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文秘工作技巧
常言道板凳(deng)要坐十(shi)年冷,從(cong)事文秘(mi)工作(zuo)首先要做好長期吃苦的(de)思想準備。下面(mian)是小編幫(bang)大家(jia)整(zheng)理的(de)文秘(mi)工作(zuo)技(ji)巧，歡迎(ying)閱讀，希(xi)望大家(jia)能夠喜歡。
文秘工作技巧
一、正確認識和定位辦公室文秘工作
辦公室文(wen)(wen)秘書跟在(zai)領導身邊工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，表面(mian)光鮮亮(liang)麗，較(jiao)為體面(mian)，但實質文(wen)(wen)秘工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)枯燥(zao)乏味，是(shi)一(yi)(yi)項(xiang)十分(fen)辛(xin)苦的(de)(de)職業。做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)文(wen)(wen)秘書工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)首(shou)先要(yao)樹(shu)立(li)吃苦意識，要(yao)耐(nai)得(de)住寂寞，守(shou)得(de)住清貧，做(zuo)(zuo)到(dao)(dao)“吃的(de)(de)苦、受(shou)的(de)(de)氣、懂規矩(ju)、顧大局”。在(zai)這(zhe)里(li)我想到(dao)(dao)一(yi)(yi)個(ge)(ge)例子，曾經有(you)兩個(ge)(ge)同志借調(diao)到(dao)(dao)政府辦工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，不到(dao)(dao)幾天就(jiu)走了(le)(le)，他們原以為辦公室是(shi)好(hao)(hao)地(di)方，工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)比較(jiao)清閑(xian)，提(ti)拔升遷(qian)又快，而實際了(le)(le)解的(de)(de)情況卻(que)恰恰相(xiang)反，和他們之前(qian)預想的(de)(de)反差太大，最后(hou)失望的(de)(de)選擇(ze)(ze)了(le)(le)離開。所以從事文(wen)(wen)秘工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)首(shou)先要(yao)給(gei)自己一(yi)(yi)個(ge)(ge)準確(que)的(de)(de)定位，選擇(ze)(ze)了(le)(le)這(zhe)行就(jiu)是(shi)選擇(ze)(ze)了(le)(le)清苦和堅守(shou)，只有(you)苦盡才可(ke)能有(you)甘(gan)來。常言(yan)道板凳要(yao)坐十年冷，從事文(wen)(wen)秘工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)首(shou)先要(yao)做(zuo)(zuo)好(hao)(hao)長期吃苦的(de)(de)思想準備。
二、努力培養寫作興趣
興趣(qu)(qu)是最(zui)好的(de)(de)老師。著名學者(zhe)于(yu)丹講過“工(gong)作(zuo)是什(shen)么(me)，工(gong)作(zuo)就(jiu)是做你喜(xi)歡做的(de)(de)事(shi)情”。比(bi)如(ru)我們看一部自己(ji)喜(xi)歡的(de)(de)電影、電視(shi)劇或者(zhe)是小說(shuo)，真恨(hen)不(bu)(bu)得一下就(jiu)看完(wan)，我們可能吃(chi)飯在(zai)(zai)看、走(zou)路在(zai)(zai)看、睡覺在(zai)(zai)看，甚至上廁(ce)所也(ye)在(zai)(zai)看，這就(jiu)是興趣(qu)(qu)的(de)(de)力量。寫材料本(ben)身是枯燥的(de)(de)，但我們從事(shi)文秘書工(gong)作(zuo)的(de)(de)就(jiu)是干(gan)這行的(de)(de)，正(zheng)所謂“干(gan)一行、愛一行”，遲寫、早寫都得寫，與其被動(dong)等待，不(bu)(bu)如(ru)抓(zhua)早動(dong)快(kuai)；與其痛(tong)苦難(nan)耐，不(bu)(bu)如(ru)帶上興趣(qu)(qu)去寫。久(jiu)而(er)久(jiu)之(zhi)或許就(jiu)能從中發現樂趣(qu)(qu)，發現規律，逐漸(jian)培養出自己(ji)的(de)(de)寫作(zuo)興趣(qu)(qu)。
三、堅持學習跟上節奏
當(dang)前(qian)縣(xian)政府辦(ban)公室(shi)的文秘(mi)人員學(xue)歷都比較(jiao)高(gao)，大多是(shi)本(ben)(ben)科，有的是(shi)研究(jiu)生(sheng)學(xue)歷。應該說(shuo)基本(ben)(ben)的知(zhi)識(shi)儲備都比較(jiao)扎實，但在學(xue)校學(xue)的知(zhi)識(shi)和實際(ji)工作還是(shi)有很大區(qu)別的。辦(ban)公室(shi)文秘(mi)工作對政策、法律法規(gui)和業務知(zhi)識(shi)要求較(jiao)高(gao)，必須隨時(shi)學(xue)習跟(gen)進。這塊主要涉及三個方面：
學習相關法律法規和業務知識
按照秘書工作(zuo)分(fen)工，我當前主要(yao)負責城(cheng)(cheng)鄉(xiang)建(jian)設、國土(tu)資(zi)源(yuan)、招商引(yin)資(zi)等(deng)(deng)方(fang)面材料的(de)起草(cao)工作(zuo)。相(xiang)應(ying)的(de)就(jiu)要(yao)對(dui)城(cheng)(cheng)鄉(xiang)規劃法(fa)(fa)、土(tu)地管理(li)法(fa)(fa)等(deng)(deng)相(xiang)關(guan)法(fa)(fa)律(lv)法(fa)(fa)規有較(jiao)全面的(de)了解和掌握(wo)。業(ye)務(wu)(wu)上(shang)要(yao)求就(jiu)更高了，比如對(dui)bt、bot,ppp模式、容積率、建(jian)筑(zhu)密度等(deng)(deng)等(deng)(deng)一些術語都(dou)要(yao)了解和掌握(wo)，推而廣之，就(jiu)是學習(xi)相(xiang)關(guan)的(de)法(fa)(fa)律(lv)和業(ye)務(wu)(wu)知識(shi)，不(bu)能(neng)做門外漢，不(bu)能(neng)不(bu)懂(dong)裝懂(dong)。只有業(ye)務(wu)(wu)懂(dong)了，政策熟了，這樣工作(zuo)才能(neng)開展，才能(neng)寫出好的(de)文章，不(bu)能(neng)讓(rang)我們的(de)文章成為無本之木、無源(yuan)之水。
