總經理文秘崗位職責

　　職場(chang)上的每個(ge)工作崗(gang)位都有其(qi)相應的職責，那么，總(zong)經理(li)文秘的崗(gang)位職責是什么呢?一起來了解吧。

　　總經理文秘崗位職責

　　1、協助總經理起草酒(jiu)店綜(zong)合(he)性(xing)的(de)業務報告(gao)、工(gong)作計劃、備忘錄、規(gui)章制(zhi)度等；

　　2、參加由總(zong)經理組織(zhi)召(zhao)開(kai)的行政例(li)會(hui)（有的酒店(dian)也稱(cheng)之(zhi)為早會(hui)或(huo)例(li)會(hui)）、財務會(hui)議(yi)以及(ji)其它會(hui)議(yi)，做好(hao)會(hui)議(yi)記錄(lu)，了解各(ge)項決定的執(zhi)行情(qing)況并(bing)及(ji)時(shi)反饋(kui)信息；

　　3、協助總經理(li)做好日常來訪接待、來函等情況處理(li)；

　　4、負責總經(jing)理(li)的日常電話轉接，盡可能地減少外界對總經(jing)理(li)工作(zuo)不(bu)必要的打擾；

　　5、負責各種會議記要、備忘錄及其(qi)它(ta)文件的整理、打印、分(fen)發、歸(gui)檔(dang)、保管等(deng)工(gong)作；負責酒店內其(qi)它(ta)部門或者(zhe)外界報送(song)總經理的各種會議記要、備忘錄及其(qi)它(ta)文件和信函的呈送(song)、處理、歸(gui)檔(dang)等(deng)工(gong)作；

　　6、負責(ze)酒(jiu)店介紹(shao)信、印章的保(bao)管和監督使用，負責(ze)與外(wai)單位聯(lian)系(xi)，辦理各類許(xu)可證(zheng)和歸檔保(bao)管工作；

　　7、負責搞好總經理的日常工作安(an)排，如會(hui)(hui)議、工作約會(hui)(hui)、宴請等；

　　8、負責總經理(li)辦公室(shi)設備(bei)保管(guan)、維護正常運行等(deng)；

　　9、負(fu)責總經理出差(cha)前(qian)以及(ji)出差(cha)后的工作處(chu)理（借(jie)款、日(ri)程(cheng)安排(pai)、酒店預(yu)定(ding)、車輛接送、禮(li)品準備、電話聯系、車旅費(fei)報(bao)銷(xiao)等(deng)）；

　　10、完成(cheng)總(zong)經理臨時(shi)交給的其它工作。

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　　總經理秘書要勝任其工作職責，需要具備知識、技能和素質：

　　1、應具備較高的文(wen)化程度，因為良好的教育背景(jing)使人在(zai)看待(dai)問題(ti)，處理問題(ti)時會更(geng)加(jia)理性和(he)全面，同時具有(you)較強的學習新(xin)知識的能(neng)力；

　　2、熟悉酒店(dian)各(ge)部門及(ji)(ji)其運作程序(xu)，掌(zhang)握酒店(dian)的(de)(de)(de)各(ge)項(xiang)規章制度，對(dui)酒店(dian)的(de)(de)(de)經營（如客房(fang)數量、房(fang)價、餐廳營業時間和(he)電腦信息系統等）以(yi)及(ji)(ji)軟件（酒店(dian)的(de)(de)(de)目標、經營思想、服務理念(nian)等）情況要了如指掌(zhang)，以(yi)便更好地協(xie)助總經理完成各(ge)部門的(de)(de)(de)協(xie)調管理以(yi)及(ji)(ji)對(dui)外聯(lian)絡溝通的(de)(de)(de)工(gong)作，使工(gong)作更有(you)效(xiao)率；

　　3、熟(shu)(shu)練(lian)掌(zhang)握中、英文文字處(chu)理技(ji)能，熟(shu)(shu)練(lian)操(cao)作各種辦公室自動化設(she)備，如計(ji)算機(ji)、打印機(ji)、傳真機(ji)、復印機(ji)等；

