最新事業(ye)單(dan)位文(wen)秘基礎(chu)知識(shi)
文(wen)秘（Secretary）是指經(jing)過學(xue)(xue)習，掌握(wo)公關(guan)與文(wen)秘專業(ye)(ye)的(de)基本理論與基本知識，熟(shu)悉現代文(wen)書(shu)學(xue)(xue)、秘書(shu)學(xue)(xue)的(de)原理和方法、具有(you)較(jiao)強(qiang)的(de)寫(xie)作(zuo)能(neng)力、能(neng)熟(shu)練地從事文(wen)書(shu)、秘書(shu)事務工作(zuo)，能(neng)進行文(wen)章寫(xie)作(zuo)、文(wen)學(xue)(xue)編輯和新(xin)聞寫(xie)作(zuo)、有(you)較(jiao)強(qiang)的(de)公關(guan)能(neng)力、并從事信息宣傳、文(wen)秘服務、日常(chang)辦公管(guan)理及公共關(guan)系等工作(zuo)的(de)人才。下面(mian)是小編為大(da)家提供的(de)最新(xin)事業(ye)(ye)單位文(wen)秘基礎知識，希望能(neng)夠幫到大(da)家！
由(you)于機關級別和類型不同，秘書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)內容也不盡相同。級別層次高的機關，秘書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)內容廣泛，分工(gong)(gong)(gong)細(xi)致，各項工(gong)(gong)(gong)作(zuo)的專門化特(te)色比較明顯;而(er)在基(ji)層單位(wei)，秘書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)任務繁重，但(dan)是人(ren)員編制少(shao)，分工(gong)(gong)(gong)不細(xi)致，因(yin)此，秘書人(ren)員又具有“多面手(shou)”的特(te)點。
本節將全方位介紹(shao)我國黨政機(ji)關(guan)秘書工作的基本內容和作用。
一、秘書工作的內容
(一(yi))秘書工(gong)作領導機關(guan)及(ji)其領導者的工(gong)作內容
1.機(ji)關辦公廳(室)的基本(ben)任務
辦(ban)(ban)公(gong)廳(室)屬(shu)于秘(mi)(mi)書工(gong)作部(bu)門，是(shi)機(ji)關(guan)工(gong)作正常(chang)運(yun)轉的樞(shu)紐。它的出現(xian)是(shi)秘(mi)(mi)書工(gong)作發展(zhan)的必然(ran)結果。中外領(ling)導(dao)機(ji)構(gou)或(huo)高級領(ling)導(dao)人都設置辦(ban)(ban)公(gong)廳或(huo)辦(ban)(ban)公(gong)室。它的主(zhu)要(yao)任務(wu)是(shi)協助它所直(zhi)屬(shu)的領(ling)導(dao)機(ji)關(guan)完成各項領(ling)導(dao)工(gong)作，尤其(qi)是(shi)為領(ling)導(dao)機(ji)關(guan)制定和實施決策服務(wu)。
辦公廳(室)的任務主要分為兩大(da)部(bu)分：一是(shi)政務服務，包(bao)括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿(gao)、綜合協調等，這就是(shi)人(ren)們通常(chang)所說的秘書工作;二是(shi)事務服務，主要是(shi)后勤服務保障工作。
2.秘書(shu)長(chang)、辦(ban)公廳(室(shi))主任(ren)的基(ji)本任(ren)務
秘(mi)書長(chang)和(he)辦公(gong)廳(室)主(zhu)任(ren)兼有(you)秘(mi)書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)領導人(ren)和(he)秘(mi)書人(ren)員的(de)(de)(de)(de)雙重(zhong)身份。根(gen)據1951年中(zhong)央人(ren)民政(zheng)(zheng)(zheng)府(fu)批(pi)準頒發的(de)(de)(de)(de)《政(zheng)(zheng)(zheng)務院關(guan)(guan)于各級(ji)政(zheng)(zheng)(zheng)府(fu)秘(mi)書長(chang)和(he)不設秘(mi)書長(chang)的(de)(de)(de)(de)辦公(gong)廳主(zhu)任(ren)的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)任(ren)務和(he)秘(mi)書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)機(ji)(ji)構的(de)(de)(de)(de)決(jue)定》，各級(ji)政(zheng)(zheng)(zheng)府(fu)機(ji)(ji)關(guan)(guan)的(de)(de)(de)(de)秘(mi)書長(chang)或辦公(gong)廳主(zhu)任(ren)主(zhu)要承(cheng)擔以下任(ren)務：第(di)(di)一(yi)，協(xie)(xie)助(zhu)(zhu)首長(chang)綜(zong)合情況、研究政(zheng)(zheng)(zheng)策、推行工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo);第(di)(di)二，協(xie)(xie)助(zhu)(zhu)首長(chang)密(mi)切(qie)各方面(mian)的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)關(guan)(guan)系;第(di)(di)三(san)，協(xie)(xie)助(zhu)(zhu)首長(chang)掌(zhang)管(guan)機(ji)(ji)關(guan)(guan)內部的(de)(de)(de)(de)統一(yi)戰線工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo);第(di)(di)四，協(xie)(xie)助(zhu)(zhu)首長(chang)掌(zhang)管(guan)保(bao)密(mi)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo);第(di)(di)五，協(xie)(xie)助(zhu)(zhu)首長(chang)掌(zhang)管(guan)機(ji)(ji)要工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo);第(di)(di)六，主(zhu)持日常行政(zheng)(zheng)(zheng)事(shi)務(包括公(gong)文處理、會議(yi)組織、檢(jian)查(cha)和(he)督促政(zheng)(zheng)(zheng)府(fu)決(jue)議(yi)的(de)(de)(de)(de)執(zhi)行等事(shi)項);第(di)(di)七，掌(zhang)管(guan)機(ji)(ji)關(guan)(guan)事(shi)務工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)。
因(yin)此(ci)，秘書長和(he)辦公(gong)廳主任的(de)(de)工(gong)作(zuo)任務(wu)，可以總結為“既要參與(yu)政務(wu)，又(you)要掌管政務(wu)”兩(liang)個方面。而(er)(er)其(qi)中第一至第五項(xiang)工(gong)作(zuo)是(shi)需要協助首長完成的(de)(de)，具(ju)(ju)有明(ming)(ming)顯的(de)(de)參與(yu)政務(wu)性質;而(er)(er)第六(liu)、七(qi)項(xiang)工(gong)作(zuo)則(ze)主要是(shi)掌管機關(guan)日(ri)常事務(wu)，具(ju)(ju)有明(ming)(ming)顯的(de)(de)事務(wu)性特色。政務(wu)院(yuan)的(de)(de)這些規(gui)定(ding)，雖然是(shi)針對我國(guo)秘書工(gong)作(zuo)高層(ceng)領導者和(he)領導機構(gou)而(er)(er)言的(de)(de)，但是(shi)卻(que)為全國(guo)秘書部門應當(dang)承(cheng)擔的(de)(de)主要工(gong)作(zuo)內容確定(ding)了基(ji)本(ben)格(ge)局。
(二(er))秘書工作的主要內容(rong)
1.擬定、辦理公文
擬定(ding)公文是指(zhi)根據領導(dao)者意圖和領導(dao)班(ban)子的決定(ding)精(jing)神起草(cao)公文或(huo)在領導(dao)者主持、指(zhi)導(dao)之下(xia)，起草(cao)領導(dao)講話(hua)稿(gao)。
