行政文秘工作職責細化

時間：2021-04-03 11:54:56 文秘資料我要投稿

行政文秘工作(zuo)職責(ze)細化

　　作為一名文(wen)秘，每天在辦(ban)公室需要的(de)負(fu)責的(de)工(gong)作有哪些(xie)呢？下(xia)面是小編為大家(jia)整理了(le)行政文(wen)秘工(gong)作職責細(xi)化，希望能(neng)幫到大家(jia)！

行政文秘工作職責細化

　　職責一：行政文秘崗位職責

　　一、接聽前臺電話

　　1、前臺任意一臺電話機在(zai)鈴聲響(xiang)起三(san)聲之內接起電話，即使(shi)是你正(zheng)在(zai)接聽(ting)一個電話，公(gong)司行政文秘工作職責。

　　2、做好前臺電話的轉(zhuan)(zhuan)接工作(zuo)，有人需(xu)要轉(zhuan)(zhuan)接到總經(jing)(jing)理辦公室、財務(wu)室時(shi)需(xu)要與總經(jing)(jing)理、財務(wu)相關人員溝通好后(hou)方可接入。

　　3、出現電(dian)話(hua)沒有辦(ban)法轉(zhuan)接或是(shi)需要(yao)聽(ting)電(dian)話(hua)的(de)員(yuan)(yuan)工不(bu)在辦(ban)公室時(shi)及時(shi)留(liu)下顧客的(de)電(dian)話(hua)與(yu)姓(xing)名，方便公司員(yuan)(yuan)工與(yu)他取得聯系。

　　二、接待好來公司拜訪的客戶

　　1、來公司上門維(wei)(wei)(wei)修(xiu)(xiu)的(de)顧客(ke)先將顧客(ke)的(de)維(wei)(wei)(wei)修(xiu)(xiu)機做(zuo)一個(ge)初步檢(jian)查方可將機器(qi)交到維(wei)(wei)(wei)修(xiu)(xiu)員手中并告知此機器(qi)的(de)詳細故障后維(wei)(wei)(wei)修(xiu)(xiu)員再進行(xing)詳細檢(jian)測，在維(wei)(wei)(wei)修(xiu)(xiu)員給顧客(ke)檢(jian)測時(shi)可以請顧客(ke)做(zuo)下喝水(shui)或(huo)是介紹公司的(de)相關新產(chan)品。

　　2、在(zai)接待上(shang)門(men)下載(zai)客戶(hu)(hu)時(shi)做好客戶(hu)(hu)下載(zai)登記，多詢問顧(gu)客的使(shi)用情況及(ji)周圍朋(peng)友有無(wu)在(zai)使(shi)用同類(lei)產品，留下客戶(hu)(hu)的重(zhong)要信息資料。

　　3、來公(gong)司洽(qia)談業務的客(ke)戶(hu)先讓客(ke)戶(hu)做下(xia)喝杯水再來通知(zhi)此項目的相關(guan)負責(ze)人洽(qia)談相關(guan)業務。

　　4、一(yi)次性(xing)接待顧客三(san)個以(yi)上(shang)時可以(yi)叫維(wei)修員幫忙接待上(shang)門維(wei)修客戶。

　　5、認真接待每一位顧客，做好(hao)公(gong)司(si)的形象窗(chuang)口。

　　三、及時處理與打印公司相關文檔資料

　　1、商(shang)場在(zai)辦理相關(guan)事項(xiang)需要公司(si)出示相關(guan)證明(ming)時及時打(da)櫻

　　2、公司有相關新品(pin)訂價與貨品(pin)調價時出示相關貨品(pin)價格(ge)通知。

　　3、公(gong)(gong)司(si)有員(yuan)工調(diao)動(dong)是及時出示調(diao)動(dong)通并及時更(geng)改公(gong)(gong)司(si)的通訊錄(lu)。

　　4、每(mei)月9日(ri)、17日(ri)、25日(ri)、1日(ri)將公司商場部的電子(zi)報表與批條按照(zhao)合理的格式通過打(da)印機打(da)印出來交給財務。