　　4、具備(bei)較強的(de)對內、對外的(de)溝通能力，使總經理的(de)各項指示、計(ji)劃、意愿得以貫徹(che)和執行(xing)；

　　5、能(neng)嚴守機密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精(jing)神(shen)，忠(zhong)實于自己(ji)所服務的(de)(de)組織，與(yu)各部門的(de)(de)管理人員以及酒店相關的(de)(de)企業、團體和政府職能(neng)部門保(bao)持良(liang)好的(de)(de).合作關系。

　　如何做好總經理秘書的工作并搞其效率呢？專家指出有五種方法，值得借鑒：

　　1、工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)標(biao)準(zhun)化(hua)(hua)，即把工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)慣例化(hua)(hua)或日常化(hua)(hua)。也就(jiu)是(shi)說，如果沒有(you)(you)特殊(shu)情況，盡(jin)量(liang)在(zai)每個工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)日的(de)(de)同一(yi)時(shi)間段內(nei)，做同樣或同樣性質(zhi)的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)。如果秘書能把自己更(geng)多(duo)的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)任務標(biao)準(zhun)化(hua)(hua)，就(jiu)能在(zai)有(you)(you)限(xian)的(de)(de)時(shi)間內(nei)完成更(geng)多(duo)的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，或者有(you)(you)更(geng)多(duo)的(de)(de)剩(sheng)余時(shi)間完成其它臨時(shi)性工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)。

　　2、在(zai)同一時間段(duan)內做(zuo)類似(si)的工(gong)作(zuo)。如在(zai)同一時間段(duan)內往撥打電話，把需要復印的文件積攢在(zai)一起，然后去復印等，這樣，既可(ke)以節約(yue)時間，也(ye)可(ke)以提(ti)高工(gong)作(zuo)效率或質量。

　　3、重(zhong)新分配工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)。如緊急各重(zhong)要(yao)的(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)，先辦(ban)理緊急的(de)(de)事情(qing)；重(zhong)要(yao)和不(bu)(bu)緊急的(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)，先做(zuo)重(zhong)要(yao)的(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)；不(bu)(bu)重(zhong)要(yao)和不(bu)(bu)緊急的(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)，可以另找時間做(zuo)，或(huo)者找他(ta)人(ren)做(zuo)；自己不(bu)(bu)擅長的(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)，而且該(gai)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)也(ye)不(bu)(bu)保密，可以與(yu)別人(ren)交換工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)來做(zuo)等。

　　4、預(yu)測(ce)(ce)。總(zong)經(jing)理(li)秘書(shu)可用預(yu)測(ce)(ce)的(de)(de)辦法來減輕工(gong)作(zuo)(zuo)壓(ya)力(li)、舒緩工(gong)作(zuo)(zuo)節奏，把(ba)(ba)工(gong)作(zuo)(zuo)做到前面，如明(ming)天(tian)14點總(zong)經(jing)理(li)要(yao)召開財務會議，作(zuo)(zuo)為秘書(shu)，可在(zai)明(ming)天(tian)10點左右把(ba)(ba)上次會議的(de)(de)記錄以及其它財務報(bao)表等從檔案柜(ju)內(nei)找出來，放在(zai)總(zong)經(jing)理(li)的(de)(de)辦公桌上。如果(guo)任(ren)職(zhi)者能(neng)更(geng)好地預(yu)測(ce)(ce)明(ming)天(tian)會做哪些(xie)工(gong)作(zuo)(zuo)，他就能(neng)更(geng)好地完成本職(zhi)工(gong)作(zuo)(zuo)。當然，也不能(neng)把(ba)(ba)第(di)二(er)天(tian)的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)日程根據預(yu)測(ce)(ce)，安排得滿(man)滿(man)的(de)(de)，因為不管你的(de)(de)預(yu)測(ce)(ce)能(neng)力(li)如何強，第(di)二(er)天(tian)總(zong)是會有些(xie)突發事情需要(yao)處(chu)理(li)，因此要(yao)留出一定(ding)的(de)(de)空余時間來處(chu)理(li)這些(xie)突發事件。

