助理文秘的工作內容

時間：2021-04-01 20:02:32 文秘資料我要投稿

助理文秘的工作內容

　　處(chu)于中層左右的(de)秘書,權力(li)與(yu)責任相對(dui)大(da)一些(xie),外語與(yu)計算機(ji)等能(neng)力(li)要求也相對(dui)高(gao)一些(xie),有很好的(de)協調能(neng)力(li)。以下是(shi)助理(li)文秘的(de)工(gong)作內(nei)容，歡迎(ying)閱讀(du)。

　　職責

　　不同(tong)行(xing)(xing)業的(de)(de)行(xing)(xing)政助(zhu)理(li) 有不同(tong)的(de)(de)職(zhi)(zhi)責，工業企業的(de)(de)行(xing)(xing)政助(zhu)理(li)的(de)(de)主要職(zhi)(zhi)責是：

　　1、負責(ze)員工(gong)的考勤，于次(ci)月第(di)一個(ge)工(gong)作日(ri)提供(gong)考勤報表并存檔;

　　2、負(fu)責員工檔(dang)(dang)案管理，包括原(yuan)始檔(dang)(dang)案的(de)收集、整理、歸檔(dang)(dang)、電子檔(dang)(dang)案的(de)建(jian)立;

　　3、對一般文(wen)件的(de)起草(cao)和行(xing)政(zheng)人事文(wen)件的(de)管(guan)理(li);

　　4、依(yi)據人力(li)資源要求(qiu)計劃(hua)，組(zu)織各種形式的招聘工作、收集招聘信息、協助招聘工作;

　　5、處理人事(shi)日常管理工作，負責請假、招聘、錄用、保險、合同等人事(shi)手續的辦理;

　　6、及時辦理相關證件(jian)的(de)注冊(ce)、登記、變(bian)更、年檢等手續;協助做好公(gong)司人(ren)力工作的(de)管理、培訓與(yu)指導(dao);

　　7、組織公司各種活(huo)動的策劃;

　　8、負責辦(ban)公用(yong)品(pin)采購(gou)計劃制定及物品(pin)領取管理(li)。

　　能力要求

　　行政助理(li) 必須(xu)能夠(gou)熟練(lian)地準(zhun)備統(tong)計(ji)報(bao)表、書面(mian)報(bao)告以及做管(guan)理(li)方(fang)面(mian)的(de)演說。要求(qiu)熟練(lian)掌握個人(ren)電腦技術、MS Word、Excel和(he)PowerPoint，以及創建多種專業文件(jian)的(de)經(jing)驗。

　　分析(xi)性(xing)思(si)維(wei)很重要，因為他們經常需(xu)要對(dui)自己的(de)工作進行輕(qing)重緩急的(de)判斷(duan)，并(bing)且要對(dui)公(gong)司的(de)發(fa)展和表現進行逐步(bu)地(di)監控(kong)。

　　行政(zheng)助理們需要(yao)有(you)非常好的(de)組織(zhi)能力，傳播公司的(de)正面形象并很好地反(fan)映在組織(zhi)工作中，熟悉如何進行控(kong)制。

　　教育要求

　　初級(ji)職位(wei)的(de)最低要求一(yi)般(ban)是高(gao)中文憑和熟悉基(ji)本辦公技能。

　　很多職業技(ji)術機構和社區(qu)學院都提供一到(dao)二年的能(neng)對申請人有利(li)的辦公(gong)管(guan)理(li)課程(cheng)。

　　公司可能提供現(xian)場培訓，尤(you)其針對那些醫學(xue)或法學(xue)領域的專業(ye)職位。

　　職業前景

　　該職業的就業前景(jing)預計會以中(zhong)等增長速(su)度持續增長過(guo)2012年(nian)。

　　1、協(xie)助行政經理完成公司(si)行政事(shi)務管理;

　　2、參與公(gong)司績效(xiao)管理(li)、考勤等工作;

　　3、參與公司行(xing)政、采購事務管(guan)理.

