Office辦公(gong)文秘使用技巧

　　辦(ban)公(gong)自動化已經(jing)成為現在文(wen)秘(mi)最(zui)普遍的(de)工作之一，下(xia)面給(gei)大(da)家介紹(shao)Office辦(ban)公(gong)文(wen)秘(mi)使用技巧，歡(huan)迎閱(yue)讀(du)!

　　Office辦公文秘使用技巧

　　數字格式批量轉換

　　在(zai)完成一(yi)篇(pian)報(bao)告(gao)后，才發現其中(zhong)(zhong)最有說服力的(de)(de)數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)顯得很(hen)不清楚，這樣就大(da)大(da)削弱了(le)文(wen)章的(de)(de)說服力。為了(le)讓這些(xie)數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)達到醒目的(de)(de)效果(guo)，可(ke)以(yi)為它們設(she)置(zhi)一(yi)些(xie)特(te)(te)殊(shu)格(ge) 式。按下“Ctrl+H”組(zu)合鍵調出查(cha)找和(he)替(ti)(ti)換對(dui)話框(kuang)，將光(guang)標(biao)定位在(zai)“查(cha)找內容(rong)(rong)”框(kuang)中(zhong)(zhong)，然后單擊“高(gao)級(ji)”展開對(dui)話框(kuang)，再單擊“特(te)(te)殊(shu)字(zi)(zi)(zi)符”并選擇“任(ren)意數(shu)(shu) 字(zi)(zi)(zi)”，這時“查(cha)找內容(rong)(rong)”中(zhong)(zhong)會(hui)自動顯示為“^#”。將光(guang)標(biao)定位在(zai)“替(ti)(ti)換為”框(kuang)中(zhong)(zhong)，然后在(zai)“特(te)(te)殊(shu)字(zi)(zi)(zi)符”中(zhong)(zhong)選擇“查(cha)找內容(rong)(rong)”，將顯示“^&”。接著單擊 “格(ge)式”為數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)設(she)置(zhi)一(yi)些(xie)特(te)(te)殊(shu)格(ge)式，比如字(zi)(zi)(zi)體加(jia)(jia)大(da)、文(wen)字(zi)(zi)(zi)加(jia)(jia)粗以(yi)及特(te)(te)殊(shu)顏色(se)等(deng)。最后單擊“全部替(ti)(ti)換”就可(ke)以(yi)了(le)。不過要注意，它會(hui)讓文(wen)檔中(zhong)(zhong)的(de)(de)所有數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)都(dou)改變(bian)的(de)(de)。

　　查找對話框中的快捷鍵

　　執行“編輯-查(cha)找”命令，或者(zhe)按(an)(an)“Ctrl+F”鍵(jian)(jian)調出查(cha)找對話(hua)框(kuang)，會發現對話(hua)框(kuang)中的(de)許多(duo)項(xiang)目之(zhi)后都有一個帶下劃線的(de)字母，這(zhe)就是(shi)此項(xiang)的(de)快捷鍵(jian)(jian)了，不過(guo)一 定要先按(an)(an)Alt鍵(jian)(jian)才能(neng)讓它們起作用，比如按(an)(an)“Alt+F”，是(shi)查(cha)找下一處，按(an)(an)“Alt+M”是(shi)打(da)開高級(ji)選(xuan)項(xiang)，按(an)(an)Alt+D/P/G，是(shi)在查(cha)找、替換(huan)、定位(wei) 這(zhe)三(san)個選(xuan)項(xiang)卡中切換(huan)等(deng)(本(ben)技巧同樣(yang)適合其(qi)它的(de)對話(hua)框(kuang))。

　　另外，在(zai)office2003中進行查(cha)找/替換(huan)(huan)時(shi)，我們經常(chang)會在(zai)不關(guan)閉查(cha)找/替換(huan)(huan)對話框(kuang)的情況下，切換(huan)(huan)到(dao)正文中進行修改，然后再回到(dao)查(cha)找/替換(huan)(huan)對話框(kuang)中繼(ji)續操作，一般都是通過鼠標點擊進行切換(huan)(huan)，其實直接按(an)Ctrl+Tab鍵(jian)就可(ke)以了(le)，非常(chang)方便。

　　在最后一次搜索結(jie)果中快速瀏(liu)覽

　　當(dang)你搜(sou)索(suo)完畢，退出(chu)查找(zhao)對話框(kuang)后，如果想回過頭看看剛才的搜(sou)索(suo)結果，這時不(bu)用再打(da)開(kai)查找(zhao)對話框(kuang)，直(zhi)接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就(jiu)可以在上一(yi)次的'搜(sou)索(suo)結果中快速瀏覽(lan)了。