要隨時學習最新的政策和會議精神
從事(shi)文(wen)秘(mi)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)如(ru)同從事(shi)法(fa)律(lv)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，一直有最新(xin)的東西出(chu)臺。要(yao)隨(sui)時(shi)(shi)學，要(yao)真正做到與時(shi)(shi)俱進。例如(ru)保(bao)障性住房(fang)(fang)原來有廉租房(fang)(fang)、公租房(fang)(fang)和(he)經濟適用房(fang)(fang)等區分，現(xian)在(zai)統一分為購(gou)置型和(he)租賃型兩類，原來棚戶區改造這塊(kuai)一直是(shi)倡導政(zheng)(zheng)(zheng)府主導推動，現(xian)在(zai)提(ti)(ti)出(chu)政(zheng)(zheng)(zheng)府購(gou)買(mai)棚改服務(wu)和(he)貨(huo)幣化安置新(xin)政(zheng)(zheng)(zheng)策。同時(shi)(shi)，隨(sui)著(zhu)十(shi)八屆四(si)中、五中全會等會議的召開，新(xin)的大政(zheng)(zheng)(zheng)方針(zhen)相繼出(chu)臺，我(wo)們(men)只(zhi)有及時(shi)(shi)學習和(he)了(le)解(jie)，才能讓寫出(chu)的文(wen)章緊扣時(shi)(shi)代主題。在(zai)這方面，機(ji)要(yao)室(shi)為我(wo)們(men)提(ti)(ti)供了(le)便利條件，中、省、市最新(xin)政(zheng)(zheng)(zheng)策和(he)會議精神都以文(wen)件形式寄存在(zai)機(ji)要(yao)室(shi)便于隨(sui)時(shi)(shi)翻(fan)閱，同時(shi)(shi)，發達的現(xian)代網絡也讓我(wo)們(men)隨(sui)時(shi)(shi)能瀏覽最新(xin)的資訊，這些寶(bao)貴的資源作(zuo)(zuo)為文(wen)秘(mi)寫作(zuo)(zuo)人員一定要(yao)充分利用。
及時了解和掌握部門鄉鎮動態
日(ri)(ri)常工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)中和我(wo)們打交(jiao)道(dao)最多的(de)(de)就是(shi)部(bu)門和鄉(xiang)鎮(zhen)，這也是(shi)我(wo)們開展工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)主要(yao)信息源泉。對(dui)部(bu)門和鄉(xiang)鎮(zhen)今年的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)任(ren)務(wu)是(shi)什(shen)(shen)么(me)，完成(cheng)到什(shen)(shen)么(me)程度(du)，遇到什(shen)(shen)么(me)困(kun)難，都要(yao)有全面的(de)(de)了(le)解和掌握。日(ri)(ri)常的(de)(de)匯(hui)報材(cai)料(liao)無非也就分為“工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)任(ren)務(wu)是(shi)什(shen)(shen)么(me)，做到什(shen)(shen)么(me)程度(du)了(le)，存在什(shen)(shen)么(me)問題，下(xia)一步(bu)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)計劃和打算是(shi)什(shen)(shen)么(me)”這幾塊，假如(ru)我(wo)們對(dui)部(bu)門和鄉(xiang)鎮(zhen)這些情況有熟(shu)練的(de)(de)了(le)解和掌握匯(hui)報材(cai)料(liao)就能(neng)很快的(de)(de)寫出來(lai)。舉個(ge)(ge)列子就如(ru)寫個(ge)(ge)人簡(jian)歷，因(yin)為我(wo)們對(dui)自己的(de)(de)情況很了(le)解，所(suo)以簡(jian)歷很快就能(neng)寫好，所(suo)以熟(shu)練了(le)解和掌握部(bu)門和鄉(xiang)鎮(zhen)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)動態，這是(shi)寫好材(cai)料(liao)的(de)(de)重要(yao)保(bao)證(zheng)。
四、多思考親實踐
思(si)(si)(si)考是文(wen)章的(de)(de)(de)(de)(de)靈魂。古(gu)人(ren)(ren)講(jiang)“世(shi)事洞明皆學問(wen)、人(ren)(ren)情練達即(ji)文(wen)章”，孔老夫子也(ye)講(jiang)“學而(er)(er)不(bu)思(si)(si)(si)則罔，思(si)(si)(si)而(er)(er)不(bu)學則殆”，平時就(jiu)(jiu)做一(yi)個有(you)心(xin)人(ren)(ren)，多思(si)(si)(si)考一(yi)些問(wen)題(ti)，特別是對涉及分工口上(shang)的(de)(de)(de)(de)(de)工作，縣域經濟社會發展等問(wen)題(ti)進(jin)行思(si)(si)(si)考，提出自己(ji)的(de)(de)(de)(de)(de)觀點(dian)和看(kan)法(fa)(fa)，哪(na)怕是不(bu)太成(cheng)熟的(de)(de)(de)(de)(de)觀點(dian)和看(kan)法(fa)(fa)，隨時將它(ta)寫(xie)下來(lai)，積少成(cheng)多就(jiu)(jiu)成(cheng)為(wei)自己(ji)創(chuang)(chuang)作的(de)(de)(de)(de)(de)源泉。