　　5、平衡精力，分清工(gong)作(zuo)(zuo)主(zhu)次。一(yi)個人的(de)工(gong)作(zuo)(zuo)時間(jian)及精力畢(bi)竟是(shi)有(you)(you)限的(de)，如何(he)(he)有(you)(you)有(you)(you)限的(de)時間(jian)內(nei)完成更多的(de)工(gong)作(zuo)(zuo)是(shi)對每個工(gong)作(zuo)(zuo)者提(ti)出的(de)挑戰。因(yin)此，總經(jing)理(li)(li)秘書在(zai)(zai)做(zuo)任何(he)(he)一(yi)項(xiang)工(gong)作(zuo)(zuo)時，都要(yao)(yao)具備權衡輕重緩急(ji)的(de)意識。如上(shang)文(wen)所說(shuo)，為(wei)使工(gong)作(zuo)(zuo)更有(you)(you)效率(lv)，盡量要(yao)(yao)把相同的(de)工(gong)作(zuo)(zuo)放(fang)在(zai)(zai)一(yi)起來(lai)做(zuo)，但是(shi)，如果酒店集團的(de)總部人員正在(zai)(zai)與(yu)總經(jing)理(li)(li)商(shang)討工(gong)作(zuo)(zuo)，而(er)此時，總經(jing)理(li)(li)需(xu)要(yao)(yao)秘書去復印(yin)一(yi)份文(wen)件，那么(me)你還會等到與(yu)其它(ta)的(de)文(wen)件放(fang)在(zai)(zai)一(yi)起復印(yin)嗎？答(da)案是(shi)：當然不(bu)會，而(er)且你需(xu)要(yao)(yao)放(fang)下手頭的(de)工(gong)作(zuo)(zuo)，立即去復印(yin)。

　　有些總經理秘書不具備職業態度或者對該職位認識不清，容易在工作中犯一些錯誤。常見的錯誤有：

　　1、對于酒(jiu)店(dian)(dian)其它(ta)部門或(huo)者外(wai)界報(bao)送(song)給總經(jing)理的(de)(de)備忘(wang)錄、報(bao)告、申請以衣(yi)其它(ta)信息文件等，不(bu)及時呈送(song)或(huo)報(bao)告給總經(jing)理，影(ying)響(xiang)了(le)酒(jiu)店(dian)(dian)對內、外(wai)的(de)(de)溝通，甚至嚴(yan)重影(ying)響(xiang)了(le)酒(jiu)店(dian)(dian)的(de)(de)經(jing)營和(he)管理工作。

　　2、由(you)于(yu)工作(zuo)的性(xing)質(zhi)等原因，總經理秘(mi)書幾乎(hu)在第(di)一時(shi)間(jian)就知道了總經理對組(zu)織(zhi)人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴守機(ji)密，為了自己(ji)的利益或者其它目的，私(si)自把這些機(ji)密泄露給(gei)有關人員，使組(zu)織(zhi)蒙受一定的不必(bi)要的損(sun)失。

　　3、在總經(jing)(jing)理(li)(li)的(de)日常工(gong)作(zuo)(zuo)安排中，事(shi)前不(bu)征得總經(jing)(jing)理(li)(li)的(de)同意，代替總經(jing)(jing)理(li)(li)作(zuo)(zuo)出某些工(gong)作(zuo)(zuo)約會的(de)決定等(deng)，這些都嚴(yan)重(zhong)影(ying)響了總經(jing)(jing)理(li)(li)的(de)工(gong)作(zuo)(zuo)，給總經(jing)(jing)理(li)(li)造成了一些不(bu)必要的(de)麻煩，忘記了自己的(de)協助而不(bu)是代替總經(jing)(jing)理(li)(li)工(gong)作(zuo)(zuo)。

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