擬(ni)定公(gong)文是秘書(shu)工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)傳統職能。現代社會，擬(ni)定公(gong)文更成為(wei)秘書(shu)工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)一項(xiang)極其(qi)重要的(de)(de)日常工(gong)(gong)作(zuo)。因為(wei)公(gong)文具有發布政令、傳達意圖、溝(gou)通情況(kuang)、憑證記載等重要功(gong)能，因此，擬(ni)定公(gong)文是一項(xiang)非常嚴肅的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)，秘書(shu)人員應該(gai)以高(gao)度(du)的(de)(de)責任心對(dui)待(dai)。
辦理(li)公(gong)文(wen)簡稱辦文(wen)，是圍繞(rao)公(gong)文(wen)的形成、處(chu)理(li)、管理(li)所進行的全(quan)部工作，反映了公(gong)文(wen)在機關內部處(chu)理(li)的全(quan)過程。
辦理公文是秘書工作(zuo)中(zhong)一項最基本的(de)工作(zuo)內容，大(da)致可以分為發文處(chu)(chu)理和(he)收(shou)文處(chu)(chu)理兩類。其(qi)中(zhong)，發文過程(cheng)(cheng)包括擬制、核簽、繕(shan)印、審核、簽發、立卷、歸檔(dang)等(deng)主要(yao)環(huan)節;收(shou)文過程(cheng)(cheng)包括簽收(shou)、分送、擬辦、批辦、承辦、催(cui)辦、注(zhu)辦、立卷、歸檔(dang)等(deng)主要(yao)環(huan)節。在(zai)日常工作(zuo)的(de)發文和(he)收(shou)文過程(cheng)(cheng)中(zhong)，秘書人員都要(yao)按照黨和(he)政府(fu)頒布的(de)公文處(chu)(chu)理條例、法規和(he)標準(zhun)辦理，做到分工合理、責(ze)任(ren)明確，確保公文處(chu)(chu)理過程(cheng)(cheng)的(de)嚴謹(jin)、規范、優質、高(gao)效，為公文發揮應有(you)的(de)效能創造(zao)條件。
2.辦理組織會務
辦(ban)(ban)理(li)組織會(hui)務(wu)簡(jian)稱辦(ban)(ban)會(hui)，是(shi)(shi)指機關秘(mi)書(shu)部門或臨時設(she)立(li)的(de)(de)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)秘(mi)書(shu)機構辦(ban)(ban)理(li)與(yu)(yu)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)有關的(de)(de)各(ge)(ge)類具體(ti)事務(wu)，目(mu)的(de)(de)是(shi)(shi)為領(ling)導人(ren)(ren)開(kai)好(hao)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)做會(hui)前、會(hui)中(zhong)和會(hui)后(hou)的(de)(de)各(ge)(ge)種綜合輔助性服(fu)務(wu)。辦(ban)(ban)會(hui)過(guo)程(cheng)中(zhong)應主要(yao)做好(hao)以下工(gong)作：一(yi)是(shi)(shi)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)議(yi)(yi)(yi)(yi)題的(de)(de)協調與(yu)(yu)安(an)排，應與(yu)(yu)各(ge)(ge)方面(mian)協調聯系，將會(hui)上討論決定(ding)的(de)(de)事項(xiang)預(yu)先整(zheng)理(li)形成文(wen)件形式后(hou)，再將其中(zhong)已經立(li)題的(de)(de)成熟(shu)文(wen)件交給主管領(ling)導，決定(ding)是(shi)(shi)否提(ti)交會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)討論;二是(shi)(shi)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)的(de)(de)統(tong)籌安(an)排，即從整(zheng)體(ti)上安(an)排好(hao)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)的(de)(de)各(ge)(ge)項(xiang)方面(mian)事宜，如(ru)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)時間、地點、議(yi)(yi)(yi)(yi)程(cheng)、參加人(ren)(ren)員、會(hui)場布置等(deng);三是(shi)(shi)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)文(wen)件材料的(de)(de)印發(fa)、傳遞、清退(tui)、立(li)卷、歸檔等(deng);四是(shi)(shi)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)期(qi)間的(de)(de)各(ge)(ge)項(xiang)服(fu)務(wu);五是(shi)(shi)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)善后(hou)工(gong)作，如(ru)整(zheng)理(li)會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)記錄、編寫簡(jian)報和會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)紀(ji)要(yao)、督促檢查會(hui)議(yi)(yi)(yi)(yi)決策的(de)(de)落(luo)實等(deng)。
3.調查研(yan)究工作(zuo)
調查(cha)(cha)研究(jiu)(jiu)工(gong)作(zuo)是指圍繞(rao)中(zhong)心工(gong)作(zuo)，針對當前領(ling)導(dao)關(guan)心和急需解(jie)決的(de)有(you)關(guan)問(wen)題，調查(cha)(cha)了解(jie)相(xiang)關(guan)情況，并(bing)進(jin)行分析研究(jiu)(jiu)，寫(xie)出調查(cha)(cha)報告(gao)呈交給領(ling)導(dao)機關(guan)或(huo)領(ling)導(dao)人。這(zhe)是發揮秘書工(gong)作(zuo)的(de)參謀、助手職能，直接為(wei)領(ling)導(dao)決策服務的(de)一項重要工(gong)作(zuo)。
每一項調(diao)查(cha)(cha)研(yan)(yan)(yan)究均應做好調(diao)查(cha)(cha)準備(bei)、調(diao)查(cha)(cha)實施(shi)和(he)調(diao)查(cha)(cha)總(zong)結收(shou)尾這三(san)個(ge)階(jie)段(duan)(duan)(duan)的工作(zuo)。其中，準備(bei)階(jie)段(duan)(duan)(duan)應根據(ju)領導工作(zuo)的需求確(que)定調(diao)查(cha)(cha)題目，擬制提(ti)綱;實施(shi)階(jie)段(duan)(duan)(duan)要注意(yi)選(xuan)準調(diao)查(cha)(cha)研(yan)(yan)(yan)究對象，采用多(duo)種方式(shi)，廣(guang)泛搜集、認真(zhen)整理、深(shen)入研(yan)(yan)(yan)究調(diao)查(cha)(cha)得(de)來的材料(liao);總(zong)結收(shou)尾階(jie)段(duan)(duan)(duan)就是(shi)對調(diao)查(cha)(cha)研(yan)(yan)(yan)究工作(zuo)進行整體分(fen)析(xi)，在以前(qian)階(jie)段(duan)(duan)(duan)工作(zuo)的基礎上，寫出調(diao)查(cha)(cha)報告。
4.信(xin)息處(chu)理工作
秘書信息處理工(gong)作(zuo)是指按照(zhao)黨政領導(dao)機關(guan)工(gong)作(zuo)的(de)(de)要(yao)求，采集(ji)與處理信息，為(wei)領導(dao)正確決(jue)策和實(shi)施決(jue)策服務(wu)的(de)(de)一項工(gong)作(zuo)。凡是領導(dao)工(gong)作(zuo)中要(yao)掌(zhang)握的(de)(de)各種動態、情況以(yi)及實(shi)際(ji)工(gong)作(zuo)領域中帶有苗頭性、傾向性的(de)(de)問(wen)題，都(dou)需要(yao)收集(ji)并(bing)及時反饋(kui)給領導(dao)部門(men)。