總之寫(xie)材料一(yi)定要原(yuan)創(chuang)(chuang)，一(yi)定是自己(ji)思(si)(si)(si)想的(de)(de)(de)(de)(de)表達，不(bu)要照抄照搬。我(wo)們唱歌講(jiang)究聽(ting)原(yuan)生態，喜(xi)歡聽(ting)原(yuan)創(chuang)(chuang)歌曲，就(jiu)(jiu)是外出吃飯也(ye)喜(xi)歡吃純手(shou)工的(de)(de)(de)(de)(de)，喜(xi)歡吃最原(yuan)汁原(yuan)味的(de)(de)(de)(de)(de)東西。看(kan)文(wen)章也(ye)一(yi)樣(yang)(yang)，喜(xi)歡讀看(kan)原(yuan)創(chuang)(chuang)的(de)(de)(de)(de)(de)。毛主席的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)章就(jiu)(jiu)是他老人(ren)(ren)家自己(ji)思(si)(si)(si)考寫(xie)出的(de)(de)(de)(de)(de)，幽默(mo)風趣而(er)(er)又富(fu)有(you)哲理，雖時隔幾十年現在讀起來(lai)仍朗朗上(shang)口，讓人(ren)(ren)印象深刻。“我(wo)們來(lai)自五(wu)湖四海，為(wei)了(le)一(yi)個共同的(de)(de)(de)(de)(de)目(mu)標走(zou)到了(le)一(yi)起；人(ren)(ren)固(gu)有(you)一(yi)死或重于泰山或輕(qing)于鴻毛，為(wei)人(ren)(ren)民服(fu)務(wu)而(er)(er)死重于泰山，就(jiu)(jiu)是死得其(qi)所(suo)”像(xiang)這(zhe)樣(yang)(yang)的(de)(de)(de)(de)(de)名句(ju)大家都是信手(shou)拈來(lai)，這(zhe)些語(yu)句(ju)深深地(di)刻在了(le)我(wo)們的(de)(de)(de)(de)(de)心(xin)理，這(zhe)就(jiu)(jiu)是原(yuan)創(chuang)(chuang)的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)章的(de)(de)(de)(de)(de)力量。所(suo)以(yi)我(wo)們一(yi)定要做個有(you)心(xin)人(ren)(ren)，文(wen)章不(bu)一(yi)定要華麗(li)但(dan)一(yi)定要有(you)思(si)(si)(si)想、有(you)自己(ji)的(de)(de)(de)(de)(de)想法(fa)(fa)。
實(shi)(shi)踐是文章的(de)(de)源泉。辦公室文秘書大多時(shi)間坐在辦公室里，和(he)外界接觸得(de)少、了(le)解(jie)(jie)的(de)(de)也就少，常言(yan)“紙上得(de)來終覺淺，絕知(zhi)此(ci)事(shi)要躬行”。材料其實(shi)(shi)就是實(shi)(shi)際情況(kuang)的(de)(de)書面化表達。只有(you)我們對(dui)實(shi)(shi)際情況(kuang)有(you)最(zui)直接的(de)(de)了(le)解(jie)(jie)才能寫(xie)出真(zhen)實(shi)(shi)生(sheng)動的(de)(de)文章。平(ping)時(shi)有(you)機會多和(he)領導下鄉，多參與(yu)社會實(shi)(shi)踐，多和(he)群(qun)眾交(jiao)流(liu)，多了(le)解(jie)(jie)第一(yi)線的(de)(de)情況(kuang)和(he)問題，掌握最(zui)真(zhen)實(shi)(shi)的(de)(de)一(yi)面，讓文章生(sheng)動、寫(xie)實(shi)(shi)、有(you)趣。
五、勤于練筆勤于積累
我(wo)們(men)常(chang)說(shuo)“業精于(yu)勤(qin)而荒于(yu)嬉(xi)，行成于(yu)思而毀于(yu)隨(sui)”。寫(xie)作(zuo)如同(tong)練(lian)(lian)(lian)功(gong)，平時(shi)常(chang)練(lian)(lian)(lian)，練(lian)(lian)(lian)就(jiu)扎實的(de)(de)基本(ben)(ben)功(gong)，到時(shi)就(jiu)會(hui)做(zuo)到厚積(ji)薄(bo)發(fa)，得心(xin)應手。日(ri)(ri)常(chang)從寫(xie)一些信(xin)息、簡報(bao)等小文(wen)章練(lian)(lian)(lian)起(qi)，勤(qin)于(yu)練(lian)(lian)(lian)，勤(qin)于(yu)寫(xie)，勤(qin)于(yu)積(ji)累，慢(man)慢(man)的(de)(de)就(jiu)會(hui)熟練(lian)(lian)(lian)駕(jia)馭。這(zhe)方面前任(ren)辦公(gong)室主任(ren)賈浩(hao)飛同(tong)志就(jiu)是我(wo)們(men)學習的(de)(de)榜樣(yang)，他(ta)特別善于(yu)積(ji)累，將隨(sui)身看到的(de)(de)報(bao)紙(zhi)雜志等優秀文(wen)章剪貼下(xia)來粘在自(zi)己(ji)的(de)(de)筆記本(ben)(ben)上，日(ri)(ri)積(ji)月累積(ji)攢了厚厚幾大本(ben)(ben)，成為(wei)他(ta)日(ri)(ri)后行文(wen)創作(zuo)的(de)(de)寶貴財富(fu)。
六、學著領會領導意圖
辦(ban)公室(shi)接觸面比(bi)較(jiao)廣(guang)，平(ping)時(shi)和(he)(he)領(ling)(ling)(ling)導(dao)相處較(jiao)多。特別是(shi)給領(ling)(ling)(ling)導(dao)起(qi)草講話稿時(shi)要(yao)盡量(liang)揣摩(mo)領(ling)(ling)(ling)導(dao)的(de)(de)(de)意圖，按他平(ping)時(shi)的(de)(de)(de)語(yu)言邏(luo)輯習(xi)慣(guan)(guan)和(he)(he)思維習(xi)慣(guan)(guan)謀篇布局，讓(rang)寫出的(de)(de)(de)文章(zhang)在緊扣主題的(de)(de)(de)同時(shi)盡量(liang)符合領(ling)(ling)(ling)導(dao)意圖。之外，要(yao)學會交流(liu)學習(xi)，多和(he)(he)辦(ban)公室(shi)領(ling)(ling)(ling)導(dao)、科(ke)室(shi)主任及我們身邊(bian)的(de)(de)(de)同事多學習(xi)、多交流(liu)，學習(xi)他們的(de)(de)(de)寫作(zuo)技巧(qiao)和(he)(he)寫作(zuo)方法，已(yi)達(da)到提升自己的(de)(de)(de)目標。