　　具體工作

　　在各種行政事(shi)務(wu)方面幫助和服(fu)務(wu)于公(gong)(gong)司(si)員工(gong)，例如負(fu)責(ze)訂機(車)票(piao)，聯系各種培訓事(shi)宜，聯系和管理公(gong)(gong)司(si)交通班(ban)車服(fu)務(wu)，食(shi)堂餐飲服(fu)務(wu)管理，與外部物業管理聯絡督促其更好的(de)服(fu)務(wu)于公(gong)(gong)司(si)，聯系和協調各種集體活動例如集體外出旅游、受(shou)訓、公(gong)(gong)司(si)運動會、年(nian)會和晚會等(deng)。還包括管理和組織辦公(gong)(gong)室文具(ju)供(gong)應，辦公(gong)(gong)設施的(de)'管理等(deng)。

　　行政助理具體工作如下：

　　1、記載(zai)員工出勤情況;

　　2、記載(zai)工作時間(jian)和加班(ban)時間(jian);

　　3、考核計(ji)算(suan)扣(kou)假工資和(he)加班(ban)工資等;

　　4、處理和(he)維護主管日程，準備和(he)完成各類文(wen)件報(bao)表;

　　5、閱讀(du)和分析各類信息，制定工作計劃，做好時間分配;

　　6、協助審(shen)核、修(xiu)訂行政管理規章(zhang)制度，執行日常行政工作;

　　7、傳達通知、分發文件(jian);

　　8、安(an)排(pai)公(gong)司各種會(hui)務和組織員(yuan)工各種活動;

　　9、接待訪客并決(jue)定是否讓(rang)主管(guan)或其他(ta)工(gong)作(zuo)人員與之(zhi)會談;

　　1、對(dui)公司各(ge)種(zhong)文(wen)件和檔案進(jin)行整理、歸檔;

　　11、履行辦公日常職(zhi)責，如辦公用品采買、管理(li)和分發，維護記錄管理(li)系統和執行基本的簿記工作等 ;

　　12、辦(ban)理(li)各種行政事務和手(shou)續，比如填報(bao)報(bao)表、公司年檢、復印(yin)打(da)印(yin)等(deng);

　　13、負責平(ping)時員工(gong)福(fu)利的采購工(gong)作，比如(ru)日(ri)常的水果(guo)、中秋的月餅、公司年貨、生(sheng)日(ri)禮品、節日(ri)禮品，等(deng)等(deng)。

　　成功方式

　　第一步：明確(que)職業(ye)定位(wei)，規(gui)劃(hua)職業(ye)發展方(fang)向

　　年(nian)齡越大危機(ji)感越強，及時明確職(zhi)(zhi)(zhi)業定(ding)(ding)位、做好長遠發(fa)展(zhan)規劃勢(shi)在必行。眾多前來咨詢的“3歲女(nv)秘書”出(chu)現職(zhi)(zhi)(zhi)業困惑的根本原因(yin)，是她們(men)沒有(you)明確個人的職(zhi)(zhi)(zhi)業定(ding)(ding)位，對未(wei)來的職(zhi)(zhi)(zhi)業發(fa)展(zhan)沒有(you)做好準備，因(yin)此在現有(you)的崗(gang)位上混日子、無從突(tu)破(po)。因(yin)此，要(yao)想走(zou)出(chu)職(zhi)(zhi)(zhi)業困境(jing)，第一步就是要(yao)盡早地確定(ding)(ding)職(zhi)(zhi)(zhi)業目(mu)標，并且(qie)確定(ding)(ding)長遠的職(zhi)(zhi)(zhi)業發(fa)展(zhan)方向，這(zhe)樣才(cai)能在未(wei)來的職(zhi)(zhi)(zhi)業之(zhi)路上有(you)的放矢、少走(zou)彎路，朝著目(mu)標的方向邁進。

　　第(di)二步：積極充電，緊繞(rao)職業目(mu)標(biao)提(ti)升

　　在職(zhi)(zhi)業(ye)發(fa)(fa)展的(de)(de)(de)過程(cheng)中，綜合(he)能力(li)(li)、經驗定(ding)位(wei)和(he)(he)學(xue)歷的(de)(de)(de)契合(he)程(cheng)度(du)決(jue)定(ding)了你的(de)(de)(de)發(fa)(fa)展高度(du)和(he)(he)方(fang)向。把握好三者(zhe)之間(jian)的(de)(de)(de)關系(xi)，是(shi)突破職(zhi)(zhi)業(ye)發(fa)(fa)展瓶頸的(de)(de)(de)關鍵(jian)。因為入職(zhi)(zhi)門檻不(bu)高，很多輔助(zhu)性崗位(wei)上(shang)的(de)(de)(de)從業(ye)人員(yuan)沒有建(jian)(jian)立起自己(ji)的(de)(de)(de)核(he)心(xin)競爭(zheng)力(li)(li)。要(yao)建(jian)(jian)立核(he)心(xin)競爭(zheng)力(li)(li)，除了在崗位(wei)上(shang)努力(li)(li)學(xue)習(xi)各種(zhong)工(gong)作技能之外，另外一個重(zhong)要(yao)的(de)(de)(de)途徑就是(shi)及時充電。需要(yao)強調的(de)(de)(de)是(shi)，充電不(bu)可盲目，而應該圍(wei)繞自己(ji)的(de)(de)(de)職(zhi)(zhi)業(ye)規劃和(he)(he)目標進(jin)行學(xue)習(xi)與提升(sheng)，才能使學(xue)習(xi)“投資”得到收益。