開(kai)(kai)展(zhan)信(xin)(xin)息(xi)處理(li)工(gong)作(zuo)首先要(yao)建立(li)和(he)健全信(xin)(xin)息(xi)網絡(luo)，這是搞好(hao)信(xin)(xin)息(xi)處理(li)工(gong)作(zuo)的(de)基礎;其次要(yao)建立(li)一支德才兼(jian)備、思路開(kai)(kai)闊、反應(ying)敏(min)捷，具有較強的(de)觀察(cha)和(he)分析問(wen)題能力的(de)信(xin)(xin)息(xi)員(yuan)隊伍;最后要(yao)實現信(xin)(xin)息(xi)處理(li)工(gong)作(zuo)手段的(de)現代化(hua)，以(yi)便快速傳(chuan)遞和(he)處理(li)信(xin)(xin)息(xi)。開(kai)(kai)展(zhan)信(xin)(xin)息(xi)處理(li)工(gong)作(zuo)應(ying)確(que)保信(xin)(xin)息(xi)的(de)收集、加工(gong)、存儲、輸出、反饋等基本環(huan)節的(de)工(gong)作(zuo)質量。
5.溝(gou)通協調工作
對秘書工(gong)(gong)作(zuo)而言，溝(gou)通協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)內容(rong)極為廣(guang)泛，依(yi)據(ju)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)對象劃(hua)分，有對上的(de)(de)(de)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)(即對領導(dao)(dao)者之(zhi)間和領導(dao)(dao)機關(guan)之(zhi)間的(de)(de)(de)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao))、對下(xia)的(de)(de)(de)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、同級之(zhi)間的(de)(de)(de)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、上下(xia)級雙方(fang)的(de)(de)(de)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、同屬(shu)部(bu)門的(de)(de)(de)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、業務工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)等(deng)，而其中(zhong)最常見的(de)(de)(de)是業務工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)，如會議協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、公文活(huo)動協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、事(shi)項協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)等(deng)。總之(zhi)，凡(fan)是與領導(dao)(dao)決策和指導(dao)(dao)工(gong)(gong)作(zuo)有關(guan)事(shi)項的(de)(de)(de)協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)，均屬(shu)于秘書工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)業務范圍。開(kai)展秘書協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)工(gong)(gong)作(zuo)時，可以利(li)用的(de)(de)(de)方(fang)式有電(dian)話協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、送文上門協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、請人進門協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、登門拜(bai)訪協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)、召(zhao)開(kai)會議協(xie)(xie)(xie)(xie)(xie)調(diao)(diao)等(deng)。
6.信(xin)訪接待工(gong)作
信(xin)訪接(jie)待(dai)(dai)(dai)工作(zuo)(zuo)是處(chu)理(li)群(qun)眾(zhong)來信(xin)和(he)接(jie)待(dai)(dai)(dai)群(qun)眾(zhong)來訪工作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)(de)總(zong)稱(cheng)，是各(ge)級黨政(zheng)機關、企事業(ye)單位、社(she)會(hui)團體的(de)(de)(de)(de)秘書(shu)工作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)(de)一項經(jing)常性的(de)(de)(de)(de)重要(yao)工作(zuo)(zuo)。收到群(qun)眾(zhong)來信(xin)，要(yao)及時拆(chai)封，認真(zhen)閱讀，做好摘記，準確(que)交辦(ban)，按“分級負責，歸口辦(ban)理(li)”的(de)(de)(de)(de)原則(ze)妥善處(chu)理(li)或(huo)轉(zhuan)交有(you)關部門辦(ban)理(li)。有(you)群(qun)眾(zhong)來訪時，要(yao)熱情接(jie)待(dai)(dai)(dai)，認真(zhen)聽記，恰(qia)當處(chu)理(li)。
7.監督檢(jian)查工作
監督(du)檢查(cha)(cha)工(gong)作(zuo)的(de)主要(yao)內容分為三個方面，即(ji)對黨的(de)路(lu)線、方針、政策(ce)和黨政機關工(gong)作(zuo)部署落(luo)實情(qing)(qing)況的(de)督(du)促(cu)檢查(cha)(cha);對領導人批辦事件(jian)承辦情(qing)(qing)況的(de)督(du)促(cu)檢查(cha)(cha);對文件(jian)和會議事項的(de)督(du)促(cu)辦理。監督(du)檢查(cha)(cha)工(gong)作(zuo)的(de)具體做法(fa)主要(yao)包括(kuo)催辦檢查(cha)(cha)、實地調(diao)研、日(ri)常查(cha)(cha)辦、綜合(he)反饋等工(gong)作(zuo)形式(shi)，其工(gong)作(zuo)的(de)最基本的(de)方式(shi)就是向下了解情(qing)(qing)況，向上反映情(qing)(qing)況。
8.公務接洽工作(zuo)
公(gong)務(wu)接(jie)洽工(gong)作(zuo)是(shi)指辦理(li)(li)領導機關、平(ping)行單位(wei)(wei)、下級組(zu)織與本機關聯系公(gong)務(wu)事宜(yi)的(de)接(jie)洽工(gong)作(zuo)。這是(shi)黨政(zheng)機關、企事業(ye)單位(wei)(wei)、社會(hui)團(tuan)體均不可缺少(shao)的(de)一項工(gong)作(zuo)，是(shi)作(zuo)為機關“窗口(kou)”的(de)秘(mi)書(shu)工(gong)作(zuo)經常性(xing)的(de)重要工(gong)作(zuo)內(nei)容，主要包括：承辦處(chu)理(li)(li)各機關單位(wei)(wei)直接(jie)派人(ren)或(huo)通過電話形式來本機關商洽或(huo)聯系的(de)公(gong)文事宜(yi)，有(you)協助聯絡公(gong)務(wu)，安(an)排領導人(ren)接(jie)見，答復(fu)詢問(wen)，落實承辦單位(wei)(wei)，解(jie)決來訪者食宿、交通等事項。為確保(bao)公(gong)務(wu)接(jie)洽工(gong)作(zuo)的(de)順利(li)進行，秘(mi)書(shu)人(ren)員應做到忠于(yu)職守、認(ren)真執行交接(jie)班(ban)制(zhi)(zhi)度和請示報告制(zhi)(zhi)度，做好值班(ban)日記(ji)和電話記(ji)錄。同(tong)時，還應熟悉領導者情況(kuang)，與有(you)關部門保(bao)持密切聯系。此(ci)外，還應善于(yu)處(chu)理(li)(li)人(ren)際(ji)關系。
除(chu)上述之外，秘書(shu)(shu)工(gong)作(zuo)還(huan)包括管(guan)理日(ri)常(chang)事(shi)務、機(ji)要保密(mi)、文書(shu)(shu)立卷(juan)與歸檔、領導公(gong)務活動安排、領導臨時交辦(ban)事(shi)項(xiang)等。在日(ri)常(chang)工(gong)作(zuo)中(zhong)，秘書(shu)(shu)工(gong)作(zuo)人員均應以認真負(fu)責的態度(du)，保質(zhi)保量，切實做好領導交辦(ban)的各項(xiang)工(gong)作(zuo)和任務。