Office辦公文秘使用技巧
數字格式批量轉換
在完成一篇報(bao)告后(hou)，才發現其(qi)中最(zui)有(you)說(shuo)服力的數字(zi)(zi)(zi)(zi)顯(xian)得很不清楚，這樣就大大削弱了(le)文(wen)章的說(shuo)服力。為了(le)讓(rang)這些(xie)數字(zi)(zi)(zi)(zi)達到醒目的效(xiao)果，可(ke)以(yi)(yi)為它(ta)們設置(zhi)一些(xie)特(te)(te)殊(shu)格 式。按下“Ctrl+H”組(zu)合鍵調(diao)出查找(zhao)和(he)替換對話框，將(jiang)光(guang)(guang)標定位(wei)在“查找(zhao)內(nei)容(rong)”框中，然后(hou)單(dan)(dan)擊“高(gao)級”展(zhan)開對話框，再單(dan)(dan)擊“特(te)(te)殊(shu)字(zi)(zi)(zi)(zi)符”并選(xuan)擇“任意數 字(zi)(zi)(zi)(zi)”，這時“查找(zhao)內(nei)容(rong)”中會自(zi)動(dong)顯(xian)示(shi)為“^#”。將(jiang)光(guang)(guang)標定位(wei)在“替換為”框中，然后(hou)在“特(te)(te)殊(shu)字(zi)(zi)(zi)(zi)符”中選(xuan)擇“查找(zhao)內(nei)容(rong)”，將(jiang)顯(xian)示(shi)“^&”。接著單(dan)(dan)擊 “格式”為數字(zi)(zi)(zi)(zi)設置(zhi)一些(xie)特(te)(te)殊(shu)格式，比如字(zi)(zi)(zi)(zi)體加(jia)大、文(wen)字(zi)(zi)(zi)(zi)加(jia)粗以(yi)(yi)及(ji)特(te)(te)殊(shu)顏(yan)色(se)等。最(zui)后(hou)單(dan)(dan)擊“全部(bu)替換”就可(ke)以(yi)(yi)了(le)。不過(guo)要注(zhu)意，它(ta)會讓(rang)文(wen)檔中的所有(you)數字(zi)(zi)(zi)(zi)都改(gai)變的。
查找對話框中的快捷鍵
執(zhi)行“編輯-查(cha)(cha)找(zhao)”命令，或(huo)者按(an)“Ctrl+F”鍵調出查(cha)(cha)找(zhao)對話(hua)框(kuang)，會發現對話(hua)框(kuang)中的(de)許多項(xiang)目之(zhi)后都有(you)一個帶下劃線的(de)字母，這就是此項(xiang)的(de)快捷鍵了，不(bu)過一 定要先按(an)Alt鍵才能讓它(ta)們起作用(yong)，比如按(an)“Alt+F”，是查(cha)(cha)找(zhao)下一處，按(an)“Alt+M”是打開高級選(xuan)(xuan)項(xiang)，按(an)Alt+D/P/G，是在查(cha)(cha)找(zhao)、替換、定位 這三個選(xuan)(xuan)項(xiang)卡中切換等(deng)(本技巧(qiao)同樣適合其(qi)它(ta)的(de)對話(hua)框(kuang))。
另外，在office20xx中進(jin)(jin)行查(cha)(cha)找(zhao)/替換(huan)時，我們經常會(hui)在不關閉查(cha)(cha)找(zhao)/替換(huan)對(dui)話框(kuang)的(de)情況下，切(qie)換(huan)到正文中進(jin)(jin)行修改，然后再回到查(cha)(cha)找(zhao)/替換(huan)對(dui)話框(kuang)中繼續(xu)操作，一般(ban)都是通過鼠標點擊進(jin)(jin)行切(qie)換(huan)，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方(fang)便(bian)。
在最后一(yi)次搜索結果中快速瀏覽
當你搜索(suo)完(wan)畢(bi)，退出查(cha)找(zhao)對話(hua)框(kuang)后，如果(guo)想回過頭(tou)看看剛才的(de)搜索(suo)結(jie)果(guo)，這時(shi)不用再(zai)打開查(cha)找(zhao)對話(hua)框(kuang)，直接按Ctrl+PageUp鍵(jian)或Ctrl+PageDown鍵(jian)，就可以在上一次的(de)搜索(suo)結(jie)果(guo)中(zhong)快速(su)瀏覽(lan)了。
高亮顯示所有搜索出來的結果
為了讓搜索(suo)出來的(de)(de)結果(guo)更(geng)醒目(mu)，可以讓搜索(suo)的(de)(de)結果(guo)內(nei)容高亮顯(xian)示(shi)出來。操作(zuo)很(hen)簡單：在查找對話框(kuang)中(zhong)(zhong)選中(zhong)(zhong)“突出顯(xian)示(shi)所(suo)有在該范圍找出的(de)(de)項目(mu)”就(jiu)可以了。
替換時巧妙保留書簽
假(jia)設(she)在(zai)word中(zhong)有這么(me)一(yi)段文本(ben)：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中(zhong)括號(hao)括起來的(de)部分(fen)表(biao)示(shi)定義了(le)書簽(qian)，括號(hao)是(shi)為(wei)了(le)讓大家(jia)看的(de)清楚，真實(shi)文本(ben)中(zhong)并沒有出現。如(ru)果在(zai)進行替(ti)換操作時(shi)，將兩個人物名(ming)稱換成了(le)其它(ta)人名(ming)，那么(me)書簽(qian) 也會隨之丟失。大家(jia)在(zai)定義書簽(qian)時(shi)，將人名(ming)前后的(de)空格都包括進來，如(ru)下(xia)所示(shi)：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.