　　高亮顯示所有搜索出來的結果

　　為了讓搜索(suo)(suo)出來的結(jie)(jie)果更(geng)醒目，可以讓搜索(suo)(suo)的結(jie)(jie)果內容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找(zhao)(zhao)對話框中選中“突出顯示所(suo)有(you)在該(gai)范(fan)圍找(zhao)(zhao)出的項(xiang)目”就可以了。

　　替換時巧妙保留書簽

　　假設在(zai)(zai)(zai)word中(zhong)有(you)這么一段文(wen)本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中(zhong)括號括起來(lai)的部分表示定(ding)義了(le)書(shu)簽，括號是為了(le)讓大家(jia)看的清楚，真(zhen)實文(wen)本中(zhong)并沒(mei)有(you)出現。如果在(zai)(zai)(zai)進行(xing)替換操作(zuo)時，將(jiang)兩個(ge)人物名(ming)稱(cheng)換成了(le)其它人名(ming)，那么書(shu)簽 也會隨之丟(diu)失。大家(jia)在(zai)(zai)(zai)定(ding)義書(shu)簽時，將(jiang)人名(ming)前后的空格都包括進來(lai)，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

　　使用圖片替換文本

　　有時我們可(ke)能想(xiang)用圖片(pian)來(lai)替換某些文本，比如，你可(ke)能想(xiang)用公司的(de)Logo圖片(pian)來(lai)替換文檔中的(de)所(suo)有公司名稱，可(ke)通過下(xia)面(mian)的(de)步(bu)驟來(lai)實(shi)現：

　　第一(yi)步：圖片(pian)插入到文檔中(zhong)(zhong)，選取它(ta)，再按(an)Ctrl+X鍵剪切把它(ta)放到系統的剪貼板中(zhong)(zhong)。

　　第(di)二步(bu)：按“Ctrl+H”鍵調出替換(huan)對(dui)話框(kuang)，在“查找內容”中輸(shu)入(ru)要替換(huan)的文本，在“替換(huan)為”中輸(shu)入(ru)“^c”(不含引號，下同)。

　　第(di)三步：可(ke)(ke)以(yi)單(dan)擊“查找下(xia)一(yi)處”、“替(ti)換(huan)”一(yi)個一(yi)個替(ti)換(huan)，也(ye)可(ke)(ke)以(yi)單(dan)擊“全部替(ti)換(huan)”一(yi)次性全部替(ti)換(huan)。這時(shi)文(wen)檔中的被替(ti)換(huan)的文(wen)字，就都會成(cheng)圖片了。

　　快速找出word中的域

　　為了(le)增加互動性，有些(xie)人會(hui)在word中插入大量的(de)域，數量一多，可能連作者自己都記(ji)不(bu)清了(le)。可以通過查找(zhao)功能，快速瀏覽這些(xie)域代碼。

　　第(di)一步：確定域代碼為打開(kai)狀態，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯(xian)示。

　　第二步：按(an)“Ctrl+F”鍵(jian)調出查找(zhao)對話框(kuang)，在“查找(zhao)內容”中輸入(ru)“^d”或(huo)者“^19”，然(ran)后(hou)連續按(an)“Alt+F”鍵(jian)，就可以快速瀏覽文檔中的域(yu)了(le)。

　　巧用替換批量設置文檔格式

　　在一(yi)(yi)些文(wen)章中，尤其(qi)是一(yi)(yi)些學術(shu)論文(wen)，會大量出現(xian)一(yi)(yi)些同樣的術(shu)語或關鍵詞，如果想讓(rang)這(zhe)些術(shu)語或關鍵詞有一(yi)(yi)個(ge)統一(yi)(yi)的格式(shi)，不用一(yi)(yi)個(ge)一(yi)(yi)個(ge)設置，用替換功能很快就(jiu)能完成。

　　第一(yi)步(bu)：找到要設(she)置格(ge)式的(de)(de)第一(yi)個術語(yu)或(huo)關鍵(jian)詞(如：“虛擬現實”)，設(she)置它(ta)的(de)(de)大小、字體、顏色等格(ge)式。選中設(she)置好(hao)的(de)(de)術語(yu)，按“Ctrl+C”鍵(jian)將它(ta)復(fu)制(zhi)到剪切(qie)板上。

　　第(di)二步：按(an)“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中(zhong)輸入(ru)“虛擬現實(shi)”，在“替換為”中(zhong)輸入(ru)“^c”，然(ran)后(hou)單擊“全部替換”按(an)鈕。文檔(dang)中(zhong)所有的“虛擬現實(shi)”一詞，就被(bei)設(she)置成統一的格式了。

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