　　5、及時(shi)整理電腦中(zhong)的文檔(dang)資料(liao)，合理歸檔(dang)。

　　四、考勤的制作

　　1、文秘在(zai)每日早晨做(zuo)好考勤的(de)嚴(yan)格把(ba)關(guan)。

　　2、每月(yue)月(yue)初將上個月(yue)的(de)(de)考勤用(yong)電子表格制作(zuo)出來(lai)，在制作(zuo)過(guo)程中注(zhu)意請假、轉正人員及(ji)已滿周(zhou)年(nian)人員的(de)(de)詳細(xi)標注(zhu)。

　　五、人事處理

　　1、新員工在入職(zhi)時(shi)一(yi)定要將入職(zhi)書、個人擔(dan)保(bao)書及擔(dan)保(bao)人的身(shen)份證(zheng)復印件(jian)一(yi)起(qi)存(cun)檔(dang)放入檔(dang)案庫中。

　　2、新員(yuan)工在入(ru)職(zhi)后要將新員(yuan)工的員(yuan)工檔案輸入(ru)電腦中的電子檔案之中。

　　3、所(suo)有(you)員(yuan)工離(li)職均要辦理好(hao)公司的(de)離(li)職書并及時發放離(li)職員(yuan)工通知告之公司所(suo)有(you)部門同事。

　　4、員工離(li)職后均有(you)一份(fen)離(li)職書(shu)保存在公(gong)司檔案資料。

　　六、后勤處理

　　1、為公司(si)所有員工名片制定(ding)的確定(ding)與核實。

　　2、及時收取公(gong)司電子郵箱的電子信件。

　　3、收理好送上(shang)公(gong)司的包裹。

　　4、公司(si)日用(yong)品(pin)的采購。

　　5、報銷公(gong)司(si)相關開支(zhi)費(fei)用(yong)(yong)及公(gong)司(si)的(de)郵寄(ji)費(fei)用(yong)(yong)。

　　6、及時(shi)處理好(hao)客戶的投訴問題(ti)。

　　七、與維(wei)(wei)(wei)修部的(de)緊密合作，及時收取維(wei)(wei)(wei)修費用并將維(wei)(wei)(wei)修費用上交到公司(si)財務。

　　八、業(ye)務部客(ke)戶資料的入檔

　　1、每(mei)天(tian)早上(shang)到公司提醒業務(wu)員(yuan)(yuan)及時(shi)整理昨天(tian)的(de)工(gong)作日記，在(zai)業務(wu)員(yuan)(yuan)整理完畢(bi)之后(hou)輸入到電(dian)(dian)腦(nao)電(dian)(dian)子檔案(an)之中，分企業與(yu)客戶電(dian)(dian)子檔案(an)兩份資(zi)料進行輸入。

　　2、業務員(yuan)沒有(you)及(ji)時(shi)(shi)填寫(xie)的要向(xiang)他的上級反應要求(qiu)及(ji)時(shi)(shi)補加功課。

　　九、協(xie)助倉庫整理一(yi)些新貨的入(ru)倉蓋章(zhang)。

　　十(shi)、熟悉公司每一個(ge)品牌(pai)、每一個(ge)型號的下載工作(zuo)。

　　職責二：行政文秘崗位職責

　　一、負責做好計算機打字、復印等(deng)行政(zheng)工作。

　　二、負責公(gong)(gong)司辦公(gong)(gong)設(she)備的管理，計算機、傳真機、簽字(zi)長途電(dian)話、復印(yin)機的具體(ti)使用和登(deng)記，名片印(yin)制等工(gong)作。

　　三、負責公司郵件(jian)和報(bao)刊(kan)的收娶(qu)分(fen)發工作(zuo)。

　　四、負責公司電話(hua)小(xiao)總機的接(jie)(jie)線工作。對來往電話(hua)駁接(jie)(jie)準確(que)及(ji)進(jin)、聲音清(qing)晰(xi)、態(tai)度和藹，恰當使用禮貌用語(yu);對未(wei)(wei)能(neng)聯絡(luo)上的'記錄在案并及(ji)時轉告(gao);對緊急(ji)電話(hua)設法接(jie)(jie)通，未(wei)(wei)通者速(su)報行政(zheng)部經理處理。