使用圖片替換文本
有(you)時我們(men)可(ke)能想用圖片(pian)來替(ti)換某些文本，比如，你可(ke)能想用公(gong)司的(de)Logo圖片(pian)來替(ti)換文檔中的(de)所有(you)公(gong)司名稱(cheng)，可(ke)通過下(xia)面的(de)步驟(zou)來實現：
第(di)一(yi)步：圖片插入到文(wen)檔中(zhong)，選取它，再按Ctrl+X鍵(jian)剪切把它放到系(xi)統的剪貼板中(zhong)。
第二步(bu)：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內(nei)容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不(bu)含引號(hao)，下(xia)同)。
第三(san)步：可以單擊“查找下(xia)一處”、“替(ti)換(huan)(huan)”一個(ge)(ge)一個(ge)(ge)替(ti)換(huan)(huan)，也可以單擊“全(quan)部替(ti)換(huan)(huan)”一次性全(quan)部替(ti)換(huan)(huan)。這時文檔中(zhong)的被替(ti)換(huan)(huan)的文字，就(jiu)都會成圖片(pian)了。
快速找出word中的域
為了增(zeng)加互動(dong)性(xing)，有些人會(hui)在word中插(cha)入(ru)大量(liang)的域，數量(liang)一(yi)多，可能連作者自(zi)己都記不清了。可以通過查找功能，快(kuai)速瀏覽這些域代(dai)碼(ma)。
第一(yi)步：確定域(yu)代碼為打開狀(zhuang)態，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯(xian)示。
第二步：按(an)“Ctrl+F”鍵調出查找(zhao)(zhao)對(dui)話框(kuang)，在“查找(zhao)(zhao)內容”中(zhong)輸入“^d”或(huo)者“^19”，然后(hou)連續(xu)按(an)“Alt+F”鍵，就(jiu)可(ke)以(yi)快速瀏覽文(wen)檔中(zhong)的域了。
巧用替換批量設置文檔格式
在一(yi)些(xie)(xie)文(wen)章中(zhong)，尤其(qi)是一(yi)些(xie)(xie)學術(shu)論(lun)文(wen)，會大量出現一(yi)些(xie)(xie)同樣的(de)術(shu)語(yu)或(huo)(huo)關(guan)鍵詞，如果(guo)想讓這些(xie)(xie)術(shu)語(yu)或(huo)(huo)關(guan)鍵詞有一(yi)個統一(yi)的(de)格(ge)式，不用一(yi)個一(yi)個設置，用替換功能很快就能完成(cheng)。
第一步：找到(dao)要(yao)設(she)置格(ge)式(shi)(shi)的(de)(de)第一個術語或關鍵詞(如：“虛(xu)擬現實”)，設(she)置它的(de)(de)大小、字體、顏色(se)等格(ge)式(shi)(shi)。選中設(she)置好的(de)(de)術語，按“Ctrl+C”鍵將它復(fu)制到(dao)剪切板(ban)上。
第二步(bu)：按(an)“Ctrl+H”鍵調出(chu)替換對(dui)話框，在“查找內(nei)容”中輸入(ru)“虛擬(ni)現(xian)實”，在“替換為(wei)”中輸入(ru)“^c”，然后單擊“全部(bu)替換”按(an)鈕。文檔中所有(you)的“虛擬(ni)現(xian)實”一詞，就被設置成(cheng)統一的格式(shi)了。
秘書工作拒絕的禮儀技巧
無論是(shi)人(ren)際(ji)(ji)交往(wang)(wang)，還是(shi)公關(guan)交往(wang)(wang)，有求(qiu)必應是(shi)每個人(ren)都在追求(qiu)的(de)理想目標。但是(shi)，由于主客觀條件(jian)的(de)限制，我們事(shi)實上不可能有求(qiu)必應。實際(ji)(ji)上，拒絕別人(ren)的(de)思想觀點、利益要(yao)求(qiu)、行為表現(xian)的(de)時候總是(shi)多(duo)于承諾、應允的(de)機(ji)會。沒(mei)有允諾或沒(mei)有拒絕的(de)交往(wang)(wang)是(shi)同樣不可想象的(de)。
拒絕，可(ke)(ke)能(neng)是因為我(wo)們的(de)(de)條件有限(xian)，可(ke)(ke)能(neng)是我(wo)們要(yao)維護(hu)自己的(de)(de)利益(yi)，可(ke)(ke)能(neng)是我(wo)們不(bu)得不(bu)兼顧第(di)三(san)者的(de)(de)利益(yi)，也可(ke)(ke)能(neng)是對(dui)方的(de)(de)要(yao)求不(bu)合情(qing)理。總之，理由(you)可(ke)(ke)能(neng)是很(hen)多(duo)的(de)(de)。但是，縱使(shi)(shi)我(wo)們的(de)(de)理由(you)有千條萬條，由(you)我(wo)們的(de)(de)拒絕所引起的(de)(de)對(dui)方的(de)(de)心理抗(kang)拒以及由(you)此產(chan)生的(de)(de)消(xiao)極(ji)情(qing)感后(hou)果往往是不(bu)可(ke)(ke)避免(mian)的(de)(de)。為了使(shi)(shi)這樣的(de)(de)消(xiao)極(ji)后(hou)果能(neng)降低到最低限(xian)度(du)，公關(guan)人(ren)員應當學習和掌握一些拒絕的(de)(de)禮儀技巧。
該說“不”時就說“不”