二、秘書工作的作用
秘書工(gong)(gong)作在領導機關(guan)和機關(guan)工(gong)(gong)作中，只(zhi)有負(fu)責管(guan)理日常事務(wu)的(de)責任和義務(wu)，沒有決定權和指揮權。但是，由于其(qi)所處(chu)的(de)特殊(shu)地位及其(qi)所承擔的(de)重(zhong)要(yao)工(gong)(gong)作，決定了(le)其(qi)具有下述(shu)作用(yong)：
(一)建議參(can)謀作用
這方(fang)面的(de)(de)作(zuo)(zuo)用(yong)主(zhu)要表(biao)現在(zai)(zai)(zai)領(ling)(ling)(ling)(ling)導(dao)(dao)決(jue)(jue)策(ce)(ce)的(de)(de)過程中(zhong)。首先，秘書(shu)工作(zuo)(zuo)人(ren)員(yuan)需要在(zai)(zai)(zai)決(jue)(jue)策(ce)(ce)的(de)(de)準備階段做好調(diao)查研(yan)究工作(zuo)(zuo)，整理(li)(li)相(xiang)關信息和(he)資料(liao)(liao)，為(wei)(wei)領(ling)(ling)(ling)(ling)導(dao)(dao)決(jue)(jue)策(ce)(ce)提(ti)供(gong)科學可(ke)靠(kao)的(de)(de)依據;其次(ci)，在(zai)(zai)(zai)進行(xing)實施方(fang)案(an)的(de)(de)選(xuan)擇過程中(zhong)，秘書(shu)人(ren)員(yuan)可(ke)以根據所(suo)掌(zhang)握的(de)(de)信息和(he)資料(liao)(liao)進行(xing)分(fen)析(xi)研(yan)究，并憑(ping)借自己(ji)的(de)(de)經驗(yan)，為(wei)(wei)領(ling)(ling)(ling)(ling)導(dao)(dao)者提(ti)供(gong)有參(can)考(kao)價值的(de)(de)材料(liao)(liao)、建議(yi)或方(fang)案(an);最后，在(zai)(zai)(zai)領(ling)(ling)(ling)(ling)導(dao)(dao)制定(ding)決(jue)(jue)策(ce)(ce)后，對(dui)于如何(he)實施決(jue)(jue)策(ce)(ce)以及(ji)決(jue)(jue)策(ce)(ce)實施過程中(zhong)產生的(de)(de)一系列(lie)新(xin)情況(kuang)、新(xin)問題應如何(he)處理(li)(li)，秘書(shu)人(ren)員(yuan)也可(ke)提(ti)供(gong)參(can)考(kao)意見或反饋信息。除了為(wei)(wei)領(ling)(ling)(ling)(ling)導(dao)(dao)者的(de)(de)決(jue)(jue)策(ce)(ce)發(fa)揮建議(yi)參(can)謀的(de)(de)作(zuo)(zuo)用(yong)之(zhi)外，秘書(shu)人(ren)員(yuan)在(zai)(zai)(zai)擬寫文件、提(ti)供(gong)辦事(shi)和(he)辦會預案(an)、提(ti)供(gong)辦事(shi)的(de)(de)建議(yi)、綜合處理(li)(li)信息等工作(zuo)(zuo)中(zhong)，也需要充分(fen)運用(yong)自己(ji)的(de)(de)聰明(ming)才智，努力發(fa)揮為(wei)(wei)領(ling)(ling)(ling)(ling)導(dao)(dao)者提(ti)供(gong)建議(yi)和(he)參(can)謀的(de)(de)作(zuo)(zuo)用(yong)。
(二)事(shi)務助手作用
秘(mi)(mi)書(shu)(shu)人員(yuan)所起(qi)的(de)事(shi)務(wu)(wu)助(zhu)手作用(yong)更(geng)多(duo)的(de)是指秘(mi)(mi)書(shu)(shu)人員(yuan)輔助(zhu)領導(dao)(dao)做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)決策(ce)工(gong)(gong)作以外(wai)的(de)具體(ti)(ti)事(shi)務(wu)(wu)性(xing)(xing)工(gong)(gong)作，使(shi)領導(dao)(dao)者有(you)更(geng)多(duo)的(de)時(shi)(shi)間和精力主抓大政方(fang)(fang)針(zhen)問(wen)題，做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)科學決策(ce)事(shi)項。秘(mi)(mi)書(shu)(shu)工(gong)(gong)作的(de)助(zhu)手作用(yong)主要(yao)體(ti)(ti)現在(zai)下列(lie)各(ge)方(fang)(fang)面的(de)工(gong)(gong)作：一是做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)日常的(de)文(wen)書(shu)(shu)處理、會務(wu)(wu)和檔(dang)案管理工(gong)(gong)作;二是做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)文(wen)件信息的(de)加工(gong)(gong)篩(shai)選工(gong)(gong)作;三(san)是做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)領導(dao)(dao)臨(lin)時(shi)(shi)交(jiao)辦的(de)工(gong)(gong)作;四(si)是做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)公務(wu)(wu)接(jie)(jie)洽、信訪接(jie)(jie)待和領導(dao)(dao)活動(dong)安排工(gong)(gong)作;五是做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)領導(dao)(dao)人某些(xie)必(bi)要(yao)的(de)生(sheng)活服務(wu)(wu)工(gong)(gong)作等(deng)。此外(wai)，秘(mi)(mi)書(shu)(shu)人員(yuan)還應當充分發揮(hui)主動(dong)性(xing)(xing)，積極做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)各(ge)方(fang)(fang)面的(de)服務(wu)(wu)工(gong)(gong)作，爭取(qu)成為領導(dao)(dao)的(de)得力助(zhu)手。
(三(san))中心樞紐作用
每(mei)一個機關、團體(ti)、企事業單(dan)位都(dou)擁(yong)有一套指(zhi)揮管理系統。而秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)部(bu)門則正處于這套系統的(de)中(zhong)樞位置(zhi)，發揮著其他職能部(bu)門不可替(ti)代的(de)中(zhong)心(xin)樞紐(niu)作(zuo)(zuo)(zuo)用。領導(dao)集體(ti)或者領導(dao)者個人的(de)決策、指(zhi)示，都(dou)要通過(guo)秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)傳遞給(gei)實施(shi)單(dan)位。因(yin)此，秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)是(shi)否(fou)健全完善，其工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)是(shi)否(fou)運轉(zhuan)自(zi)如，直接(jie)關系到機關工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)能否(fou)正常運轉(zhuan)。因(yin)此，必須充分(fen)發揮好秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)部(bu)門的(de)中(zhong)心(xin)樞紐(niu)作(zuo)(zuo)(zuo)用，真正做(zuo)到“上情(qing)(qing)下達，下情(qing)(qing)上達”。
(四(si))統籌協調作用