　　五、負責低(di)值易(yi)耗辦公用品的(de)發放、使用登記和離職時的(de)繳回，管理制(zhi)度(du)《公司(si)行政文秘工(gong)作職責》。

　　六、負責各類辦(ban)公用品倉庫保(bao)管(guan)，每月清點，年終盤存統計，做到(dao)入(ru)庫有(you)(you)驗(yan)收、出庫有(you)(you)手續，保(bao)證帳(zhang)實相符。

　　七、按標準(zhun)定(ding)額，做好添購辦公用(yong)品的計(ji)劃(hua)編制和申購手(shou)續工作，做到既不(bu)脫檔又是不(bu)長期積存(cun)。

　　八(ba)、完成各項勤雜、采購工作。

　　九、負(fu)責公司辦公場所(suo)的室內外(wai)綠化、盆(pen)景(jing)狀況的檢(jian)查監督，保(bao)證舒(shu)適良好的工作氛圍。

　　十、負(fu)責下班時對(dui)整個辦公區的巡視，查(cha)看門窗、水(shui)機電源、電腦電源等、關閉情況并(bing)做記(ji)錄。

　　十一、完成行政(zheng)部經理臨時交辦的(de)其(qi)他(ta)任務。

　　職責三：行政文秘崗位職責

　　一、及時處理與打印公司相關文檔資料

　　1、商場(chang)在辦理(li)相關事(shi)項需要公司出示相關證明時及(ji)時打櫻

　　2、公司有相關新品(pin)訂(ding)價(jia)與(yu)貨品(pin)調價(jia)時出示相關貨品(pin)價(jia)格通知(zhi)。

　　3、公(gong)司(si)(si)有(you)員工調(diao)動是及時出示調(diao)動通知并及時更改(gai)公(gong)司(si)(si)的通訊錄。

　　4、及(ji)時整理(li)電腦中(zhong)的(de)文檔資料，合理(li)歸檔。

　　二、考勤的制作

　　1、文秘在每日早晨做好(hao)考勤(qin)的嚴格(ge)把關。

　　2、每(mei)月(yue)月(yue)初(chu)將上個月(yue)的考勤用(yong)電子表格制作(zuo)出(chu)來(lai)，在制作(zuo)過程中(zhong)注意請假、轉(zhuan)正人員及已滿周年人員的詳細標注。

　　三、人事處理

　　1、新員工在入(ru)職時一定要將入(ru)職書(shu)、個人擔保書(shu)及擔保人的身(shen)份證(zheng)復(fu)印件(jian)一起存檔(dang)放入(ru)檔(dang)案庫(ku)中。

　　2、新員(yuan)工在入職后要將新員(yuan)工的(de)員(yuan)工檔(dang)案(an)輸入電腦中的(de)電子(zi)檔(dang)案(an)之中。

　　3、所有(you)員(yuan)工離(li)職(zhi)(zhi)(zhi)均(jun)要辦理好(hao)公(gong)司(si)的離(li)職(zhi)(zhi)(zhi)書并及時發放(fang)離(li)職(zhi)(zhi)(zhi)員(yuan)工通知告之公(gong)司(si)所有(you)部門同事。

　　4、員(yuan)工離(li)(li)職后均有一份離(li)(li)職書保存在公(gong)司檔案資(zi)料。

　　四、后勤處理

　　1、為公司所有(you)員工名(ming)片(pian)制定(ding)的(de)確定(ding)與核(he)實。

　　2、及時收取(qu)公司電(dian)子郵箱的(de)電(dian)子信件(jian)。

　　3、收理好送(song)上公司的包裹(guo)。

　　4、公司日(ri)用品的采購。

　　5、報銷(xiao)公(gong)司(si)相關開支(zhi)費(fei)用及公(gong)司(si)的郵寄費(fei)用。

　　6、及時(shi)處理好客戶的(de)投訴(su)問題。

　　五、與跟單部(bu)署的緊密(mi)合作，及時收快(kuai)(kuai)遞費用單并將快(kuai)(kuai)遞費用單上交到公司財(cai)務。

　　六、跟單部客戶資(zi)料(liao)的入檔(dang)