在社(she)會交往中，經常會遇到許(xu)多社(she)會組織、群體或個人有(you)(you)求(qiu)于你(ni)(ni)(ni)的(de)(de)時候，這(zhe)(zhe)些期求(qiu)多數情況下又是不(bu)能全部滿足的(de)(de)。例如(ru)，朋友請(qing)你(ni)(ni)(ni)聚會，你(ni)(ni)(ni)卻(que)不(bu)得(de)不(bu)加班；上(shang)司(si)(si)讓你(ni)(ni)(ni)晚上(shang)加班，你(ni)(ni)(ni)卻(que)必須照顧身邊無(wu)(wu)人照料的(de)(de)生病的(de)(de)孩子；鄰(lin)居托你(ni)(ni)(ni)出差時捎(shao)帶東西，你(ni)(ni)(ni)卻(que)因日程太(tai)緊，沒有(you)(you)時間(jian)關(guan)照此(ci)類事情；外單(dan)位(wei)來(lai)你(ni)(ni)(ni)公(gong)司(si)(si)要求(qiu)采購緊俏商品，而(er)你(ni)(ni)(ni)公(gong)司(si)(si)確已無(wu)(wu)能為(wei)力(li)；某公(gong)司(si)(si)代表的(de)(de)請(qing)求(qiu)有(you)(you)違國(guo)家(jia)法規(gui)等(deng)。遇到這(zhe)(zhe)種情況，該怎(zen)么辦呢？一概(gai)承(cheng)諾？不(bu)可能，也辦不(bu)到，如(ru)果都答應(ying)下來(lai)，最后只(zhi)能落得(de)個“言而(er)無(wu)(wu)信”的(de)(de)壞名聲。支支吾吾，不(bu)置可否？也不(bu)合適，對方會以(yi)為(wei)你(ni)(ni)(ni)不(bu)負責任(ren)，缺乏(fa)能力(li)。
不予(yu)拒絕(jue)的(de)理(li)由(you)可(ke)能很多，比(bi)如，擔心傷了對方(fang)的(de)自尊心，怕傷了雙方(fang)的(de)和(he)氣，怕由(you)此招來不測的(de)后果等等，正是這樣一些理(li)由(you)，制約著我們常(chang)常(chang)不能果斷地(di)、面(mian)對面(mian)地(di)拒絕(jue)別人(ren)，甚(shen)至違心地(di)給予(yu)肯(ken)定的(de)答復(fu)。
客觀(guan)上不能滿(man)足對(dui)方(fang)，或者(zhe)很難(nan)滿(man)足對(dui)方(fang)，而主(zhu)觀(guan)上又當面給予了肯定的承諾，其后(hou)(hou)果(guo)只能是(shi)這樣：要(yao)么自(zi)我(wo)譴責，產生自(zi)我(wo)抑(yi)制，后(hou)(hou)悔“早(zao)知今日，何必(bi)當初。”；要(yao)么勉強應付，使自(zi)己或組織(zhi)受到損害；要(yao)么“言而無信”，可能引起(qi)對(dui)方(fang)反感，甚至憎惡。
心(xin)理(li)學的(de)(de)研究(jiu)成(cheng)果表明，一個人的(de)(de)心(xin)理(li)期望值越高(gao)，其實現(xian)值往(wang)(wang)往(wang)(wang)就越低，期望值與實現(xian)值常(chang)(chang)常(chang)(chang)是成(cheng)反(fan)比的(de)(de)。有些(xie)場合，我(wo)們(men)(men)也(ye)許以為承諾(nuo)是為了禮貌，是出于保護對(dui)方的(de)(de)自(zi)尊心(xin)不受傷害，是替公眾考慮。可(ke)是，從我(wo)們(men)(men)承諾(nuo)的(de)(de)那一刻起(qi)(qi)，對(dui)方的(de)(de)期望值就可(ke)能達到了飽(bao)和狀態。如(ru)果最后(hou)的(de)(de)現(xian)實是我(wo)們(men)(men)的(de)(de)承諾(nuo)根本不能兌現(xian)，對(dui)方的(de)(de)心(xin)理(li)實現(xian)值就會(hui)從飽(bao)和狀態一下跌至(zhi)負值狀態，就有可(ke)能出現(xian)情(qing)感(gan)情(qing)緒反(fan)常(chang)(chang)，甚至(zhi)失態。這個時候，因我(wo)們(men)(men)的(de)(de)“有禮’，承諾(nuo)所引(yin)起(qi)(qi)的(de)(de)失禮后(hou)果就可(ke)想而知(zhi)了。
為(wei)了(le)長遠、有效、腳踏(ta)實(shi)地地發展(zhan)公(gong)共關系與人(ren)際關系，使眾(zhong)多的(de)不得不采取的(de)拒絕行(xing)為(wei)所引起的(de)抗拒心(xin)理和(he)消極情緒反(fan)映降(jiang)低(di)到最低(di)程度，公(gong)關人(ren)員應(ying)當首(shou)先自(zi)覺地建立起一(yi)種(zhong)隨時準備(bei)說“不”的(de)勇氣和(he)自(zi)信心(xin)。
巧言誘導，委婉拒絕
拒(ju)絕，是一(yi)項高難(nan)度的(de)專門技巧，公關(guan)人員應(ying)當認真學習和(he)探(tan)討；要(yao)善于(yu)根據不(bu)同情況運用不(bu)同的(de)拒(ju)絕藝術，才能收到(dao)演禮的(de)效果。
雖然應當提(ti)倡在適時地(di)表(biao)(biao)達“不(bu)”，但真(zhen)正能愉快(kuai)地(di)接受“不(bu)”字的(de)(de)(de)(de)人(ren)(ren)恐(kong)怕是沒有的(de)(de)(de)(de)。相(xiang)反，斷(duan)然的(de)(de)(de)(de)拒絕必將導(dao)致公眾的(de)(de)(de)(de)不(bu)滿(man)；輕易地(di)、直截了當地(di)說“不(bu)”，只(zhi)會讓(rang)人(ren)(ren)以(yi)為你是一個毫無誠意(yi)的(de)(de)(de)(de)人(ren)(ren)。著名心理學家(jia)杰?達拉(la)多認為，人(ren)(ren)的(de)(de)(de)(de)攻擊行(xing)為的(de)(de)(de)(de)產生，常(chang)常(chang)以(yi)欲求得不(bu)到滿(man)足為前提(ti)。如果我(wo)們一遇到需要否定(ding)的(de)(de)(de)(de)場合，就連聲地(di)說：“不(bu)，不(bu)，不(bu)！”不(bu)僅(jin)表(biao)(biao)現了我(wo)們的(de)(de)(de)(de)淺薄幼稚，而且(qie)很有可(ke)能破壞人(ren)(ren)際友(you)誼，斷(duan)送(song)組織(zhi)與公眾之間的(de)(de)(de)(de)良好關(guan)系，毀壞組織(zhi)的(de)(de)(de)(de)形象。
