文秘(mi)崗位基礎專(zhuan)業知識

　　人類在(zai)創造了文字的(de)(de)(de)同時,就開(kai)始用文字(書面語言)進行交流,用書面語言來記錄(lu)事件、發表議論、抒(shu)(shu)發情懷。隨著時代(dai)的(de)(de)(de)不斷進步和人類的(de)(de)(de)探索和總結,逐步形(xing)成了幾種(zhong)相對固定的(de)(de)(de)書面語言表達(da)方(fang)法,即記敘、議論、說明(ming)、和抒(shu)(shu)情(描寫),古今中(zhong)外的(de)(de)(de)所有用文字記錄(lu)的(de)(de)(de)文體(ti)都(dou)離不開(kai)這(zhe)幾種(zhong)基本表達(da)方(fang)法。

　　在我國,無論是古代的先秦文學如諸子散文、詩經、楚辭,還是唐詩、宋詞、元曲(qu)、明(ming)清小說或其他文化現(xian)(xian)象中的各種(zhong)文體,也無論是近代還是現(xian)(xian)代文化現(xian)(xian)象中的各種(zhong)文體,都離不開以(yi)上幾(ji)種(zhong)表達方法。

　　,并非所有的(de)(de)(de)文(wen)(wen)體(ti)都用(yong)這(zhe)(zhe)幾種方(fang)(fang)法,在(zai)文(wen)(wen)秘(mi)工作中(zhong)(zhong)占重(zhong)(zhong)要部分(fen)的(de)(de)(de)公文(wen)(wen),就(jiu)只(zhi)是(shi)多(duo)用(yong)記敘、說明(ming)和議論,甚至連議論也(ye)用(yong)得(de)很少,抒情(qing)和描寫兩種方(fang)(fang)法幾乎不用(yong)。在(zai)這(zhe)(zhe)淵遠流長、博大精深的(de)(de)(de)文(wen)(wen)化(hua)領域中(zhong)(zhong),雖然文(wen)(wen)秘(mi)涉及(ji)的(de)(de)(de)范圍很廣:黨政機(ji)關、軍(jun)隊、企(qi)事(shi)業單位、人(ren)民團體(ti)等凡是(shi)有人(ren)群的(de)(de)(de)地方(fang)(fang)都無處不在(zai),但它(ta)僅僅是(shi)滄(cang)海一(yi)粟(su)。而就(jiu)是(shi)這(zhe)(zhe)小小的(de)(de)(de)一(yi)席之地,在(zai)人(ren)們的(de)(de)(de)書面語言交(jiao)流中(zhong)(zhong)起著舉足輕重(zhong)(zhong)的(de)(de)(de)作用(yong)。

　　我們在(zai)座的(de)都是從事(shi)企業管理的(de),雖不是專職(zhi)文秘工作(zuo)(zuo)人員,但所做(zuo)的(de)工作(zuo)(zuo)中,有(you)(you)(you)相(xiang)當(dang)一部分涉及文秘工作(zuo)(zuo),因此(ci)學習和(he)探討文秘工作(zuo)(zuo)十分必要。我今天(tian)講的(de),有(you)(you)(you)的(de)教科(ke)書上有(you)(you)(you),有(you)(you)(you)的(de)教科(ke)書上沒有(you)(you)(you),是根據本人從事(shi)多年文字和(he)新聞工作(zuo)(zuo)積累的(de)點滴(di)經驗,并且,也是從本公司常用(yong)的(de)、最基本的(de)文秘工作(zuo)(zuo)出發,注(zhu)重于實用(yong)性(xing)和(he)可操作(zuo)(zuo)性(xing)。因時間倉促(cu),準(zhun)備不充(chong)分,如有(you)(you)(you)謬誤,以教科(ke)書為(wei)準(zhun)。

　　在(zai)一個(ge)企(qi)(qi)(qi)業(ye)中,文(wen)秘(mi)工作(zuo)具(ju)有(you)十分重(zhong)要的(de)(de)(de)`作(zuo)用,相關(guan)政策法規的(de)(de)(de)宣傳貫(guan)徹(che)、老(lao)總的(de)(de)(de)指令、公(gong)司的(de)(de)(de)決策、企(qi)(qi)(qi)業(ye)的(de)(de)(de)理念(nian)、員(yuan)工的(de)(de)(de)聲音,規章制度(du)、信息傳遞、社(she)交關(guan)系(xi)、溝(gou)通(tong)聯絡等(deng)等(deng),都會在(zai)文(wen)秘(mi)工作(zuo)中體(ti)現(xian)出來(lai)。換句(ju)話(hua)說(shuo),企(qi)(qi)(qi)業(ye)文(wen)秘(mi)工作(zuo)對內,在(zai)一定(ding)程度(du)上可證明企(qi)(qi)(qi)業(ye)的(de)(de)(de)實力,尤其是體(ti)現(xian)企(qi)(qi)(qi)業(ye)的(de)(de)(de)文(wen)化底蘊(yun),規范化運(yun)作(zuo)程度(du);對外(wai),可以(yi)擴大企(qi)(qi)(qi)業(ye)知名度(du),展示(shi)企(qi)(qi)(qi)業(ye)形(xing)象(xiang)。

　　為(wei)什么這樣說呢?以文(wen)(wen)(wen)秘工作中(zhong)最基本的(de)(de)部分——公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen)為(wei)例,一(yi)份好的(de)(de)公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen),對受文(wen)(wen)(wen)單位來說影響(xiang)重(zhong)大(da),如果(guo)是(shi)質量(liang)較高的(de)(de)報告(gao)或(huo)請示類上行(xing)公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen),可引起上級的(de)(de)高度重(zhong)視,如果(guo)是(shi)通知、規定之(zhi)內(nei)的(de)(de)下(xia)行(xing)公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen),可發揮較好的(de)(de)指導監督(du)作用;如果(guo)是(shi)公(gong)(gong)函(han)、倡(chang)議(yi)、挑(tiao)戰書之(zhi)類的(de)(de)平行(xing)公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen),受文(wen)(wen)(wen)者一(yi)定不會(hui)等(deng)閑(xian)視之(zhi),而(er)會(hui)慎重(zhong)對待(dai)。當然,好的(de)(de)公(gong)(gong)文(wen)(wen)(wen)不僅是(shi)內(nei)容(rong),形式也很重(zhong)要。

　　形式即格式,一般說來,公文的格式是相對固定的,如果我們的公文格式不規范,內容再好也會影響到受文單位或個人的接受程度,最起碼第一印象就不好,一是認為發文單位不正規,其二是認為不嚴肅,對受文單位不尊重,特別是上行文,有些一看就不規范的公文,也許上級領導連看都不會看,或者看一眼就扔在垃圾桶里了。誰(shui)還(huan)愿為你(ni)解決問題和矛盾?由此(ci)可見,企業文(wen)秘工(gong)作對(dui)于企業的(de)發(fa)展和壯大息(xi)息(xi)相關。

　　文(wen)秘(mi)工作范圍較(jiao)廣,包括公(gong)文(wen)寫(xie)作、公(gong)文(wen)處理、檔(dang)案管理等等。這里(li)的學問很深,大(da)學里(li)有專門的學科,我們(men)沒(mei)有時間和精力(li)、也(ye)沒(mei)有必要去(qu)深究,從我們(men)的工作實際出發,只膚淺地探討一(yi)下我們(men)平時所涉及(ji)的文(wen)秘(mi)工作。

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