　　職責四：行政文秘崗位職責

　　一、執行辦公用品的采購、發放、管理

　　1、新員(yuan)工入職時，由部門經理根據辦公用(yong)品(pin)實(shi)際需要(yao)，提出申請，向行政(zheng)文秘簽(qian)字領齲其余時間，員(yuan)工急需領取辦公用(yong)品(pin)，必須簽(qian)字，并寫清楚領用(yong)時間、項目、數(shu)量等。

　　2、員工離職時(shi)，部門經理應認真(zhen)清(qing)點其辦公用品，并(bing)到(dao)行政部填寫移交清(qing)單并(bing)簽字。

　　3、行(xing)政(zheng)文秘每(mei)月對辦公(gong)用品進行(xing)一次盤(pan)點，辦公(gong)用品采購原則(ze)上由(you)各部門(men)向行(xing)政(zheng)部提出(chu)申請后(hou)統(tong)一采購，特殊物品采購由(you)部門(men)主管、副(fu)總同(tong)意后(hou)另行(xing)購買。

　　二、信件的收發、文件資料打、復印，傳真管理

　　1、公司(si)所(suo)有打(da)英復(fu)印文(wen)檔(dang)工(gong)作(zuo)及信件(jian)、報(bao)刊收(shou)發(fa)(fa)管理工(gong)作(zuo)由(you)(you)(you)行(xing)政文(wen)秘統一負責。收(shou)到信件(jian)資(zi)料(liao)由(you)(you)(you)行(xing)政文(wen)秘及時(shi)通知或遞(di)送給收(shou)件(jian)人。對投遞(di)錯誤的信件(jian)，退回或轉(zhuan)移。發(fa)(fa)件(jian)時(shi)，由(you)(you)(you)發(fa)(fa)件(jian)人填寫好資(zi)料(liao)，再由(you)(you)(you)行(xing)政文(wen)秘執行(xing)發(fa)(fa)送。

　　2、行政(zheng)文(wen)秘妥善保管外部提(ti)供(gong)的(de)文(wen)件資(zi)料打英復印(yin)或快遞的(de)結賬單據(ju)，并負責核對單據(ju)數量、金額，便于財務(wu)結算。

　　3、員工不得利(li)用公司(si)機器打(da)印或(huo)傳真與工作無關的文件，行政文秘有權(quan)監管教育。

　　三(san)、執行印制名片的聯系、校(xiao)稿與管(guan)理

　　1、公司(si)名片格式統(tong)一化，由公司(si)行政文秘依(yi)據企(qi)業形象規劃并(bing)聯系印刷業務。

　　2、需(xu)做名(ming)片(pian)的員(yuan)工，先填寫名(ming)片(pian)印制申(shen)請單(dan)，經(jing)部門經(jing)理簽(qian)字后交(jiao)由(you)行(xing)政文秘負責(ze)辦理。

　　3、名片印(yin)制(zhi)前需校(xiao)稿，確(que)認(ren)(ren)名片職(zhi)務(wu)、部門是否相符，姓名、聯系辦法等需確(que)認(ren)(ren)無誤。自確(que)認(ren)(ren)名片內(nei)容起(qi)，一周內(nei)，行政文秘將做好的名片發放給(gei)名片印(yin)制(zhi)申請(qing)者。

　　四、執行固定資產及低值易耗品的管理

　　1、負責(ze)對公(gong)司(si)的固定資(zi)(zi)產進行盤點(dian)、登記。做到(dao)編(bian)好號、貼標碼、注明使(shi)(shi)用狀(zhuang)況(kuang)、統計數量、并責(ze)任到(dao)具體員工。使(shi)(shi)用者離開本公(gong)司(si)時，公(gong)司(si)資(zi)(zi)產收歸行政部管理。對需要報(bao)廢的資(zi)(zi)產進行報(bao)廢登記處理。