必須表(biao)達(da)否(fou)定的(de)時候(hou)，首先需要(yao)尊重(zhong)對(dui)方(fang)，說(shuo)話要(yao)適當、得體(ti)，會(hui)(hui)使用一(yi)些(xie)敬(jing)語(yu)，以(yi)擴(kuo)大彼(bi)此的(de)心(xin)理距(ju)離(li)；我(wo)(wo)們都有這(zhe)樣(yang)的(de)體(ti)會(hui)(hui)，在(zai)(zai)(zai)親人、熟人面(mian)前(qian)，我(wo)(wo)們總是在(zai)(zai)(zai)言(yan)語(yu)上要(yao)隨(sui)便一(yi)些(xie)，表(biao)現得有話直(zhi)說(shuo)，直(zhi)來直(zhi)去。在(zai)(zai)(zai)我(wo)(wo)們面(mian)對(dui)陌生人時，我(wo)(wo)們總是彬彬有禮，說(shuo)話很注重(zhong)“分寸(cun)”，對(dui)方(fang)在(zai)(zai)(zai)這(zhe)樣(yang)的(de)情境下(xia)，很難一(yi)下(xia)給你提(ti)出什么(me)要(yao)求(qiu)，表(biao)達(da)什么(me)意愿。當我(wo)(wo)們需要(yao)表(biao)達(da)否(fou)定的(de)時候(hou)，如(ru)果也多(duo)用敬(jing)語(yu)，在(zai)(zai)(zai)語(yu)言(yan)上表(biao)現出對(dui)對(dui)方(fang)格(ge)外尊重(zhong)，對(dui)方(fang)也往(wang)往(wang)會(hui)(hui)隨(sui)之產生“可敬(jing)不(bu)可近”的(de)感覺。這(zhe)種用敬(jing)語(yu)擴(kuo)大距(ju)離(li)的(de)否(fou)定法(fa)適合(he)在(zai)(zai)(zai)交往(wang)還(huan)不(bu)是太深(shen)的(de)公眾面(mian)前(qian)使用。
采用(yong)(yong)(yong)誘引方法(fa)也是表(biao)達否定(ding)的(de)極好手段(duan)。需要(yao)否定(ding)時(shi)(shi)，我們不(bu)妨在言語中(zhong)安(an)排一兩個(ge)邏(luo)(luo)(luo)輯前(qian)提(ti)，不(bu)直接說出邏(luo)(luo)(luo)輯結(jie)論，邏(luo)(luo)(luo)輯上必(bi)然產(chan)生的(de)否定(ding)結(jie)論留(liu)給(gei)(gei)對方自己去得出，這樣(yang)的(de)邏(luo)(luo)(luo)輯誘導(dao)(dao)否定(ding)法(fa)如果是在面對上級(ji)組織(zhi)，身處領導(dao)(dao)地位(wei)的(de)公眾時(shi)(shi)使用(yong)(yong)(yong)，效果往往比較(jiao)理想(xiang)。例如，戰國(guo)時(shi)(shi)，韓(han)(han)國(guo)大臣摻留(liu)，就曾經有效地使用(yong)(yong)(yong)過這樣(yang)的(de)方法(fa)。有一次，韓(han)(han)宣王就欲(yu)重用(yong)(yong)(yong)兩個(ge)部下一事(shi)征求摻留(liu)的(de)意見(jian)，摻留(liu)明知重用(yong)(yong)(yong)二人不(bu)妥，但直言其(qi)“不(bu)”，效果肯定(ding)不(bu)好，一是可(ke)能(neng)冒犯韓(han)(han)王，二是韓(han)(han)王以為自己嫉妒賢能(neng)。于是摻留(liu)用(yong)(yong)(yong)下面這段(duan)話表(biao)達了自己的(de)見(jian)解：魏王曾因重用(yong)(yong)(yong)這兩個(ge)人丟過國(guo)土(tu)，楚國(guo)也曾因重用(yong)(yong)(yong)他(ta)(ta)們而(er)丟過國(guo)土(tu)，如果我們也重用(yong)(yong)(yong)這兩個(ge)人，將(jiang)來他(ta)(ta)們會不(bu)會也把我國(guo)出賣給(gei)(gei)外(wai)國(guo)呢？摻留(liu)這種誘導(dao)(dao)式(shi)拒絕法(fa)的(de)效果是顯而(er)易見(jian)的(de)。
道明原委，互相理解
一(yi)般說(shuo)來，我(wo)們之所(suo)(suo)以(yi)拒絕對方，總是有(you)(you)一(yi)些(xie)不得(de)不這(zhe)(zhe)樣(yang)做的原因，總是有(you)(you)我(wo)們所(suo)(suo)處的主觀(guan)或客觀(guan)都有(you)(you)的困難，對于(yu)這(zhe)(zhe)些(xie)困難，有(you)(you)求于(yu)我(wo)們的公眾未必(bi)知(zhi)道或未必(bi)完(wan)全清楚。
因(yin)此(ci)我(wo)們(men)不妨面對(dui)(dui)公(gong)眾直陳我(wo)們(men)的(de)難(nan)處(chu)，求得對(dui)(dui)方的(de)理(li)解和諒解。社會公(gong)眾的(de)思想文化水(shui)平正在不斷提高，只(zhi)要我(wo)們(men)彼此(ci)能以誠相待，對(dui)(dui)方也(ye)一定能理(li)解我(wo)們(men)所處(chu)的(de)難(nan)處(chu)和不得不拒(ju)絕的(de)理(li)由。這種(zhong)拒(ju)絕方法在面對(dui)(dui)長期公(gong)眾或臨時公(gong)眾時都(dou)可以采用。