統籌協調(diao)工作(zuo)是(shi)秘(mi)(mi)書工作(zuo)中(zhong)的(de)(de)一(yi)(yi)項重要(yao)(yao)內容，也是(shi)秘(mi)(mi)書工作(zuo)的(de)(de)一(yi)(yi)項重要(yao)(yao)職能，主(zhu)要(yao)(yao)體(ti)現在(zai)(zai)三(san)個方(fang)面(mian)：第一(yi)(yi)，在(zai)(zai)領(ling)導決(jue)策(ce)中(zhong)發揮協調(diao)作(zuo)用。決(jue)策(ce)前，領(ling)導者大都責成秘(mi)(mi)書人員對于(yu)要(yao)(yao)決(jue)策(ce)的(de)(de)問(wen)題組織或協同有(you)關部門進行調(diao)研(yan)論證(zheng);決(jue)策(ce)后，秘(mi)(mi)書人員還(huan)要(yao)(yao)協同相關部門做好信(xin)息反饋(kui)工作(zuo)，調(diao)查各(ge)有(you)關實(shi)施單位對于(yu)決(jue)策(ce)的(de)(de)具體(ti)落(luo)實(shi)情況，保持工作(zuo)運行的(de)(de)暢通。第二，對于(yu)日(ri)常(chang)工作(zuo)中(zhong)難以解決(jue)的(de)(de)重要(yao)(yao)問(wen)題，秘(mi)(mi)書人員還(huan)要(yao)(yao)秉承領(ling)導思想同時協調(diao)各(ge)方(fang)力量，抓緊解決(jue)和落(luo)實(shi)。第三(san)，在(zai)(zai)日(ri)常(chang)辦文、辦會、辦事過程中(zhong)，哪(na)些環節(jie)出現矛(mao)盾，一(yi)(yi)般均需要(yao)(yao)秘(mi)(mi)書人員按(an)照領(ling)導的(de)(de)指示同各(ge)方(fang)協調(diao)關系(xi)，促(cu)進決(jue)策(ce)的(de)(de)落(luo)實(shi)。
(五)形象窗(chuang)口作用
在(zai)日常工(gong)作和(he)各種(zhong)交往中(zhong)，秘書人員(yuan)需要經常代表機關或領(ling)(ling)導人出面(mian)，例如內外(wai)聯系、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜(yi)均需要由秘書出面(mian)完成。而對外(wai)行(xing)文、組織(zhi)會議、安(an)排(pai)領(ling)(ling)導人的(de)公務活(huo)動，更是秘書形(xing)象窗口作用在(zai)工(gong)作上的(de)反映。因此(ci)，一(yi)個機關的(de)形(xing)象及其工(gong)作面(mian)貌(mao)、工(gong)作作風、領(ling)(ling)導者的(de)形(xing)象等都與秘書工(gong)作的(de)形(xing)象窗口作用有著(zhu)非常密切的(de)聯系，秘書人員(yuan)在(zai)日常工(gong)作和(he)生活(huo)中(zhong)要堅決抵制“門難(nan)進、臉(lian)難(nan)看(kan)、話難(nan)聽(ting)、事難(nan)辦”的(de)官(guan)僚主義作風和(he)習(xi)氣。
秘(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)作的性(xing)質和(he)(he)(he)地(di)位決定了(le)秘(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)作是機關工(gong)(gong)(gong)作中各(ge)(ge)種(zhong)信(xin)(xin)息的主(zhu)要(yao)集散(san)地(di)，因此，秘(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)作成(cheng)為(wei)方(fang)便領(ling)(ling)導(dao)(dao)工(gong)(gong)(gong)作和(he)(he)(he)機關工(gong)(gong)(gong)作的“信(xin)(xin)息庫”和(he)(he)(he)“資料庫”，隨時向領(ling)(ling)導(dao)(dao)者提供(gong)信(xin)(xin)息咨詢和(he)(he)(he)服(fu)務。因此，秘(mi)書(shu)人員(yuan)常常需(xu)要(yao)主(zhu)動(dong)進(jin)行(xing)調查研(yan)究工(gong)(gong)(gong)作，及時地(di)采(cai)集和(he)(he)(he)收錄各(ge)(ge)種(zhong)有用信(xin)(xin)息，向領(ling)(ling)導(dao)(dao)提供(gong)需(xu)要(yao)了(le)解和(he)(he)(he)掌握(wo)的各(ge)(ge)種(zhong)動(dong)態信(xin)(xin)息，做好領(ling)(ling)導(dao)(dao)的各(ge)(ge)項輔(fu)助和(he)(he)(he)服(fu)務工(gong)(gong)(gong)作。
三、秘書工作的性質
秘書工(gong)(gong)作(zuo)是因領導工(gong)(gong)作(zuo)的需(xu)要而(er)存在的，屬于機(ji)關工(gong)(gong)作(zuo)的一部分。要想準確(que)理解秘書工(gong)(gong)作(zuo)的性質(zhi)，需(xu)要將其(qi)放(fang)在領導工(gong)(gong)作(zuo)和(he)機(ji)關工(gong)(gong)作(zuo)的領域來觀(guan)察和(he)認識。
(一)秘書工作的輔助性
秘(mi)(mi)書工作(zuo)的(de)(de)輔助性是指秘(mi)(mi)書工作(zuo)在(zai)領導工作(zuo)中(zhong)所具有的(de)(de)輔助性。秘(mi)(mi)書工作(zuo)的(de)(de)產生(sheng)具有必然性，它是由于(yu)統(tong)治階級和領導群體為了(le)滿足其(qi)自(zi)身(shen)工作(zuo)運轉需求而(er)(er)產生(sheng)的(de)(de)。這就決定(ding)了(le)秘(mi)(mi)書人(ren)員(yuan)(yuan)在(zai)處理(li)解決任何問(wen)(wen)題的(de)(de)時候，都需要(yao)根據(ju)領導者(zhe)的(de)(de)意(yi)圖和需求來做(zuo)，而(er)(er)不(bu)是代替領導者(zhe)作(zuo)出決定(ding)。即使(shi)秘(mi)(mi)書人(ren)員(yuan)(yuan)對(dui)某些問(wen)(wen)題提出了(le)解決方案，這些方案也需要(yao)經(jing)過(guo)領導機關權衡確定(ding)后才能(neng)執行。秘(mi)(mi)書工作(zuo)機構或(huo)秘(mi)(mi)書人(ren)員(yuan)(yuan)只能(neng)站(zhan)在(zai)輔助的(de)(de)位置上行使(shi)職能(neng)，既不(bu)能(neng)缺位，也不(bu)能(neng)錯位，更(geng)不(bu)能(neng)越位。秘(mi)(mi)書工作(zuo)人(ren)員(yuan)(yuan)需要(yao)對(dui)自(zi)身(shen)進行準確定(ding)位，努力發揮好秘(mi)(mi)書工作(zuo)在(zai)領導工作(zuo)中(zhong)的(de)(de)參謀輔助作(zuo)用(yong)。
(二)秘書工(gong)作的樞紐性
秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)樞(shu)(shu)紐性(xing)是(shi)指秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)在機關(guan)(guan)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)中具有(you)(you)樞(shu)(shu)紐性(xing)作(zuo)(zuo)用。由于秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)部(bu)(bu)門(men)是(shi)整個機關(guan)(guan)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)正(zheng)常運(yun)(yun)轉(zhuan)的(de)必要條件和組織保障，因此只有(you)(you)秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)井然有(you)(you)序(xu)，高質量、高效(xiao)率地運(yun)(yun)轉(zhuan)，才(cai)能夠實(shi)現整個機關(guan)(guan)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)各項職能，做到上(shang)情(qing)下(xia)達(da)、下(xia)情(qing)上(shang)達(da)、左右協調、步調統一，并帶(dai)動職能部(bu)(bu)門(men)同步運(yun)(yun)轉(zhuan)。這種樞(shu)(shu)紐與核心地位決定了秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)重要性(xing)。
(三)秘書工作的(de)機要(yao)性
秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu)工(gong)(gong)作是(shi)一(yi)(yi)項機(ji)(ji)(ji)要性很強的(de)(de)工(gong)(gong)作，這點主要是(shi)針對秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu)工(gong)(gong)作的(de)(de)具(ju)體內容而(er)言的(de)(de)。漢語中(zhong)“秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu)”一(yi)(yi)詞(ci)，包含有“秘(mi)(mi)(mi)密”的(de)(de)意思，而(er)英語中(zhong)的(de)(de)“secretary”(秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu))一(yi)(yi)詞(ci)中(zhong)的(de)(de)詞(ci)干“secret”，意思也(ye)是(shi)“秘(mi)(mi)(mi)密”。因此，單從(cong)“秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu)”一(yi)(yi)詞(ci)的(de)(de)字面(mian)意思就可(ke)以反映出秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu)工(gong)(gong)作的(de)(de)機(ji)(ji)(ji)要性。由于秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu)工(gong)(gong)作是(shi)輔(fu)助(zhu)領導(dao)工(gong)(gong)作的(de)(de)，而(er)各級領導(dao)中(zhong)樞(shu)都是(shi)機(ji)(ji)(ji)密核心。秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu)部(bu)門是(shi)各級領導(dao)中(zhong)樞(shu)的(de)(de)綜合(he)辦事機(ji)(ji)(ji)關，秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu)人員在領導(dao)身邊(bian)工(gong)(gong)作，必然要接觸到(dao)各種機(ji)(ji)(ji)密。特別是(shi)重要部(bu)門領導(dao)人的(de)(de)秘(mi)(mi)(mi)書(shu)(shu)(shu)，由于掌握更多的(de)(de)重要情況，其機(ji)(ji)(ji)要性更強。
(四(si))秘書工作的政治性
秘(mi)書工作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)政(zheng)治(zhi)性是針對秘(mi)書工作(zuo)(zuo)(zuo)人員本(ben)身而格(ge)外強(qiang)調(diao)的(de)(de)(de)。這是因為(wei)秘(mi)書部門處于(yu)核心要(yao)害部門，秘(mi)書人員在(zai)領導身邊工作(zuo)(zuo)(zuo)，接觸(chu)到工作(zuo)(zuo)(zuo)中的(de)(de)(de)機(ji)密(mi)核心文件也(ye)會很多。這就需要(yao)在(zai)對秘(mi)書工作(zuo)(zuo)(zuo)人員的(de)(de)(de)選(xuan)拔和任用(yong)上要(yao)格(ge)外慎重，要(yao)求其(qi)能夠做到政(zheng)治(zhi)上絕對忠(zhong)實(shi)可靠，有高度的(de)(de)(de)保密(mi)觀念，嚴格(ge)遵守(shou)保密(mi)紀律，嚴守(shou)各(ge)種機(ji)密(mi)。此外，我們黨和國家對秘(mi)書人員的(de)(de)(de)選(xuan)用(yong)條件還專門制定頒發(fa)了機(ji)要(yao)秘(mi)書工作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)規定，其(qi)中，任用(yong)前要(yao)進行(xing)政(zheng)治(zhi)審查，任用(yong)后要(yao)經(jing)常(chang)進行(xing)保密(mi)教育(yu)，都是出于(yu)秘(mi)書工作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)客觀現實(shi)需要(yao)。
四、秘書工作的職能
(一)事(shi)務(wu)性助手職能——協(xie)助領導處理各種事(shi)務(wu)
秘(mi)(mi)書部(bu)門的(de)(de)'一個重要(yao)職責就是協助領(ling)(ling)導(dao)處(chu)理各種日常事(shi)務(wu)(wu)(wu)，保證領(ling)(ling)導(dao)機關與領(ling)(ling)導(dao)活(huo)動能夠高(gao)效運轉。事(shi)務(wu)(wu)(wu)性工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)是任何(he)機關都無法回(hui)避的(de)(de)。比如公務(wu)(wu)(wu)往來(lai)或(huo)會議(yi)上使用的(de)(de)大量(liang)文稿(gao)需(xu)(xu)要(yao)有人(ren)撰(zhuan)寫和處(chu)理;工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)中(zhong)(zhong)的(de)(de)許多(duo)問題需(xu)(xu)要(yao)通過(guo)(guo)采集信息和調查研究才能解決;推(tui)進(jin)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)過(guo)(guo)程中(zhong)(zhong)有許多(duo)環節(jie)出現(xian)矛盾，需(xu)(xu)要(yao)有人(ren)進(jin)行協調處(chu)理;還有接(jie)待信訪、機要(yao)、交通、接(jie)聽電話、值班等(deng)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)，這(zhe)些工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)均需(xu)(xu)要(yao)耗用大量(liang)的(de)(de)時間和精力，但是這(zhe)又(you)屬于秘(mi)(mi)書部(bu)門的(de)(de)基礎性工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)，也是秘(mi)(mi)書部(bu)門最(zui)頻繁的(de)(de)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)內容(rong)，因此，秘(mi)(mi)書部(bu)門要(yao)為(wei)領(ling)(ling)導(dao)辦好這(zhe)些工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)，使其(qi)可以(yi)從瑣碎的(de)(de)日常辦公事(shi)務(wu)(wu)(wu)中(zhong)(zhong)脫身，集中(zhong)(zhong)更多(duo)的(de)(de)時間和精力處(chu)理全(quan)局工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)或(huo)者研究解決重大政策性問題。
(二)智能(neng)性參謀職能(neng)——幫(bang)助領導制定正確決策
在(zai)新時(shi)期下(xia)，秘書(shu)工(gong)(gong)作除了要(yao)做好日常各項事(shi)務(wu)性工(gong)(gong)作外，更要(yao)大力加強(qiang)和發揮好參(can)(can)謀作用(yong)，加強(qiang)信(xin)息(xi)調研和監督檢查(cha)工(gong)(gong)作的(de)(de)力度，為領(ling)導決(jue)策(ce)的(de)(de)科學化(hua)提(ti)(ti)供(gong)有(you)效的(de)(de)服(fu)務(wu)。秘書(shu)工(gong)(gong)作的(de)(de)參(can)(can)謀職能是在(zai)辦(ban)理包(bao)括各類(lei)事(shi)務(wu)性工(gong)(gong)作的(de)(de)過(guo)程中體現出來的(de)(de)，尤其是在(zai)調查(cha)研究、信(xin)息(xi)處(chu)理、公(gong)務(wu)督查(cha)、綜(zong)合協調等工(gong)(gong)作過(guo)程中，秘書(shu)人員需要(yao)根據了解和掌握的(de)(de)有(you)關(guan)情況，及(ji)時(shi)向(xiang)領(ling)導提(ti)(ti)出工(gong)(gong)作建議，提(ti)(ti)供(gong)決(jue)策(ce)的(de)(de)參(can)(can)考信(xin)息(xi)和依據，或者回答領(ling)導提(ti)(ti)出的(de)(de)相(xiang)關(guan)問題(ti)，為領(ling)導機關(guan)的(de)(de)決(jue)策(ce)活動提(ti)(ti)供(gong)信(xin)息(xi)服(fu)務(wu)。
秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)參謀(mou)和助(zhu)手職能是(shi)從秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)整(zheng)體(ti)性而(er)言(yan)的(de)(de)(de)，滲(shen)透并體(ti)現在秘(mi)(mi)書(shu)人員為領(ling)導(dao)辦(ban)文、辦(ban)會(hui)、辦(ban)事(shi)(shi)這“三辦(ban)”的(de)(de)(de)大量具體(ti)事(shi)(shi)務(wu)性的(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)過(guo)程中。脫離具體(ti)的(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)參謀(mou)和助(zhu)手職能也就成為“空(kong)中樓閣”。因此，秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)需(xu)要切實當(dang)好領(ling)導(dao)的(de)(de)(de)參謀(mou)助(zhu)手，腳(jiao)踏(ta)實地(di)地(di)做好為領(ling)導(dao)服務(wu)的(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)。
五、秘書工作的特征
(一)秘書工作的本質特征
秘書(shu)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)與其(qi)他工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的本質區別在于(yu)秘書(shu)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)從屬(shu)于(yu)一定(ding)的領(ling)(ling)導機關(guan)或領(ling)(ling)導者，并為領(ling)(ling)導工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)提供綜合(he)輔助性服(fu)(fu)務(wu)。因此，綜合(he)輔助性服(fu)(fu)務(wu)是(shi)秘書(shu)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的本質屬(shu)性。其(qi)具體體現(xian)為：(1)所有秘書(shu)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)都要圍(wei)(wei)繞領(ling)(ling)導工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)展開。領(ling)(ling)導工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)涉及哪里，其(qi)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)范圍(wei)(wei)就要擴展或延伸到哪里。(2)能(neng)夠參(can)加領(ling)(ling)導班子的各(ge)種會(hui)議(yi)并共同研究問題，并提出各(ge)種解決(jue)問題的方案，但是(shi)只有發言權(quan)而無表決(jue)權(quan)，更無決(jue)定(ding)權(quan)。(3)秘書(shu)人員在處理任何(he)問題時，一般只能(neng)根據(ju)領(ling)(ling)導的意(yi)圖和指示(shi)的精神辦理，不能(neng)超越職權(quan)范圍(wei)(wei)自作(zuo)(zuo)主(zhu)張。
(二)秘書工作的(de)一般特征
秘(mi)(mi)書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)除了具有(you)(you)(you)綜(zong)合(he)輔助性(xing)(xing)(xing)(xing)服(fu)(fu)(fu)務這一本(ben)質(zhi)屬性(xing)(xing)(xing)(xing)外(wai)，還具有(you)(you)(you)政治性(xing)(xing)(xing)(xing)、被(bei)動性(xing)(xing)(xing)(xing)、綜(zong)合(he)性(xing)(xing)(xing)(xing)、全(quan)面性(xing)(xing)(xing)(xing)、事務性(xing)(xing)(xing)(xing)、靈(ling)活性(xing)(xing)(xing)(xing)的(de)(de)(de)(de)特點(dian)，這些特征是(shi)由(you)其(qi)本(ben)質(zhi)特征所決定的(de)(de)(de)(de)、為(wei)(wei)各類秘(mi)(mi)書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)所共有(you)(you)(you)的(de)(de)(de)(de)特征，具體(ti)(ti)體(ti)(ti)現(xian)為(wei)(wei)：(1)政治性(xing)(xing)(xing)(xing)。由(you)于(yu)我(wo)國的(de)(de)(de)(de)秘(mi)(mi)書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)是(shi)為(wei)(wei)人民政權服(fu)(fu)(fu)務的(de)(de)(de)(de)，與黨和(he)國家(jia)的(de)(de)(de)(de)根(gen)本(ben)利益密切相(xiang)關，因此，秘(mi)(mi)書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)具有(you)(you)(you)強烈的(de)(de)(de)(de)政治色彩。(2)被(bei)動性(xing)(xing)(xing)(xing)。主要(yao)體(ti)(ti)現(xian)為(wei)(wei)兩點(dian)：一是(shi)秘(mi)(mi)書的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)根(gen)據(ju)領導的(de)(de)(de)(de)需要(yao)來安排;二(er)是(shi)凡是(shi)無法分解(jie)到(dao)具體(ti)(ti)部門(men)的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)都由(you)秘(mi)(mi)書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)來承擔(dan)。(3)綜(zong)合(he)性(xing)(xing)(xing)(xing)。這是(shi)由(you)于(yu)秘(mi)(mi)書部門(men)作(zuo)為(wei)(wei)綜(zong)合(he)性(xing)(xing)(xing)(xing)服(fu)(fu)(fu)務部門(men)的(de)(de)(de)(de)性(xing)(xing)(xing)(xing)質(zhi)所決定的(de)(de)(de)(de)。(4)事務性(xing)(xing)(xing)(xing)。這是(shi)由(you)秘(mi)(mi)書部門(men)所處理的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)內容來決定的(de)(de)(de)(de)。(5)靈(ling)活性(xing)(xing)(xing)(xing)。這是(shi)因為(wei)(wei)秘(mi)(mi)書工(gong)(gong)(gong)作(zuo)經常會遇到(dao)突發情況，要(yao)求(qiu)秘(mi)(mi)書能夠具備很強的(de)(de)(de)(de)變通能力，從而靈(ling)活處理問題(ti)。
六、秘書工作的規律
(一)秘(mi)書工作的基本規律
1.領導工作(zuo)對綜合輔助性服(fu)務(wu)的需求是秘書(shu)工作(zuo)存在的客觀基礎
秘(mi)(mi)書(shu)人員(yuan)提供(gong)的(de)綜(zong)合輔助性服(fu)(fu)務(wu)與領導(dao)者(zhe)對綜(zong)合輔助性服(fu)(fu)務(wu)的(de)需求(qiu)之間，本質上是(shi)一(yi)種供(gong)求(qiu)關系。其中，領導(dao)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)“需求(qiu)”居于支配和主導(dao)地(di)位，而秘(mi)(mi)書(shu)人員(yuan)的(de)“供(gong)給”則處于服(fu)(fu)從(cong)和次(ci)要地(di)位。因此(ci)，領導(dao)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)“需求(qiu)”是(shi)秘(mi)(mi)書(shu)人員(yuan)的(de)“供(gong)給”，即(ji)秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)賴以存在的(de)客觀基(ji)礎。