　　2、行(xing)政文秘根據盤點狀況，制作《公司(si)固定(ding)資產使用情況登記(ji)表》，發給公司(si)相(xiang)關負責人。

　　3、行政文秘負(fu)責對打印機、傳真(zhen)機等其它(ta)辦公設(she)備、設(she)施的(de)保養(yang)維護和聯系維修工作。

　　五、執行書籍、文件、資料的規范管理

　　1、公司(si)所有書籍(ji)應編碼貼號、做好編目(mu)、分類存放、按(an)順序排列整齊，及(ji)時更新(xin)登記(ji)表。

　　2、公司員工借書、領(ling)取文件資料時，必須(xu)簽字登記。應注(zhu)明“日(ri)期(qi)、姓名、編號、項目名稱(cheng)、數量、歸還日(ri)期(qi)、備注(zhu)”等。

　　3、員工借書的限(xian)期不超過一個(ge)月，行政文(wen)秘(mi)應提醒催還。員工離開公司時，應歸(gui)還所領文(wen)件、資料給行政文(wen)秘(mi)。書籍、資料被歸(gui)還時，行政文(wen)秘(mi)應備注說明歸(gui)還日期。

　　六、執行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦

　　1、公司(si)(si)變更或申(shen)請(qing)辦(ban)理(li)(li)分支機構，先準(zhun)備(bei)辦(ban)理(li)(li)營(ying)業執照(zhao)相(xiang)關資料，然后(hou)到(dao)工商局領取營(ying)業執照(zhao)登(deng)記(ji)申(shen)請(qing)表;營(ying)業執照(zhao)申(shen)辦(ban)完(wan)(wan)畢后(hou)，持營(ying)業執照(zhao)原件(jian)及公司(si)(si)法人代(dai)表身份(fen)證(zheng)復印件(jian)辦(ban)理(li)(li)組(zu)織機構代(dai)碼(ma)證(zheng);組(zu)織機構代(dai)碼(ma)證(zheng)辦(ban)理(li)(li)完(wan)(wan)畢后(hou)，準(zhun)備(bei)相(xiang)關資料辦(ban)理(li)(li)稅務登(deng)記(ji)證(zheng)。

　　2、公司年(nian)(nian)檢(jian)一般從三月份開始，至六月底結束。可登錄(lu)“深圳(zhen)市(shi)工商行政(zheng)物價(jia)管理局(ju)”網(wang)站，了解當(dang)年(nian)(nian)度(du)辦理年(nian)(nian)檢(jian)的(de)需要的(de)資料，先(xian)進(jin)行網(wang)上申請(qing)，再交實物資料到工商局(ju)辦年(nian)(nian)檢(jian)。

　　3、需辦理社(she)(she)(she)保(bao)(bao)卡的員工，先提交“勞(lao)動保(bao)(bao)障局(ju)數碼照片回(hui)執”，行(xing)政(zheng)部(bu)打影制證清(qing)單”后，行(xing)政(zheng)文秘(mi)到社(she)(she)(she)保(bao)(bao)局(ju)四樓交錢辦理。后憑(ping)社(she)(she)(she)保(bao)(bao)局(ju)回(hui)執領取社(she)(she)(she)保(bao)(bao)卡。

　　七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等

　　1、根據飲(yin)用(yong)水(shui)的飲(yin)用(yong)情況(kuang)，及時負責公司飲(yin)用(yong)水(shui)的訂送。確認送水(shui)桶數(shu)、空桶回(hui)收數(shu)量。

　　2、公司負責人或其它部門根據實際需要，提出訂(ding)(ding)餐、訂(ding)(ding)會議廳、訂(ding)(ding)票、訂(ding)(ding)房申請(qing)時，行(xing)政文秘

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