有時(shi)候(hou)，我(wo)們(men)拒絕的(de)理由(you)很難(nan)直陳(chen)，或沒有時(shi)間(jian)講清(qing)楚，或擔(dan)心對(dui)方(fang)確實(shi)難(nan)以理解。面對(dui)這種情況，我(wo)們(men)也不(bu)妨(fang)只(zhi)用一(yi)些“哎呀，這咋(za)辦(ban)呢？”“真(zhen)傷腦(nao)筋”之(zhi)類(lei)的(de)話(hua)就可以了。不(bu)必具體解釋理由(you)，對(dui)方(fang)一(yi)般也不(bu)會再追問具體理由(you)的(de)；即使(shi)是問，也可繼續使(shi)用“哎呀，真(zhen)是一(yi)言難(nan)盡，真(zhen)沒辦(ban)法(fa)！”之(zhi)類(lei)的(de)話(hua)給(gei)予回答。
拒(ju)絕(jue)對(dui)方(fang)(fang)的(de)(de)(de)時(shi)候，我(wo)們(men)一方(fang)(fang)面(mian)(mian)要尋求對(dui)方(fang)(fang)的(de)(de)(de)理解，另一方(fang)(fang)面(mian)(mian)，也應主動地理解對(dui)方(fang)(fang)，這樣才能(neng)達(da)到(dao)“生意(yi)不(bu)成(cheng)仁義在(zai)”的(de)(de)(de)公關效果。例如，當我(wo)們(men)闡釋我(wo)們(men)不(bu)得不(bu)拒(ju)絕(jue)的(de)(de)(de)理由時(shi)，我(wo)們(men)不(bu)妨客觀真(zhen)誠地說明一下，我(wo)們(men)的(de)(de)(de)拒(ju)絕(jue)可(ke)能(neng)給對(dui)方(fang)(fang)帶來(lai)的(de)(de)(de)利(li)益。凡事往往都有兩個方(fang)(fang)面(mian)(mian)，壞事里面(mian)(mian)總是(shi)可(ke)能(neng)包含著好的(de)(de)(de)一面(mian)(mian)，只要我(wo)們(men)內心是(shi)熱情(qing)坦誠的(de)(de)(de)，這樣的(de)(de)(de)拒(ju)絕(jue)方(fang)(fang)法不(bu)僅不(bu)會傷和氣，而且(qie)有可(ke)能(neng)促(cu)進雙(shuang)方(fang)(fang)的(de)(de)(de)關系的(de)(de)(de)發展，對(dui)方(fang)(fang)會把(ba)你看成(cheng)是(shi)一個善解人意(yi)的(de)(de)(de)人。
無論我(wo)們(men)(men)的(de)(de)拒(ju)絕(jue)方(fang)(fang)法多么禮貌，多么富于人情味(wei)，但是，拒(ju)絕(jue)終歸不(bu)能(neng)像承諾那樣引起對(dui)方(fang)(fang)的(de)(de)好(hao)感，總(zong)會有(you)乘興(xing)而(er)(er)來，敗興(xing)而(er)(er)返的(de)(de)心理(li)感受(shou)。為(wei)了(le)緩釋對(dui)方(fang)(fang)因我(wo)們(men)(men)的(de)(de)拒(ju)絕(jue)而(er)(er)產生的(de)(de)瞬時不(bu)快情緒(xu)，也為(wei)了(le)表明我(wo)們(men)(men)的(de)(de)誠(cheng)意，我(wo)們(men)(men)不(bu)妨在準備說“不(bu)”的(de)(de)時候，就(jiu)主動為(wei)對(dui)方(fang)(fang)考慮一下(xia)退路或補救措施(shi)，使(shi)對(dui)方(fang)(fang)的(de)(de)情感能(neng)夠轉移，不(bu)致一下(xia)跌進失望(wang)的(de)(de)深谷。比如，當對(dui)方(fang)(fang)來求我(wo)們(men)(men)為(wei)其解決(jue)困(kun)難，而(er)(er)我(wo)們(men)(men)又無能(neng)為(wei)力的(de)(de)時候，我(wo)們(men)(men)不(bu)妨采(cai)取一點(dian)“補償”性措施(shi)，向對(dui)方(fang)(fang)推薦一下(xia)目(mu)前(qian)有(you)實力解決(jue)這(zhe)類問題的(de)(de)我(wo)們(men)(men)的(de)(de)同行等。這(zhe)樣，既(ji)可能(neng)使(shi)對(dui)方(fang)(fang)獲得心理(li)補償，減少(shao)因遭拒(ju)絕(jue)而(er)(er)產生的(de)(de)不(bu)滿(man)、失望(wang)，又表達了(le)我(wo)們(men)(men)的(de)(de)誠(cheng)意，使(shi)對(dui)方(fang)(fang)能(neng)真正理(li)解我(wo)們(men)(men)。
美國口(kou)才與交(jiao)際(ji)學大師卡內(nei)基(ji)有(you)一(yi)(yi)次不(bu)(bu)得(de)不(bu)(bu)拒絕(jue)一(yi)(yi)個于(yu)情(qing)于(yu)理都(dou)不(bu)(bu)應(ying)拒絕(jue)的演講(jiang)邀請，他是(shi)這樣對邀請者說的：“哎呀，很(hen)遺憾，我實在(zai)是(shi)排不(bu)(bu)出時間來(lai)了，對啦，某某先(xian)生也講(jiang)得(de)很(hen)好，說不(bu)(bu)定是(shi)比我更適當的人選(xuan)呢。”
禮貌拒(ju)絕對(dui)方的方法(fa)還有很多(duo)很多(duo)，如讓步拒(ju)絕法(fa)，預言(yan)拒(ju)絕法(fa)，提問拒(ju)絕法(fa)等(deng)(deng)等(deng)(deng)……
只要我們以(yi)理解、真(zhen)誠維系(xi)和(he)發展公(gong)眾關系(xi)為前提，認(ren)真(zhen)總結、升(sheng)華不(bu)得(de)不(bu)說“不(bu)”的方法(fa)，以(yi)我們自己(ji)的人格(ge)、以(yi)我們所在(zai)組織的風格(ge)和(he)美譽作保(bao)證，我們就一定能找到如何禮貌(mao)拒(ju)絕(jue)公(gong)眾的各種(zhong)具體(ti)方法(fa)。
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