2.秘書工(gong)作高質(zhi)量的綜合輔(fu)助性服(fu)務是領導(dao)工(gong)作正常開展的必要(yao)條(tiao)件
由于領(ling)(ling)導(dao)工作(zuo)對綜(zong)合(he)輔(fu)助(zhu)性服務(wu)的(de)(de)(de)需求是嚴(yan)格限定在(zai)公務(wu)活動的(de)(de)(de)范圍之(zhi)內的(de)(de)(de)，主要是指領(ling)(ling)導(dao)者在(zai)實施領(ling)(ling)導(dao)行為的(de)(de)(de)過(guo)程(cheng)中，需要秘(mi)書人員輔(fu)助(zhu)完成的(de)(de)(de)公共事務(wu)。隨著(zhu)新(xin)時期的(de)(de)(de)發(fa)展，領(ling)(ling)導(dao)工作(zuo)所(suo)面臨的(de)(de)(de)矛盾和問題漸趨(qu)復雜化，因(yin)此，秘(mi)書人員高質量的(de)(de)(de)綜(zong)合(he)輔(fu)助(zhu)性服務(wu)是領(ling)(ling)導(dao)工作(zuo)正常開展的(de)(de)(de)必要條件(jian)。
3.不斷滿(man)足領導工(gong)作(zuo)對綜(zong)合輔(fu)助性服務的需求是(shi)推進秘書工(gong)作(zuo)的根本動力
設立秘(mi)書(shu)(shu)部(bu)門是領(ling)導工(gong)作(zuo)對綜合輔助性服(fu)務的(de)客觀需(xu)(xu)求。隨著這種需(xu)(xu)求的(de)日(ri)漸強化，將會(hui)對秘(mi)書(shu)(shu)部(bu)門的(de)服(fu)務水(shui)平提(ti)出更高的(de)標(biao)準和(he)更嚴的(de)要求，這必然推動秘(mi)書(shu)(shu)工(gong)作(zuo)向新的(de)水(shui)平邁(mai)進和(he)發展。所以，不斷(duan)滿足領(ling)導工(gong)作(zuo)的(de)需(xu)(xu)求是推進秘(mi)書(shu)(shu)工(gong)作(zuo)的(de)根本動力。
4.領導(dao)者對綜合輔助(zhu)性服務(wu)的(de)滿意程度是檢驗秘(mi)書工作水平的(de)主要標志(zhi)
領(ling)導者對于綜合輔助性服務(wu)的(de)(de)期望是(shi)“沒有(you)最好，只有(you)更好”。而從(cong)秘(mi)書(shu)(shu)工(gong)作的(de)(de)價值角度來看，一切活動均是(shi)為了確保領(ling)導職(zhi)能的(de)(de)正常(chang)運轉。領(ling)導對秘(mi)書(shu)(shu)人員提供服務(wu)的(de)(de)滿(man)意程度越高(gao)，領(ling)導工(gong)作績(ji)效越明顯，秘(mi)書(shu)(shu)工(gong)作的(de)(de)價值就越大。因此，領(ling)導對綜合輔助性服務(wu)的(de)(de)滿(man)意程度是(shi)檢(jian)驗秘(mi)書(shu)(shu)工(gong)作水平的(de)(de)主(zhu)要(yao)標志。
秘書人員要(yao)(yao)深刻認識(shi)秘書工(gong)作的(de)(de)普遍規(gui)律，正視秘書工(gong)作的(de)(de)服(fu)務水平與領導工(gong)作的(de)(de)服(fu)務需求(qiu)之間的(de)(de)矛盾，明確(que)秘書工(gong)作的(de)(de)重要(yao)(yao)價值，更好地為領導做好綜合輔助(zhu)性服(fu)務。
(二(er))秘書工作(zuo)的具(ju)體規律
秘書(shu)工作(zuo)具體(ti)規律實質上(shang)是秘書(shu)工作(zuo)基本規律的具體(ti)表現，其主要(yao)體(ti)現為下(xia)述三點：
1.秘書參謀活動的規律
所謂秘(mi)書的參(can)謀(mou)活動是指以出謀(mou)獻策(ce)(ce)為(wei)(wei)手(shou)段，以輔(fu)助領導(dao)(dao)決(jue)策(ce)(ce)為(wei)(wei)目的。秘(mi)書部門(men)在行(xing)使參(can)謀(mou)職(zhi)能時應當注意以下規律性(xing)認識：(1)將(jiang)秘(mi)書參(can)謀(mou)職(zhi)能寓于具體工作中(zhong)。(2)秘(mi)書參(can)謀(mou)方(fang)向必須與(yu)領導(dao)(dao)決(jue)策(ce)(ce)目標(biao)保持(chi)同一性(xing)。(3)秘(mi)書參(can)謀(mou)內(nei)容必須與(yu)領導(dao)(dao)決(jue)策(ce)(ce)需求(qiu)相(xiang)一致。(4)秘(mi)書參(can)謀(mou)方(fang)法必須與(yu)領導(dao)(dao)決(jue)策(ce)(ce)特(te)征相(xiang)適應。
2.辦(ban)公室日(ri)常運轉的(de)規(gui)律
辦公(gong)(gong)室(shi)(shi)作(zuo)(zuo)為秘書工(gong)作(zuo)(zuo)的(de)主(zhu)要場所，處(chu)于中(zhong)樞地位。辦公(gong)(gong)室(shi)(shi)的(de)工(gong)作(zuo)(zuo)既有程序(xu)性、穩定性的(de)一面，又有隨機性、靈活性的(de)一面。在日常運轉(zhuan)工(gong)作(zuo)(zuo)中(zhong)，應注意(yi)以下規(gui)律：(1)區分辦公(gong)(gong)室(shi)(shi)工(gong)作(zuo)(zuo)的(de)輕重緩急。(2)增強(qiang)辦公(gong)(gong)室(shi)(shi)工(gong)作(zuo)(zuo)的(de)質量和(he)效率(lv)意(yi)識。(3)優化辦公(gong)(gong)室(shi)(shi)環境氛圍，塑造(zao)健康的(de)辦公(gong)(gong)室(shi)(shi)文化，增強(qiang)辦公(gong)(gong)室(shi)(shi)工(gong)作(zuo)(zuo)人員的(de)凝聚力和(he)向心力。
3.秘書寫作活動的(de)規(gui)律
寫作(zuo)作(zuo)為(wei)秘(mi)(mi)書(shu)(shu)人(ren)員(yuan)(yuan)的(de)(de)一(yi)項經(jing)常性(xing)工(gong)作(zuo)，體現了(le)秘(mi)(mi)書(shu)(shu)人(ren)員(yuan)(yuan)發(fa)揮(hui)參謀(mou)和(he)助手作(zuo)用的(de)(de)重要(yao)(yao)職能。在秘(mi)(mi)書(shu)(shu)寫作(zuo)實踐中，經(jing)過(guo)人(ren)們逐漸總結和(he)摸索，形成了(le)以(yi)(yi)下一(yi)些規(gui)律性(xing)的(de)(de)認識(shi)： (1)秘(mi)(mi)書(shu)(shu)人(ren)員(yuan)(yuan)的(de)(de)知識(shi)、能力(li)、素質水平(ping)，要(yao)(yao)與(yu)“以(yi)(yi)文輔政”的(de)(de)職能相適應(ying)。(2)秘(mi)(mi)書(shu)(shu)人(ren)員(yuan)(yuan)的(de)(de)思(si)想(xiang)觀點(dian)，要(yao)(yao)與(yu)領導者的(de)(de)思(si)想(xiang)意圖相統一(yi)。(3)秘(mi)(mi)書(shu)(shu)寫作(zuo)的(de)(de)內容，要(yao)(yao)與(yu)領導工(gong)作(zuo)的(de)(de)要(yao)(yao)求(qiu)相合(he)拍。(4)秘(mi)(mi)書(shu)(shu)起草(cao)文稿(gao)的(de)(de)風(feng)格(ge)，要(yao)(yao)與(yu)領導者風(feng)格(ge)、個性(xing)相協調。(5)秘(mi)(mi)書(shu)(shu)起草(cao)文稿(gao)的(de)(de)表達，要(yao)(yao)與(yu)領導立意相吻合(he)。
秘(mi)書的(de)寫作行為和文(wen)稿(gao)質量(liang)，必須以符合領(ling)導(dao)工(gong)作需求(qiu)為本質。高質量(liang)的(de)公文(wen)文(wen)稿(gao)，對于推動(dong)領(ling)導(dao)工(gong)作，實現領(ling)導(dao)職能(neng)起著舉足輕(qing)重的(de)作用。
此(ci)外(wai)，在秘(mi)(mi)書(shu)調(diao)研、公務督查、綜合協調(diao)、會議服(fu)務、信息服(fu)務等(deng)秘(mi)(mi)書(shu)專項(xiang)活(huo)動(dong)(dong)中，均包含著(zhu)各自的(de)規律性。秘(mi)(mi)書(shu)人員要透過紛繁復雜的(de)工(gong)作(zuo)內容，不(bu)斷摸索和掌握秘(mi)(mi)書(shu)工(gong)作(zuo)的(de)內在規律，并自覺(jue)用于指導實踐活(huo)動(dong)(dong)。
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