong),形式(shi)也很重要。
形(xing)式即格(ge)式,一(yi)(yi)般說來,公(gong)文(wen)(wen)的格(ge)式是(shi)相對(dui)固定的,如果我(wo)們的公(gong)文(wen)(wen)格(ge)式不(bu)規范(fan),內容再好(hao)(hao)也會影響(xiang)到受(shou)文(wen)(wen)單(dan)位或個人的接受(shou)程度,最起(qi)碼第一(yi)(yi)印象(xiang)就不(bu)好(hao)(hao),一(yi)(yi)是(shi)認(ren)為(wei)發文(wen)(wen)單(dan)位不(bu)正規,其二(er)是(shi)認(ren)為(wei)不(bu)嚴肅,對(dui)受(shou)文(wen)(wen)單(dan)位不(bu)尊重,特別是(shi)上(shang)行文(wen)(wen),有些(xie)一(yi)(yi)看就不(bu)規范(fan)的公(gong)文(wen)(wen),也許上(shang)級(ji)領導連看都不(bu)會看,或者看一(yi)(yi)眼(yan)就扔在垃圾桶里了。
誰(shui)還愿為(wei)你(ni)解決問題和(he)矛盾(dun)?由此(ci)可見,企(qi)業文秘工作對于(yu)企(qi)業的發展和(he)壯大息息相關。
文秘(mi)工作范圍較廣,包括(kuo)公(gong)文寫作、公(gong)文處理(li)、檔案管理(li)等(deng)等(deng)。
這里的學(xue)(xue)問很深(shen),大學(xue)(xue)里有專(zhuan)門的學(xue)(xue)科,我(wo)(wo)們(men)沒有時間和(he)精力、也沒有必(bi)要去深(shen)究,從我(wo)(wo)們(men)的工作(zuo)實際出(chu)發,只膚淺(qian)地探討(tao)一(yi)下我(wo)(wo)們(men)平時所涉及的文(wen)秘(mi)工作(zuo)。
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