　　第(di)三步：積累人(ren)脈(mo)，為(wei)未來發展做儲備

　　輔助性崗位有(you)一種潛在的(de)優勢：與(yu)人(ren)(ren)溝通和(he)交流(liu)的(de)機會(hui)多(duo)。以(yi)(yi)秘書(shu)為(wei)例，企業中只有(you)經理及以(yi)(yi)上的(de)人(ren)(ren)員(yuan)才(cai)可以(yi)(yi)配(pei)備秘書(shu)，與(yu)他們(men)工作(zuo)往(wang)來的(de)人(ren)(ren)大(da)多(duo)身居要職(zhi)。所以(yi)(yi)，作(zuo)為(wei)領導身邊的(de)貼心人(ren)(ren)，秘書(shu)就(jiu)擁有(you)了和(he)這些人(ren)(ren)員(yuan)打(da)交道(dao)的(de)絕(jue)佳機會(hui)。聰明的(de)秘書(shu)總是可以(yi)(yi)從中積(ji)累豐富(fu)的(de)經驗、閱歷、良好的(de)人(ren)(ren)際(ji)關(guan)系以(yi)(yi)及各種知識和(he)能力，包括心理素質，甚至可以(yi)(yi)從管(guan)理者的(de)失誤中吸取失敗的(de)教訓。

　　注意事項

　　面試要點：

　　第一(yi)、身為行(xing)政人(ren)員(yuan)，衣著(zhu)是(shi)很重(zhong)要的(de)，因(yin)為你(ni)負(fu)責執行(xing)公司(si)管(guan)理(li)層的(de)管(guan)理(li)精神，一(yi)個正面的(de)，健康的(de)，積極(ji)的(de)形象是(shi)很重(zhong)要的(de)，起(qi)碼你(ni)要讓人(ren)看起(qi)來(lai)覺得你(ni)穩(wen)重(zhong)、大方(fang)、可以信任。

　　第二、反應靈敏(min)，一(yi)個行政人員，絕不能呆板，當你(ni)睜(zheng)著茫然(ran)的(de)大眼睛看著招聘(pin)人員的(de)時(shi)候，你(ni)就(jiu)直接(jie)回家等(deng)消息吧。一(yi)個成功的(de)行政人員一(yi)定是(shi)聰明與才(cai)智兼備的(de)。

　　第三(san)、脫穎而出(chu)的(de)(de)能力，在一堆人里(li)面(mian)，也(ye)許你不(bu)是條件(jian)最好(hao)的(de)(de)，但你得(de)有脫穎而出(chu)的(de)(de)本領，注意(yi)一些細節，比如說，制造一個(ge)話題(ti)，占主(zhu)導地位，你的(de)(de)口才，你的(de)(de)分析能力，都是面(mian)試官會觀察的(de)(de)內(nei)容。

　　要求A

　　一、崗位職責

　　1、負責協助上級完成相關(guan)日常事務工作，包括(kuo)文(wen)(wen)件(jian)管理、文(wen)(wen)件(jian)的起草(cao)、報告(gao)等材料的收發等工作;

　　2、負責協(xie)助上(shang)級領導做好各(ge)業務部門的溝通協(xie)調工(gong)作，各(ge)項指(zhi)令、指(zhi)示的上(shang)傳下(xia)達(da)及監管工(gong)作;

　　3、協助完成部門的行政工作;

　　4、協助上(shang)級領導完成會務安排、接待等

　　5、完成領導(dao)交辦(ban)的其(qi)它任務和各(ge)種應急事務的處理。

　　二、任職資格

　　1、全(quan)日制本科或以上學(xue)歷，文(wen)秘、金融、英語等相關專業優先;

　　2、形象佳、具有(you)1年以(yi)上秘(mi)書經驗者或(huo)者行政(zheng)助理經驗，有(you)一定(ding)英語表達能力者優先;

　　3、具有較強的親和力，溝通(tong)能力強，反應敏捷，服務意識(shi)強;

　　4、有良好的文字表達能力，熟練使用辦公軟件;